Organiser un concert dans le parc, étape par étape

Un concert dans le parc se prépare d’abord sur le papier, bien avant l’installation des premières chaises. Commencez par réserver le parc et obtenir le permis nécessaire, puis verrouillez le programme musical, les associations participantes et les besoins techniques. Les inscriptions, le catering, l’accueil des artistes et les bénévoles viennent ensuite. Gardez enfin une marge pour les imprévus : alimentation électrique, météo, accès du public et premiers secours sont souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le parc
2
Demander un permis d’événement
3
Conserver le programme musical
2 personnes
4
Confirmer les associations participantes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Rassembler les informations sur les artistes
10
Publier les informations de stationnement
11
Faire les réservations
12
Commander le catering
13
Réserver le matériel de sonorisation
14
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Préparer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
19
Prévoir un contact de premiers secours
20
Rassembler les numéros d’urgence
21
Créer le plan
22
Baliser les accès
2 personnes
23
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
24
Imprimer les panneaux du programme
25
Trier les bracelets et les jetons
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer les en-cas
4 personnes
29
Installer le point café et thé
2 personnes
30
Préparer le stock du bar
2 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Installer le système de sonorisation
3 personnes
37
Brancher les microphones
2 personnes
38
Installer les instruments
3 personnes
39
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
40
Effectuer la vérification du son
3 personnes
41
Balisage de la zone de scène
2 personnes
42
Aménager le stand d’information
2 personnes
43
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
44
Préparer le matériel de premiers secours
45
Placer les extincteurs
2 personnes
46
Effectuer une ronde de sécurité du site
3 personnes

Événement

47
Accueillir les artistes
2 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Annoncer le programme
50
Coordonner les spectacles musicaux
3 personnes
51
Servir les boissons
4 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
56
Contrôler le public et le site
2 personnes
57
Annoncer l'heure de fin
58
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
60
Démonter l'équipement
3 personnes
61
Rassembler le mobilier
4 personnes
62
Débarrasser le site des déchets
5 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Compter le stock
2 personnes
66
Retourner les matériels
2 personnes
67
Remettre le parc en état
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tables hautesqté 8
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 6
Sous-mains de barqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Éléments de podiumqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 4
Boîtiers DIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ruban gafferqté 6
Pupitres de musiqueqté 12
Groupe électrogène
Mégaphone à main

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Projecteurs de chantierqté 4
Rallonges à enrouleurqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 250
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 250
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 100
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Petits bolsqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Panneaux du programmeqté 6
Nappesqté 16
Panneaux indicateursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations et le calendrier : réservez le parc et demandez le permis d’événement avant de confirmer une date publique. Prévoyez au moins plusieurs semaines pour les échanges administratifs.
Fixez rapidement les besoins de chaque artiste : instruments, microphones, pieds, pupitres, boîtiers DI et horaires d’arrivée. Une fiche par artiste évite les oublis le jour du concert.
Ne laissez pas l’électricité au dernier moment. Vérifiez les prises disponibles, la puissance nécessaire et la longueur des rallonges ; prévoyez un groupe électrogène si le site ne peut pas alimenter la sonorisation.
Donnez aux bénévoles des créneaux et des postes précis : accueil, accès, artistes, circulation et rangement. Un responsable identifié par zone est plus efficace qu’une liste générale de volontaires.
Préparez le plan pluie avant de publier les invitations : emplacement des tentes, protection du matériel, modification des horaires et message à envoyer au public. Publiez aussi les informations de stationnement au moins quelques jours avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert dans un parc ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le parc, obtenir le permis, confirmer les artistes, commander le catering et sécuriser la sonorisation.
Quand faut-il demander le permis pour un concert dans un parc ?: Demandez-le dès que le lieu et la date sont envisagés, au moins 6 à 8 semaines avant le concert. Certaines communes demandent aussi un plan du site, les horaires et les mesures de sécurité.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert dans le parc ?: Pour un événement de petite ou moyenne taille, comptez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les artistes, 1 pour les accès et 1 responsable de coordination par tranche de 50 à 75 personnes attendues.
Quand faut-il vérifier la météo et préparer le plan pluie ?: Consultez les prévisions 7 jours avant, puis à 48 et 24 heures. Le plan de repli, les tentes et la protection du matériel doivent être décidés avant l’envoi des invitations.

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