Organiser un concert d’orgue : le bon ordre des étapes

Un concert d’orgue se prépare d’abord autour de l’instrument, du lieu et du programme. Commencez par fixer la date, réserver l’orgue et engager l’organiste avant de communiquer au public. Prévoyez ensuite les autorisations, les droits d’auteur, les inscriptions et l’accueil. Les derniers jours servent surtout à vérifier l’accès, les paiements, les programmes imprimés, les bénévoles et l’installation de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme du concert
2 personnes
2
Réserver l’orgue et le lieu du concert
3
Engager un organiste
4
Confirmer le répertoire et la durée de jeu
2 personnes
5
Vérifier les autorisations et les droits d’auteur
6
Fixer le budget et le prix d’entrée
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le concert en ligne
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Publier le programme et l’itinéraire
12
Mettre en page le programme
13
Faire imprimer les livrets du programme
14
Répartir les bénévoles à l'accueil
15
Commander la restauration et les courses
16
Vérifier les prévisions météo
17
Vérifier la liste des visiteurs et les paiements
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Organiser les clés du lieu et l’accès
20
Préparer les programmes et les badges nominatifs
2 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier les espaces et les toilettes
2 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Installer la table d’accueil
2 personnes
25
Installer le point café et thé
2 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer les livrets de programme
2 personnes
28
Installer la signalétique
2 personnes
29
Vérifier l’orgue et l’aire de jeu
2 personnes
30
Préparer les partitions et les pupitres
31
Tester l’éclairage et les micros
2 personnes
32
Passer en revue le programme et les informations au public
2 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

34
Tenir le guichet d’entrée et d’accueil
2 personnes
35
Accueillir les visiteurs
3 personnes
36
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
37
Assurer les boissons et l'accueil
3 personnes
38
Accompagner les retardataires à leur place
2 personnes
39
Annoncer le concert
40
Interpréter un concert d’orgue
41
Servir les boissons de pause
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Accompagner les visiteurs au départ
2 personnes
44
Animer les échanges informels
2 personnes

Suivi

45
Rassembler la vaisselle
2 personnes
46
Emballer le catering restant
2 personnes
47
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
48
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
49
Éteindre l’équipement
2 personnes
50
Faire la vaisselle
3 personnes
51
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
52
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
53
Nettoyer les toilettes
2 personnes
54
Fermer le lieu
2 personnes
55
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
56
Archiver les paiements et les reçus
57
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 6
Table d’accueil
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Cuillères à caféqté 120
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2

Équipement

Micro sans fil
Pied de microphone
Haut-parleur actif
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Pupitre de musique
Banc de piano
Lampes de pocheqté 3

Décoration

Compositions floralesqté 4
Nappeqté 6
Badges nominatifsqté 20
Ruban adhésifqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes LED de rechangeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Éponges de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Confirmez aussi la durée de jeu avec l’organiste : elle détermine l’horaire annoncé et le temps d’ouverture des portes.
Réservez l’orgue et le lieu en même temps que l’organiste. Vérifiez par écrit les horaires d’accès, les clés, les toilettes disponibles et les conditions d’utilisation de l’instrument.
Traitez rapidement les autorisations et les droits d’auteur, puis publiez l’itinéraire et le programme dès que les informations sont stables. Une mise à jour tardive peut laisser des visiteurs avec un ancien horaire.
Organisez l’accueil avec une liste à jour des visiteurs et des paiements. Répartissez les bénévoles au moins quelques jours avant le concert et préparez les programmes ainsi que les badges nominatifs.
Installez la salle avant l’arrivée du public : chaises, table d’accueil, café et thé, signalétique et matériel audio. Faites un essai du microphone, du haut-parleur et des rallonges avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’orgue ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver l’orgue et le lieu, engager l’organiste, régler les autorisations, ouvrir les inscriptions et imprimer les programmes.
Quand faut-il réserver l’organiste et l’orgue ?: Réservez-les dès que la date est envisagée, de préférence 2 à 3 mois avant le concert. Le programme et la durée de jeu doivent être confirmés avant la publication de l’événement.
Quand imprimer les livrets du programme ?: Lancez l’impression 7 à 10 jours avant le concert, après validation du répertoire, de l’horaire et de l’itinéraire. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute.
À quelle heure ouvrir le lieu le jour du concert ?: Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Ce temps couvre la vérification des espaces et des toilettes, l’installation des chaises, le test audio et la préparation de l’accueil.

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