Ein Blueskonzert organisieren – von der Planung bis zum Soundcheck

Bei einem Blueskonzert entscheidet nicht nur die Band über den Abend, sondern auch ein sauberer Ablauf hinter der Bühne. Beginne mit Ort, Termin und Künstlern, kläre danach Genehmigungen, Versicherung und Verträge. Sobald die technischen Anforderungen feststehen, kannst du Ton, Licht, Catering und Sicherheit verbindlich buchen. Plane außerdem genug Zeit für Werbung, Anmeldungen, Helfer und den technischen Ablauf ein – gerade Kabel, Monitore und der Künstlertransport werden häufig zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Künstler buchen
2 Personen
3
Genehmigungen beantragen
4
Versicherung prüfen
5
Programm festlegen
2 Personen
6
Künstlerverträge bestätigen
7
Technische Anforderungen sammeln
8
Tonanlage reservieren
9
Catering reservieren
10
Sicherheit buchen
11
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
12
Werbetext schreiben
13
Werbebild erstellen
14
Einladungen verschicken
2 Personen
15
Konzert online veröffentlichen
16
Poster verteilen
3 Personen
17
Anmeldungen bearbeiten
18
Ernährungswünsche erfassen
19
Freiwillige einplanen
2 Personen
20
Technischen Ablaufplan erstellen
2 Personen
21
Bar-Schichten einplanen
2 Personen
22
Publikumsinformationen versenden
23
Künstlerroute teilen
24
Materialbestand überprüfen
2 Personen
25
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Verderbliche Vorräte kühlen
2 Personen
28
Anmeldelisten ausdrucken
29
Namensschilder vorbereiten
30
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen

Event

31
Location öffnen
2 Personen
32
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
33
Bühne aufbauen
4 Personen
34
Tontechnik anschließen
3 Personen
35
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
36
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
37
Publikumsbereich einrichten
4 Personen
38
Bar aufbauen
3 Personen
39
Garderobe einrichten
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
2 Personen
41
Toiletten kontrollieren
42
Catering vorbereiten
3 Personen
43
Künstler empfangen
2 Personen
44
Künstlervesper vorbereiten
2 Personen
45
Soundcheck durchführen
4 Personen
46
Snacks bereitstellen
2 Personen
47
Getränke kalt stellen
2 Personen
48
Kasse installieren
2 Personen
49
Eingangstheke besetzen
2 Personen
50
Besucher empfangen
3 Personen
51
Garderobe besetzen
2 Personen
52
Getränke servieren
3 Personen
53
Snacks servieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
56
Erste Band ankündigen
57
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
58
Pausenverpflegung organisieren
3 Personen
59
Künstlerwechsel betreuen
3 Personen
60
Zweiten Auftritt betreuen
3 Personen
61
Dritte Band ankündigen
62
Dritten Auftritt begleiten
3 Personen
63
Hauptact ankündigen
64
Headliner betreuen
3 Personen
65
Verabschiedung und Ausgang begleiten
3 Personen
66
Kasse abschließen
2 Personen
67
Garderobeausgabe abschließen
2 Personen
68
Bar schließen
3 Personen

Nachbereitung

69
Ausrüstung sicher abschalten
2 Personen
70
Abfall sammeln
4 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Location reinigen
4 Personen
73
Bühne abbauen
4 Personen
74
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
75
Dekoration entfernen
2 Personen
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
78
Restbestand einlagern
2 Personen
79
Fundgegenstände registrieren
80
Locationschlüssel abgeben
81
Künstler auszahlen
82
Rechnungen sammeln
83
Besucherfragen beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
StehtischeAnz. 12
BarhockerAnz. 16
StühleAnz. 80
TischeAnz. 10
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
BiertischeAnz. 4

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
MikrofonständerAnz. 8
GitarrenverstärkerAnz. 4
BassverstärkerAnz. 2
Schlagzeug
BühnkabelAnz. 30
XLR-KabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelmattenAnz. 16

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180

Küche

KühlboxenAnz. 4
GetränkespenderAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ServiertablettsAnz. 8
ZangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

Bühnenhintergrund
TischdeckenAnz. 14
SpeisekartenAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 6
ArmbänderAnz. 180
NamensschilderAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
WischsetsAnz. 3
BesensetsAnz. 3
PutzeimerAnz. 4
HandsprayflaschenAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Sammle die technischen Anforderungen jeder Band spätestens 6 Wochen vor dem Konzert: benötigte Mikrofone, DI-Boxen, Verstärker, Monitore, Mischpultkanäle und Stromanschlüsse gehören in ein gemeinsames Dokument.
Bestätige Künstlerverträge, Route und Ankunftszeit mindestens 4 Wochen vorher. Frage dabei auch nach Aufbauzeit, Soundcheck-Dauer und besonderen Anforderungen an Verpflegung oder Backline.
Plane den technischen Ablauf rückwärts vom Einlass: Für Bühne, Verkabelung, Licht und Soundcheck solltest du mehrere Stunden reservieren und einen schriftlichen Ablaufplan an Band, Technikteam und Helfer senden.
Starte die Werbung nicht erst kurz vor dem Termin. Veröffentliche das Konzert, verschicke Einladungen und verteile Poster idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher; bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend.
Prüfe den Materialbestand spätestens 10 Tage vor dem Konzert und schließe die Einkaufsliste danach ab. Vergessene Kleinteile wie XLR-Kabel, Kabelmatten, Kleiderbügel oder wiederverwendbare Gläser verursachen am Veranstaltungstag unnötige Verzögerungen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Blueskonzert organisieren?: Beginne etwa 3 bis 6 Monate vorher, besonders wenn Künstler, Location und Genehmigungen benötigt werden. Technik, Sicherheit und Catering sollten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert verbindlich gebucht sein.
Wann muss ich die Genehmigungen für ein Blueskonzert beantragen?: Reiche Anträge möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Termin ein, da Bearbeitungszeiten je nach zuständiger Stelle variieren. Prüfe außerdem frühzeitig, ob die Location eigene Auflagen für Musik, Ausschank oder Besucherzahl hat.
Wie viel Zeit braucht der Soundcheck bei einem Blueskonzert?: Plane für eine Band mindestens 90 Minuten ein, bei mehreren Acts eher 2 bis 3 Stunden. Der genaue Bedarf hängt von Instrumenten, Bühnenmonitoren und der vorhandenen PA-Anlage ab.
Wann sollte man die Helfer für Bar und Einlass einteilen?: Erstelle den Schichtplan spätestens 2 Wochen vor dem Konzert und bestätige die Verfügbarkeit noch einmal 3 bis 5 Tage vorher. Berücksichtige separate Besetzungen für Einlass, Bar, Technikunterstützung und Erste Hilfe.

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