Cómo organizar un concierto de carnaval sin perder el control

Un concierto de carnaval combina actuaciones, público, venta o control de consumiciones y bastante coordinación técnica. Empieza cerrando la fecha, el lugar y los artistas; después trabaja en paralelo los permisos, el seguro, el sonido y la convocatoria. Durante las últimas semanas tendrás que convertir las inscripciones en cifras concretas de comida, bebidas, pulseras y personal. El día del concierto, un horario compartido y un plan de energía evitan que los problemas pequeños interrumpan el espectáculo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Contratar artistas
2 personas
3
Solicitar las necesidades de sonido de los artistas
4
Hacer reservas de material
5
Registrar el evento en el ayuntamiento
6
Comprobar los datos del seguro
7
Redactar invitaciones
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir inscripciones online
10
Publicar promoción en redes sociales
11
Pedir decoración de carnaval
12
Gestionar inscripciones
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Crear el programa y el horario
2 personas
15
Asignar voluntarios a los turnos
2 personas
16
Compartir la información de los artistas
17
Enviar información sobre la ruta y el aparcamiento
18
Desarrollar el plan técnico y de energía
2 personas
19
Calcular las cantidades de catering
2 personas
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Contar las fichas de consumición y las pulseras
22
Hacer el material impreso y la señalización
2 personas
23
Comprobar el pronóstico del tiempo
24
Hacer la compra
3 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
27
Recoger las llaves del recinto
28
Comprobar las entregas
2 personas
29
Despejar la sala y la entrada
3 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar el buffet y la barra
3 personas
32
Montar el sistema de sonido
3 personas
33
Conectar los micrófonos
2 personas
34
Instalar la iluminación
2 personas
35
Colgar la decoración de carnaval
3 personas
36
Colocar la señalización
2 personas
37
Preparar las provisiones del bar
2 personas
38
Preparar aperitivos
4 personas
39
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
40
Montar la caja y la entrada
2 personas

Evento

41
Recibir a los artistas
2 personas
42
Hacer la prueba de sonido
3 personas
43
Hacer briefing al equipo de recepción
2 personas
44
Dar briefing al equipo de bar
2 personas
45
Abrir las puertas y recibir a los visitantes
3 personas
46
Marcar las inscripciones
2 personas
47
Distribuir fichas de consumo
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Presentar el discurso de apertura
51
Repartir bebidas
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Mantener limpio el bufé y la barra
2 personas
54
Anunciar las actuaciones
55
Comprobar el nivel de sonido
56
Cambiar los micrófonos entre actuaciones
2 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Comprobar los baños periódicamente
59
Anunciar la última ronda
60
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
61
Despedir a los artistas
2 personas

Seguimiento

62
Apagar el sistema de sonido
2 personas
63
Empaquetar el equipo de forma segura
3 personas
64
Desmontar la barra y el bufé
3 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Recoger y retirar la basura
3 personas
69
Limpiar la sala y la entrada
3 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Comprobar el material y los objetos perdidos
2 personas
72
Devolver el material de alquiler
2 personas
73
Entregar las llaves y el local
74
Guardar la catering sobrante
2 personas
75
Recopilar pagos y recibos
2 personas
76
Enviar mensaje de agradecimiento a los artistas
77
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 100
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 6

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Cables de audiocant. 12
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Portátil para música
Tablet de caja
Máquina de selladocant. 2

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 6
Focoscant. 4
Iluminación ambientalcant. 8
Bateríascant. 24

Vajilla

Vasoscant. 120
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras para servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Rompehieloscant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharonescant. 8
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 4

Decoración

Banderas de carnavalcant. 20
Guirnaldascant. 20
Globoscant. 200
Pesos para globoscant. 8
Decoración de mesa sin confeticant. 12
Mantelescant. 12
Photowall
Gorros de fiestacant. 120
Máscaras de plásticocant. 100
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 20

Catering

Tiquets de consumocant. 1000
Pegatinas con nombrecant. 120
Pulserascant. 120
Cartas del menúcant. 12
Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y las necesidades técnicas de cada artista. Pide con antelación la información sobre mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, cajas DI y conexiones eléctricas; improvisar estos datos el día del concierto suele provocar retrasos.
No dejes los trámites para la última semana. Registra el evento en el ayuntamiento y comprueba los datos del seguro antes de abrir las inscripciones, porque cualquier cambio de aforo o ubicación puede afectar a la documentación.
Convierte las inscripciones en cantidades concretas al preparar el catering. Separa las preferencias dietéticas y calcula por separado vasos, copas, tazas, platos, cubiertos y bandejas para que el servicio no dependa de una compra de emergencia.
Asigna los turnos de voluntariado antes de publicar el programa. Prevé al menos una persona para caja o pulseras, otra para atender a los artistas y otra para incidencias durante cada tramo de mayor afluencia; comparte también la ruta y el aparcamiento.
Haz la comprobación final entre 24 y 48 horas antes: pronóstico, compra, bebidas frías, fichas, pulseras, señalización, iluminación y baterías. El mismo día, prueba sonido y energía antes de que llegue el público, no cuando empiece la primera actuación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de carnaval?: Empieza al menos 8 semanas antes si habrá artistas contratados, registro municipal, seguro e inscripciones online. Reserva sonido, iluminación y mobiliario en las primeras 2 semanas, porque son elementos difíciles de sustituir a última hora.
¿Cuándo hay que contratar a los artistas y pedir sus necesidades de sonido?: Contrata a los artistas al principio del calendario y solicita sus necesidades técnicas en un plazo máximo de 7 días. Usa esa información para cerrar el plan técnico, la mesa de mezclas, los monitores, los micrófonos y las conexiones eléctricas antes de reservar el material.
¿Cuándo se debe calcular el catering de un concierto de carnaval?: Haz una primera estimación al abrir las inscripciones y ciérrala entre 5 y 7 días antes del concierto. En ese momento ya puedes contar asistentes, preferencias dietéticas, consumiciones, pulseras y la vajilla necesaria.
¿Qué hay que revisar el día antes del concierto?: Entre 24 y 48 horas antes revisa el pronóstico, termina la compra, enfría las bebidas y cuenta fichas, pulseras y material impreso. Comprueba también que la señalización, las baterías, los cables, las regletas y los horarios estén listos para el montaje.

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