Organiser un concert de carnaval, étape par étape

Un concert de carnaval demande plus qu’une scène et de la musique. Commence par bloquer la date et le lieu, puis coordonne les artistes, les autorisations, la technique et l’accueil du public dans cet ordre. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins précis des artistes, l’alimentation électrique, les inscriptions et la répartition des bénévoles. Ce plan t’aide à avancer jusqu’au refroidissement des boissons et aux dernières vérifications avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Engager les artistes
2 personnes
3
Demander aux artistes leurs besoins en son
4
Faire les réservations pour le matériel
5
Déclarer l’événement à la commune
6
Vérifier les informations d'assurance
7
Rédiger les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir les inscriptions en ligne
10
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
11
Commander la décoration de carnaval
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Établir le programme et le planning
2 personnes
15
Répartir les bénévoles pour les services
2 personnes
16
Partager les informations sur les artistes
17
Envoyer les informations d’itinéraire et de stationnement
18
Élaborer le plan technique et d'alimentation
2 personnes
19
Calculer les quantités de catering
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Compter les jetons de consommation et les bracelets
22
Créer les imprimés et la signalétique
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Trier les denrées non périssables
2 personnes
27
Récupérer les clés du lieu
28
Vérifier les livraisons
2 personnes
29
Dégager la salle et l’entrée
3 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer le buffet et le bar
3 personnes
32
Installer le système de sonorisation
3 personnes
33
Brancher les microphones
2 personnes
34
Installer l'éclairage
2 personnes
35
Accrocher les décorations de carnaval
3 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Préparer le stock du bar
2 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
40
Aménager la caisse et l’entrée
2 personnes

Événement

41
Accueillir les artistes
2 personnes
42
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
43
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
44
Faire le briefing de l'équipe du bar
2 personnes
45
Ouvrir les portes et accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Cocher les inscriptions
2 personnes
47
Distribuer les jetons de consommation
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Accompagner le discours d'ouverture
51
Distribuer les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Maintenir le buffet et le bar propres
2 personnes
54
Annoncer les spectacles
55
Vérifier le niveau sonore
56
Changer les microphones entre les performances
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
59
Annoncer le dernier tour
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
61
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

62
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
63
Emballer le matériel en toute sécurité
3 personnes
64
Démonter le bar et le buffet
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
69
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Vérifier le stock et les objets trouvés
2 personnes
72
Retourner le matériel loué
2 personnes
73
Remettre les clés et le lieu
74
Stocker la restauration restante
2 personnes
75
Collecter les paiements et les reçus
2 personnes
76
Envoyer un message de remerciement aux artistes
77
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 100
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 12
Enrouleurs électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable pour la musique
Tablette de caisse
Terminal de paiementqté 2

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 6
Projecteursqté 4
Éclairage d’ambianceqté 8
Pilesqté 24

Vaisselle

Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Brise-glaceqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 4

Décoration

Drapeaux de carnavalqté 20
Guirlandesqté 20
Ballonsqté 200
Poids pour ballonsqté 8
Décoration de table sans confettisqté 12
Nappesqté 12
Mur photo
Chapeaux de fêteqté 120
Masques en plastiqueqté 100
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Jetons de consommationqté 1000
Étiquettes nominativesqté 120
Braceletsqté 120
Cartes de menuqté 12
Courses

Conseils

Demande aux artistes leurs besoins techniques dès la réservation : nombre de micros, retours de scène, boîtiers DI, puissance nécessaire et horaires d’arrivée. Prépare ensuite un plan son et alimentation avant de réserver le matériel.
Ne laisse pas les démarches administratives pour la dernière semaine. Déclare l’événement à la commune et vérifie les informations d’assurance dès que la date et le lieu sont fixés.
Ferme les inscriptions assez tôt pour calculer le catering, recueillir les besoins alimentaires et prévoir les verres, assiettes, couverts et jetons. Ajoute une marge plutôt que de faire les courses sur la base du nombre exact d’inscrits.
Établis le planning avec les horaires des artistes, du montage, des balances, du service et du rangement. Répartis les bénévoles par créneau et par poste, notamment pour l’accueil, le bar, la caisse et l’orientation du public.
Prépare les informations pratiques avant l’envoi final : itinéraire, stationnement, programme et signalétique. Vérifie aussi la météo quelques jours avant, puis refroidis les boissons suffisamment tôt pour éviter une file d’attente au bar.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de carnaval ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les artistes, le lieu et les démarches communales doivent être confirmés en premier, puis viennent les inscriptions, la technique et le catering.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un concert ?: Réserve-la dès que les artistes ont transmis leurs besoins, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Vérifie aussi les câbles, les enrouleurs électriques, les multiprises et l’alimentation disponible sur place.
Quand fermer les inscriptions pour un concert de carnaval ?: Ferme-les 7 à 10 jours avant le concert si tu dois prévoir un catering. Ce délai permet de consolider les quantités, les besoins alimentaires, les bracelets et les jetons de consommation.
Combien de bénévoles faut-il prévoir le jour du concert ?: Pour un événement de petite ou moyenne taille, prévois au moins 1 bénévole pour l’accueil, 2 au bar, 1 à la caisse et 1 responsable de coordination par créneau. Ajuste les effectifs selon les horaires d’ouverture et le nombre d’inscrits.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.