Ein Orgelkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Orgelkonzert entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Lege zuerst Termin, Programm, Ort und Organisten fest, bevor du Einladungen verschickst oder den Eintritt kalkulierst. Danach folgen Genehmigungen, Urheberrechte, Anmeldungen und das Programmheft. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen klaren Zugang zur Kirche oder zum Konzertort, einen besetzten Empfang und getestete Technik für Ansagen und Wegweisung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Konzertdatum und Programm festlegen
2 Personen
2
Orgel und Konzertort reservieren
3
Organisten engagieren
4
Repertoire und Spieldauer bestätigen
2 Personen
5
Genehmigungen und Urheberrechte prüfen
6
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Konzert online veröffentlichen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Programm und Route veröffentlichen
12
Programmheft gestalten
13
Programmhefte drucken lassen
14
Freiwillige für den Empfang einteilen
15
Catering und Einkäufe bestellen
16
Wettervorhersage prüfen
17
Besucherlisten und Zahlungen prüfen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Locationschlüssel und Zugang regeln
20
Programme und Namensschilder bereitlegen
2 Personen
21
Location öffnen
2 Personen
22
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen
23
Stühle aufstellen
4 Personen
24
Empfangstisch aufbauen
2 Personen
25
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
28
Beschilderung anbringen
2 Personen
29
Orgel und Spielbereich prüfen
2 Personen
30
Noten und Notenständer bereitstellen
31
Licht und Mikrofon testen
2 Personen
32
Programm und Publikumsinformationen durchgehen
2 Personen
33
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen

Event

34
Einlass- und Empfangstheke besetzen
2 Personen
35
Besucher begrüßen
3 Personen
36
Programmhefte verteilen
2 Personen
37
Getränke und Empfang betreuen
3 Personen
38
Spätankömmlinge zu ihren Plätzen begleiten
2 Personen
39
Konzert ankündigen
40
Orgelkonzert durchführen
41
Pausengetränke servieren
3 Personen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Besucher beim Verlassen begleiten
2 Personen
44
Informellen Austausch moderieren
2 Personen

Nachbereitung

45
Geschirr sammeln
2 Personen
46
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
47
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
48
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
49
Geräte ausschalten
2 Personen
50
Geschirr abwaschen
3 Personen
51
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
52
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
53
Toiletten reinigen
2 Personen
54
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
55
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
56
Zahlungen und Belege archivieren
57
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
TischeAnz. 6
Empfangstisch
HockerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 120
TortenplattenAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2

Ausstattung

Kabelloses Mikrofon
Mikrofonständer
Aktiver Sprecher
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
Notenpult
Klavierbank
TaschenlampenAnz. 3

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 4
TischdeckeAnz. 6
NamensschilderAnz. 20
KlebebandAnz. 4
WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
Ersatz-LED-LampenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 2
ReinigungsschwämmeAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
Besen und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige die Spieldauer frühzeitig mit dem Organisten. Plane zusätzlich etwa 30 Minuten für Einlass, Begrüßung und den Übergang nach dem Konzert ein, damit Programm und Route korrekt veröffentlicht werden können.
Prüfe Genehmigungen und Urheberrechte, bevor du das Konzert online stellst. Änderungen am Programmheft kurz vor dem Druck führen oft zu unnötigen Kosten und fehlenden Angaben.
Plane den Empfang für die ersten 30 Minuten vor Konzertbeginn mit mindestens zwei Personen. Eine Person prüft Besucherlisten und Zahlungen, während die andere Namensschilder, Programme und Fragen der Gäste übernimmt.
Teste Mikrofon, Mikrofonständer, aktiven Lautsprecher und Verlängerungskabel spätestens am Vortag am vorgesehenen Platz. Lege Taschenlampen und Ersatz-LED-Lampen bereit, weil dunkle Wege und schlecht sichtbare Stufen häufig übersehen werden.
Richte Kaffee und Tee erst nach der Sitzordnung ein: mindestens eine Kaffeemaschine oder einen Wasserkocher, Thermoskannen sowie Tassen, Gläser und Teelöffel. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vorher, damit Catering und Einkäufe angepasst werden können.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Orgelkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Termin, Orgel und Konzertort, Organist, Rechte, Einladungen und Programmheft noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann sollte der Organist für ein Orgelkonzert gebucht werden?: Buche den Organisten möglichst 8 bis 10 Wochen vor dem Konzert. Bestätige danach innerhalb von 7 Tagen Repertoire, Spieldauer und benötigte Ausstattung wie Notenpult und Klavierbank.
Wie früh sollte man Einladungen für ein Orgelkonzert verschicken?: Versende Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Veröffentliche Programm, Route und Anmeldemöglichkeit spätestens 3 Wochen vorher und prüfe die Anmeldungen erneut 2 Tage vor dem Konzert.
Was muss am Tag des Orgelkonzerts zuerst erledigt werden?: Öffne den Konzertort etwa 2 Stunden vor Beginn und kontrolliere Räume, Toiletten, Zugang und Beleuchtung. Stelle danach die Stühle auf, baue den Empfangstisch auf und teste die Technik, bevor die ersten Gäste eintreffen.

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