Parkkonzert organisieren: von der Reservierung bis zum Abbau
Ein Parkkonzert steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst sicherst du den Park und die Genehmigung, danach bestätigst du Musikprogramm, Vereine und technische Anforderungen. Erst wenn Anmeldungen, Catering und Strom geklärt sind, lohnt sich der genaue Aufbauplan. Besonders häufig werden Künstlerinfos, Zugangswege und ein Schlechtwetterplan zu spät vorbereitet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Park reservieren
- 2
Eventgenehmigung beantragen
- 3
Musikprogramm festlegen
2 Personen
- 4
Auftrittsvereine bestätigen
- 5
Einladungen gestalten
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Künstlerinformationen sammeln
- 10
Parkinformationen veröffentlichen
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Catering bestellen
- 13
Tonanlage reservieren
- 14
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
- 15
Wettervorhersage prüfen
- 16
Schlechtwetterplan bereitlegen
2 Personen
- 17
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 18
Freiwillige einteilen
- 19
Erste-Hilfe-Kontakt organisieren
- 20
Notrufnummern sammeln
- 21
Lageplan erstellen
- 22
Zugangswege markieren
2 Personen
- 23
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
- 24
Programmschilder drucken
- 25
Armbänder und Münzen sortieren
2 Personen
- 26
Einkaufen gehen
3 Personen
- 27
Getränke kühlen
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 29
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 30
Barvorrat bereitstellen
2 Personen
- 31
Tische aufstellen
4 Personen
- 32
Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 36
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 37
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 38
Instrumente bereitstellen
3 Personen
- 39
Kabel sicher abkleben
2 Personen
- 40
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 41
Bereich um die Bühne absperren
2 Personen
- 42
Infotisch einrichten
2 Personen
- 43
Toilettenanlagen prüfen
2 Personen
- 44
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
- 45
Feuerlöscher aufstellen
2 Personen
- 46
Sicherheitsrunde auf dem Gelände durchführen
3 Personen
Event
- 47
Künstler empfangen
2 Personen
- 48
Besucher begrüßen
3 Personen
- 49
Programm ankündigen
- 50
Musikauftritte betreuen
3 Personen
- 51
Getränke servieren
4 Personen
- 52
Snacks servieren
3 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Mülleimer leeren
2 Personen
- 55
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 56
Publikum und Gelände kontrollieren
2 Personen
- 57
Endzeit ankündigen
- 58
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 59
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 60
Ausrüstung abbauen
3 Personen
- 61
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
- 62
Gelände müllfrei machen
5 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Bestände zählen
2 Personen
- 66
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 67
Park sauber übergeben
3 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 120
- StehtischeAnz. 8
- PartyzelteAnz. 4
- BiertischeAnz. 6
- BarunterlagenAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
- BühnenelementeAnz. 6
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherstativeAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
- Gaffer TapeAnz. 6
- NotenpulteAnz. 12
- Stromaggregat
- Handmegafon
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- BaustrahlerAnz. 4
- KabeltrommelnAnz. 4
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 250
- WeingläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 250
- MesserAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- LöffelAnz. 100
- ServierbesteckAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- SchälchenAnz. 20
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 10
- BallonsAnz. 100
- ProgrammschilderAnz. 6
- TischdeckenAnz. 16
- WegweiserAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- AbfallgreiferAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- ReinigungswagenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Park und beantrage die Eventgenehmigung zuerst. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, weil Programm, Besucherinfos und Aufbau davon abhängen.
- Bestätige die auftretenden Vereine und sammle pro Gruppe Ansprechpartner, Ankunftszeit, Bühnenbedarf und Instrumentenliste. Lege diese Informationen spätestens 3 Wochen vor dem Konzert zusammen.
- Prüfe die Tonanlage nicht nur nach Lautsprechern: Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Stative, Verlängerungskabel und Kabelkanäle müssen zum Programm passen. Plane mindestens einen vollständigen Soundcheck vor dem Einlass ein.
- Teile Freiwillige nach Aufgaben und Zeitfenstern ein, statt nur eine Namensliste zu führen. Für Einlass, Künstlerempfang, Catering, Erste Hilfe und Abbau brauchst du jeweils eine verantwortliche Person mit Vertretung.
- Veröffentliche Parkinformationen mit Zugangswegen und Wetterhinweisen spätestens 7 Tage vorher. Prüfe die Wettervorhersage erneut am Vortag und halte Zelte, Beleuchtung sowie den Schlechtwetterplan einsatzbereit.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher muss man ein Parkkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Parkreservierung, Genehmigung, Musikprogramm und Tonanlage sollten innerhalb der ersten 2 Wochen feststehen; Catering und Helfereinteilung folgen spätestens 3 Wochen vor dem Termin.
- Was braucht man für die Technik bei einem Parkkonzert?
- Neben Lautsprechern gehören Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecherstative, DI-Boxen und passende Kabel zur Grundausstattung. Plane mindestens 2 Stunden für Aufbau und Soundcheck ein, bevor das Publikum kommt.
- Wann sollte man Einladungen für ein Parkkonzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Setze den Anmeldeschluss auf 10 bis 14 Tage vor dem Konzert, damit Ernährungswünsche, Reservierungen und die Cateringmenge noch angepasst werden können.
- Was macht man bei schlechtem Wetter beim Parkkonzert?
- Lege spätestens 2 Wochen vorher fest, ob Partyzelte, ein Ausweichort oder eine Verschiebung vorgesehen sind. Triff die endgültige Wetterentscheidung am Vortag und informiere Besucher, Vereine und Helfer spätestens am Morgen des Konzerts.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!