Zo organiseer je een bluesconcert zonder verrassingen
Een bluesconcert organiseren begint niet bij de poster, maar bij de locatie, artiesten en technische haalbaarheid. Leg eerst datum, capaciteit, programma en contracten vast; daarna regel je vergunningen, verzekering, geluid, licht, catering en beveiliging. Plan vervolgens de publiekscommunicatie en bezetting van bar, garderobe en EHBO. In de laatste week draait alles om een technisch draaiboek, artiestenroute, materiaalcontrole en duidelijke informatie voor bezoekers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Artiesten boeken
2 personen
- 3
Vergunningen aanvragen
- 4
Verzekering controleren
- 5
Programma vastleggen
2 personen
- 6
Artiestencontracten bevestigen
- 7
Technische wensen verzamelen
- 8
Geluidsinstallatie reserveren
- 9
Catering reserveren
- 10
Beveiliging reserveren
- 11
EHBO-bezetting regelen
- 12
Promotietekst schrijven
- 13
Promotiebeeld maken
- 14
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 15
Concert online publiceren
- 16
Posters verspreiden
3 personen
- 17
Aanmeldingen verwerken
- 18
Dieetwensen verzamelen
- 19
Vrijwilligers inplannen
2 personen
- 20
Technisch draaiboek maken
2 personen
- 21
Bardienst inplannen
2 personen
- 22
Publieksinformatie versturen
- 23
Artiestenroute delen
- 24
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
- 25
Boodschappenlijst afronden
2 personen
- 26
Boodschappen doen
2 personen
- 27
Bederfelijke voorraad koelen
2 personen
- 28
Registratielijsten afdrukken
- 29
Naambadges voorbereiden
- 30
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
Event
- 31
Locatie openen
2 personen
- 32
Leveringen ontvangen
2 personen
- 33
Podium opbouwen
4 personen
- 34
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
- 35
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
- 36
Stroomvoorziening controleren
2 personen
- 37
Publieksruimte inrichten
4 personen
- 38
Bar opbouwen
3 personen
- 39
Garderobe inrichten
2 personen
- 40
Decoratie ophangen
2 personen
- 41
Toiletten controleren
- 42
Catering voorbereiden
3 personen
- 43
Artiesten ontvangen
2 personen
- 44
Artiestenmaaltijd klaarzetten
2 personen
- 45
Soundcheck uitvoeren
4 personen
- 46
Hapjes klaarzetten
2 personen
- 47
Dranken koud zetten
2 personen
- 48
Kassa installeren
2 personen
- 49
Entreebalie bemannen
2 personen
- 50
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 51
Garderobe bemannen
2 personen
- 52
Dranken serveren
3 personen
- 53
Hapjes serveren
2 personen
- 54
Dranken bijvullen
2 personen
- 55
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
- 56
Eerste band aankondigen
- 57
Eerste optreden begeleiden
3 personen
- 58
Pauzecatering verzorgen
3 personen
- 59
Artiestenwissel begeleiden
3 personen
- 60
Tweede optreden begeleiden
3 personen
- 61
Derde band aankondigen
- 62
Derde optreden begeleiden
3 personen
- 63
Hoofdact aankondigen
- 64
Hoofdact begeleiden
3 personen
- 65
Afscheid en uitgang begeleiden
3 personen
- 66
Kassa afsluiten
2 personen
- 67
Garderobe uitgifte afronden
2 personen
- 68
Bar afsluiten
3 personen
Nazorg
- 69
Apparatuur veilig uitschakelen
2 personen
- 70
Afval verzamelen
4 personen
- 71
Servies afwassen
3 personen
- 72
Locatie schoonmaken
4 personen
- 73
Podium afbreken
4 personen
- 74
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
- 75
Decoratie verwijderen
2 personen
- 76
Materialen inventariseren
2 personen
- 77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 78
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 79
Gevonden voorwerpen registreren
- 80
Locatiesleutels inleveren
- 81
Artiesten uitbetalen
- 82
Facturen verzamelen
- 83
Bezoekersvragen beantwoorden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Statafelsaantal 12
- Barkrukkenaantal 16
- Stoelenaantal 80
- Tafelsaantal 10
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 180
- Biertafelsaantal 4
Apparatuur
- PA-speakersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Podiummonitorenaantal 4
- Microfoonsaantal 8
- DI-boxenaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 8
- Gitaarversterkersaantal 4
- Basversterkeraantal 2
- Drumstel
- Podiumkabelsaantal 30
- XLR-kabelsaantal 20
- Stekkerdozenaantal 10
- Verlengkabelsaantal 12
- Kabelmattenaantal 16
Verlichting
- LED-podiumlampenaantal 8
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 8
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 220
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Drankdispensersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Serveerbladenaantal 8
- Tangenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
Decoratie
- Podiumachterdoek
- Tafelkledenaantal 14
- Menukaartenaantal 8
- Wegwijzerbordenaantal 6
- Polsbandjesaantal 180
- Naambadgesaantal 40
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Dweilsetsaantal 3
- Bezemsetsaantal 3
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Handsprayflaconsaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie voordat je artiesten definitief boekt. Controleer meteen podiumruimte, stroompunten, geluidsbeperkingen, laad- en losmogelijkheden en de plek voor garderobe en bar.
- Verzamel de technische wensen per artiest uiterlijk enkele weken voor het concert. Controleer of PA-speakers, subwoofers, mengtafel, monitoren, microfoons, DI-boxen en versterkers op elkaar aansluiten.
- Plan vergunningen, verzekering, beveiliging en EHBO vroeg in het traject. Laat deze zaken niet wachten tot de promotie loopt: zonder goedkeuring of bezetting kan de productie op het laatste moment stilvallen.
- Maak naast het publieksprogramma een technisch draaiboek met opbouw, soundcheck, optredens, pauzes en afbouw. Zet ook de artiestenroute, contactpersonen en aankomsttijden op één gedeeld document.
- Doe de materiaalcontrole niet alleen op aantallen, maar ook op werking en kabelveiligheid. Test XLR-kabels, podiumkabels, stekkerdozen, verlengkabels, kabelmatten en verlichting vóór de opbouwdag.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bluesconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Artiesten, locatie, vergunningen en techniek bepalen de planning; promotie start pas nadat datum, programma en capaciteit vaststaan.
- Wat moet ik eerst regelen voor een bluesconcert?
- Leg eerst de locatie, datum, capaciteit en artiesten vast. Controleer daarna direct vergunningen, verzekering en technische mogelijkheden, zodat je geen programma boekt dat de locatie niet aankan.
- Hoeveel tijd kost de technische voorbereiding van een bluesconcert?
- Plan minimaal 2 tot 4 uur voor opbouw en soundcheck, afhankelijk van het aantal acts en de aanwezige apparatuur. Reserveer daarnaast tijd voor kabelcontrole, lichtafstelling en een korte veiligheidsronde.
- Wanneer verstuur je publieksinformatie voor een bluesconcert?
- Stuur praktische informatie uiterlijk 3 tot 7 dagen voor het concert. Vermeld daarin aanvang, route, bereikbaarheid, parkeren, eventuele dieet- of aanmeldinformatie en wat bezoekers bij de entree kunnen verwachten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!