Organiser un concert de blues, étape par étape

Un concert de blues se prépare d’abord autour de la salle, des artistes et des contraintes techniques. Commence par bloquer le lieu, vérifier les autorisations et confirmer les contrats avant de communiquer une date au public. Ensuite, construis le programme, recueille les besoins des musiciens et règle la sonorisation, l’éclairage, la sécurité et le bar. Les dernières semaines servent surtout à coordonner les équipes, les inscriptions, le catering et l’arrivée des artistes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver des artistes
2 personnes
3
Demander les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Définir le programme
2 personnes
6
Confirmer les contrats des artistes
7
Recueillir les besoins techniques
8
Réserver la sono
9
Réserver le catering
10
Réserver la sécurité
11
Organiser le personnel de premiers secours
12
Rédiger le texte promotionnel
13
Créer l’image promotionnelle
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Publier le concert en ligne
16
Distribuer les affiches
3 personnes
17
Traiter les inscriptions
18
Recueillir les besoins alimentaires
19
Planifier les bénévoles
2 personnes
20
Établir le plan technique
2 personnes
21
Planifier le service au bar
2 personnes
22
Envoyer les informations au public
23
Partager l’itinéraire des artistes
24
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
25
Finaliser la liste de courses
2 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes
28
Imprimer les listes d’inscription
29
Préparer les badges nominatifs
30
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Réception des livraisons
2 personnes
33
Monter la scène
4 personnes
34
Raccorder le matériel audio
3 personnes
35
Installer l'éclairage
2 personnes
36
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
37
Aménager l’espace public
4 personnes
38
Monter le bar
3 personnes
39
Aménager le vestiaire
2 personnes
40
Installer la décoration
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Préparer le service traiteur
3 personnes
43
Accueillir les artistes
2 personnes
44
Préparer le repas des artistes
2 personnes
45
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
46
Préparer les en-cas
2 personnes
47
Mettre les boissons au frais
2 personnes
48
Installer la caisse
2 personnes
49
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
50
Accueillir les visiteurs
3 personnes
51
Tenir le vestiaire
2 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
56
Annoncer le premier groupe
57
Encadrer la première prestation
3 personnes
58
Assurer le catering de la pause
3 personnes
59
Encadrer la relève des artistes
3 personnes
60
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
61
Annoncer le troisième groupe
62
Accompagner le troisième spectacle
3 personnes
63
Annoncer la tête d'affiche
64
Animer la tête d'affiche
3 personnes
65
Accompagner l’au revoir et la sortie
3 personnes
66
Clôturer la caisse
2 personnes
67
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes
68
Fermer le bar
3 personnes

Suivi

69
Éteindre l'équipement en toute sécurité
2 personnes
70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Démonter la scène
4 personnes
74
Ranger le matériel audio
3 personnes
75
Retirer la décoration
2 personnes
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Retourner les matériels de location
2 personnes
78
Ranger le stock restant
2 personnes
79
Enregistrer les objets trouvés
80
Restituer les clés du lieu
81
Payer les artistes
82
Rassembler les factures
83
Répondre aux questions des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Tables hautesqté 12
Tabourets de barqté 16
Chaisesqté 80
Tablesqté 10
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Tables de bièreqté 4

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Boîtiers DIqté 4
Pieds de microqté 8
Amplis de guitareqté 4
Amplificateur de bassesqté 2
Kit de batterie
Câbles de scèneqté 30
Câbles XLRqté 20
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Passe-câblesqté 16

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180

Cuisine

Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Fond de scène
Nappesqté 14
Cartes de menuqté 8
Panneaux directionnelsqté 6
Braceletsqté 180
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Sets de balaiqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Flacons de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle et les artistes en premier, idéalement au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Demande tout de suite les horaires d’accès, les limites sonores, les besoins électriques et les conditions de montage.
Ne publie pas l’événement avant d’avoir vérifié les autorisations et l’assurance. Prévois un délai d’au moins 4 semaines pour les démarches qui dépendent de la commune ou du lieu.
Demande aux groupes une fiche technique et leurs besoins alimentaires dès la signature. Elle doit préciser les microphones, amplis, boîtiers DI, retours de scène et instruments à fournir.
Prévois le déroulé de la journée par tranches de 30 minutes : arrivée, déchargement, installation, balances, ouverture des portes et passage sur scène. Partage aussi l’itinéraire et l’horaire d’arrivée aux artistes.
Compte séparément le matériel de scène et celui du public : câbles XLR, rallonges, multiprises et passe-câbles sont souvent oubliés. Vérifie le stock une semaine avant, puis finalise les achats après le plan technique et le nombre d’inscrits.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de blues ?: Prévois 8 à 12 semaines pour un concert de petite ou moyenne taille. Il faut davantage de temps si les autorisations, la sécurité ou la réservation des artistes ne sont pas encore réglées.
Quand réserver les artistes et la salle pour un concert de blues ?: Réserve la salle et contacte les artistes au moins 2 à 3 mois avant la date. Confirme les contrats dès que le programme est fixé, avant de lancer les affiches et les invitations.
Combien de temps prévoir pour les balances et l’installation ?: Réserve au minimum 3 heures pour le montage et les balances, davantage si plusieurs groupes jouent. Fais arriver les artistes au moins 2 heures avant l’ouverture des portes pour éviter de réduire le temps de test.
Quand faut-il vérifier le matériel technique d’un concert ?: Fais une première vérification 7 jours avant, puis un contrôle sur place le jour du montage. Contrôle notamment les microphones, retours, câbles, amplis, multiprises, rallonges et passe-câbles.

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