Cómo organizar un concierto en el parque sin dejar cabos sueltos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Reserva el parque y solicita el permiso antes de anunciar el concierto. Deja varias semanas para posibles correcciones y confirma por escrito los horarios permitidos, el aforo y las condiciones de ruido.
• Cierra el programa musical y recopila la información de cada artista antes de diseñar las invitaciones. Necesitarás horarios, necesidades técnicas, nombres correctos y una persona de contacto para preparar el sonido y la recepción.
• Comprueba la electricidad del parque con suficiente antelación y no des por hecho que habrá tomas utilizables. Haz una prueba con la mesa de mezclas, los altavoces y los micrófonos; si la potencia no alcanza, incorpora un generador y protege los cables con canaletas.
• Prepara el plan de mal tiempo al revisar el pronóstico, no el mismo día. Define qué ocurre si llueve, dónde se trasladan las actuaciones y quién comunica el cambio a artistas, asociaciones, voluntarios y público.
• Asigna voluntarios a funciones concretas y entrégales un plano antes de abrir. Como mínimo, cubre recepción, accesos, artistas, primeros auxilios y orientación; reúne también los números de emergencia y el contacto sanitario en un único documento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en el parque?

Empieza varias semanas antes, porque el permiso, la reserva del parque y el programa musical condicionan todo lo demás. Intenta tener cerrados el espacio, la autorización y los artistas antes de enviar las invitaciones.

¿Qué permisos hacen falta para un concierto en un parque?

Como mínimo, debes reservar el parque y solicitar el permiso del evento a la entidad responsable. Confirma también las condiciones sobre ruido, horario, aforo, electricidad, catering y limpieza, porque pueden requerir autorizaciones adicionales.

¿Cómo calculo la electricidad para un concierto al aire libre?

Haz una lista de la potencia de cada equipo y comprueba el suministro disponible antes del montaje. Si no cubre los altavoces, la mesa de mezclas, la iluminación y los accesorios, prevé un generador y prueba toda la instalación antes de que llegue el público.

¿Qué hago si llueve durante el concierto en el parque?

Define una alternativa antes de publicar el programa: traslado, aplazamiento o cancelación. Revisa el pronóstico con regularidad y comunica la decisión a artistas, asociaciones, voluntarios y asistentes tan pronto como esté tomada.

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