Karnevalskonzert organisieren: der richtige Ablauf
Bei einem Karnevalskonzert entscheidet nicht nur das Programm über einen reibungslosen Abend. Künstler, Tontechnik, Anmeldung, Einlass, Catering und Helferdienste müssen in der richtigen Reihenfolge geplant werden. Beginne mit Datum und Ort, kläre danach sofort die Anforderungen der Künstler und melde die Veranstaltung fristgerecht bei der Gemeinde an. Die letzten Tage gehören vor allem dem Abgleich von Anmeldungen, Technik, Beschilderung, Einkäufen und Getränkekühlung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Künstler buchen
2 Personen
- 3
Den Soundbedarf der Künstler erfragen
- 4
Materialreservierungen vornehmen
- 5
Veranstaltung bei der Gemeinde anmelden
- 6
Versicherungsdaten prüfen
- 7
Einladungen erstellen
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Online-Anmeldungen öffnen
- 10
Werbung in sozialen Medien posten
- 11
Karnevalsdekoration bestellen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 15
Freiwillige für Dienste einteilen
2 Personen
- 16
Künstlerinformationen teilen
- 17
Route und Parkinformationen versenden
- 18
Technik- und Stromplan ausarbeiten
2 Personen
- 19
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 21
Verbrauchsmünzen und Armbänder zählen
- 22
Drucksachen und Beschilderung erstellen
2 Personen
- 23
Wettervorhersage prüfen
- 24
Einkaufen gehen
3 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Lagerbestände sortieren
2 Personen
- 27
Standortschlüssel abholen
- 28
Lieferungen überprüfen
2 Personen
- 29
Saal und Eingang freiräumen
3 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Buffet- und Bartheke aufbauen
3 Personen
- 32
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 33
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 34
Beleuchtung installieren
2 Personen
- 35
Karnevalsdekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 37
Barvorrat bereitstellen
2 Personen
- 38
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 39
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
- 40
Kasse und Eingang einrichten
2 Personen
Event
- 41
Künstler empfangen
2 Personen
- 42
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 43
Briefing für das Empfangsteam durchführen
2 Personen
- 44
Briefing für das Barteam halten
2 Personen
- 45
Türen öffnen und Besucher empfangen
3 Personen
- 46
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 47
Verzehrmünzen ausgeben
2 Personen
- 48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Eröffnungsrede moderieren
- 51
Getränke ausgeben
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Buffet und Bar sauber halten
2 Personen
- 54
Auftritte ankündigen
- 55
Lautstärke kontrollieren
- 56
Mikrofone zwischen den Auftritten wechseln
2 Personen
- 57
Mülleimer leeren
2 Personen
- 58
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 59
Letzte Runde ankündigen
- 60
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 61
Artiesten verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Anlage ausschalten
2 Personen
- 63
Ausrüstung sicher verpacken
3 Personen
- 64
Bar und Buffet abbauen
3 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 67
Dekoration entfernen
3 Personen
- 68
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
- 69
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
- 70
Toiletten reinigen
2 Personen
- 71
Vorräte und Fundgegenstände prüfen
2 Personen
- 72
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 73
Schlüssel und Location übergeben
- 74
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 75
Zahlungen und Belege einsammeln
2 Personen
- 76
Dankesnachricht an Künstler senden
- 77
Dankesnachricht an Besucher senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 100
- BarhockerAnz. 8
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 6
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- BühnemonitoreAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 2
- AudiokabelAnz. 12
- KabeltrommelnAnz. 4
- SteckdosenleistenAnz. 8
- Laptop für Musik
- Kassen-Tablet
- KartenterminalAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LichtleistenAnz. 6
- ScheinwerferAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 8
- BatterienAnz. 24
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- EisbrecherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierzangenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
Dekoration
- KarnevalsfahnenAnz. 20
- GirlandenAnz. 20
- BallonsAnz. 200
- BallongewichteAnz. 8
- Konfettifreie TischdekorationAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- Fotowand
- PartyhüteAnz. 120
- KunststoffmaskenAnz. 100
- KlebebandAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 20
Catering
- VerzehrmarkenAnz. 1000
- NamensaufkleberAnz. 120
- ArmbänderAnz. 120
- SpeisekartenAnz. 12
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort zuerst fest und buche die Künstler anschließend so früh wie möglich. Frage spätestens bei der Buchung nach Bühnenmaßen, Strombedarf, DI-Boxen, Mikrofonen und Monitormischung, damit die Tonplanung nicht in der letzten Woche beginnt.
- Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Programm, Einlasszeit und Zahlungsablauf feststehen. Prüfe die Anmeldungen regelmäßig und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert, damit das Catering berechnet werden kann.
- Plane Technik und Strom getrennt vom Bühnenprogramm: Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Funkmikrofone, Kabeltrommeln und Steckdosenleisten brauchen einen festen Aufbauplan. Teile den Technikcheck mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein.
- Verteile Helferdienste nicht erst am Veranstaltungstag. Besetze Einlass, Kasse, Garderobe, Catering und Abbau mit konkreten Personen und Schichten von 2 bis 3 Stunden; teile Künstlerinfos sowie Route und Parkmöglichkeiten vorher schriftlich mit.
- Zähle Verbrauchsmünzen, Armbänder, Drucksachen und Beschilderung am Vortag und kaufe fehlende Artikel dann nach. Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher, kühle die Getränke am Vorabend und stelle Sitzmöbel, Absperrpfosten und Beleuchtung nach einem kurzen Aufbauplan bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Karnevalskonzert organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Künstlerbuchung. Gemeindeanmeldung, Versicherung und Materialreservierungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin geprüft sein.
- Wann sollte man die Technik für ein Karnevalskonzert planen?
- Frage den Soundbedarf der Künstler direkt nach der Buchung ab und erstelle den Technik- und Stromplan spätestens 3 Wochen vor dem Konzert. Der komplette Aufbau und Soundcheck sollten mindestens 2 Stunden vor dem Einlass abgeschlossen sein.
- Wie viel Catering braucht man für ein Karnevalskonzert?
- Berechne die Mengen erst nach dem Anmeldeschluss und berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche. Für Getränke kannst du für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; die genaue Gesamtmenge hängt von Konzertdauer und Angebot ab.
- Wann soll man Einladungen und Werbung verschicken?
- Verschicke Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert und öffne die Online-Anmeldung gleichzeitig. Wiederhole die Werbung in sozialen Medien in den letzten 14 Tagen und sende Route, Parkinformationen und Einlasszeit spätestens 3 Tage vorher.
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