Cómo organizar un concierto de órgano sin dejar cabos sueltos
Organizar un concierto de órgano empieza mucho antes de abrir las puertas: primero se cierran la fecha, el programa, el lugar y el organista. Después hay que resolver permisos, derechos de autor, presupuesto, entradas y comunicación. En los últimos días, la recepción, los programas impresos, el acceso al edificio y el montaje requieren una revisión concreta. Esta guía sigue el orden de trabajo para que el concierto avance sin improvisaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa del concierto
2 personas
- 2
Reservar el órgano y el lugar del concierto
- 3
Contratar organista
- 4
Confirmar repertorio y duración
2 personas
- 5
Revisar permisos y derechos de autor
- 6
Fijar el presupuesto y el precio de entrada
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar el concierto en línea
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Publicar el programa y la ruta
- 12
Maquetar el programa
- 13
Imprimir folletos del programa
- 14
Asignar voluntarios para la recepción
- 15
Pedir el catering y las compras
- 16
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 17
Comprobar la lista de visitantes y los pagos
2 personas
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Gestionar las llaves y el acceso de los locales
- 20
Preparar los programas y las acreditaciones
2 personas
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Comprobar los espacios y los aseos
2 personas
- 23
Colocar las sillas
4 personas
- 24
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 25
Montar el punto de café y té
2 personas
- 26
Enfriar las bebidas
2 personas
- 27
Dejar listos los programas
2 personas
- 28
Colgar señalización
2 personas
- 29
Comprobar el órgano y el espacio de actuación
2 personas
- 30
Preparar las partituras y el atril
- 31
Probar la luz y el micrófono
2 personas
- 32
Repasar el programa y la información para el público
2 personas
- 33
Preparar café y té
2 personas
Evento
- 34
Atender el mostrador de entrada y recepción
2 personas
- 35
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 36
Repartir los programas
2 personas
- 37
Encargarse de las bebidas y la recepción
3 personas
- 38
Guiar a los que llegan tarde a sus asientos
2 personas
- 39
Anunciar el concierto
- 40
Ofrecer un concierto de órgano
- 41
Servir bebidas del descanso
3 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
- 44
Coordinar la charla informal posterior
2 personas
Seguimiento
- 45
Recoger la vajilla
2 personas
- 46
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
- 47
Retirar sillas y mesas
4 personas
- 48
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
- 49
Apagar el equipo
2 personas
- 50
Lavar la vajilla
3 personas
- 51
Recoger y retirar la basura
2 personas
- 52
Limpiar la sala y la entrada
3 personas
- 53
Limpiar los baños
2 personas
- 54
Cerrar el recinto
2 personas
- 55
Devolver el material prestado
2 personas
- 56
Archivar pagos y recibos
- 57
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesascant. 6
- Mesa de recepción
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Cucharillascant. 120
- Cucharones de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
Equipo
- Micrófono inalámbrico
- Soporte de micrófono
- Altavoz activo
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Atril para música
- Banco de piano
- Linternascant. 3
Decoración
- Arreglos floralescant. 4
- Mantelcant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 20
- Cinta adhesivacant. 4
- Carteles direccionalescant. 8
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Lámparas LED de repuestocant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 2
- Esponjas de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el repertorio y la duración antes de publicar el concierto. Reserva al organista y el lugar con varias semanas de margen, porque cualquier cambio afecta a las invitaciones, el programa y los permisos.
- Calcula la recepción por persona: prepara aproximadamente 2 tazas de café o té y 2 vasos por asistente si habrá una pausa o encuentro posterior. Confirma las preferencias dietéticas y encarga el catering al menos 5 días antes.
- Haz una comprobación final de derechos de autor y permisos como mínimo 3 semanas antes. Guarda por escrito quién los tramita y qué repertorio queda confirmado; cambiar una pieza a última hora puede obligar a rehacer el programa.
- Asigna los voluntarios de recepción antes de imprimir acreditaciones y programas. Para una entrada fluida, prevé al menos 2 personas: una para comprobar visitantes y pagos y otra para entregar programas y orientar hacia los aseos o la sala.
- El día del concierto, abre el edificio con tiempo suficiente para revisar accesos, espacios y aseos, colocar las sillas y probar el micrófono, el altavoz y los cables. Ten linternas y lámparas LED de repuesto disponibles si la iluminación de la sala falla.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de órgano?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar el órgano y contratar al organista. Deja 3 semanas para permisos, derechos, repertorio definitivo y publicación del programa.
- ¿Cuánto dura normalmente un concierto de órgano?
- Define una duración de entre 60 y 90 minutos, según el repertorio y si habrá pausa. Confirma la duración exacta antes de enviar invitaciones y maquetar el programa.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para la recepción?
- Para un concierto de hasta 100 visitantes, asigna como mínimo 2 voluntarios: uno para pagos y lista de visitantes y otro para programas, acreditaciones y orientación. Añade una tercera persona si también se sirve café y té durante la llegada.
- ¿Cuándo hay que preparar el café y el té?
- Monta el punto de café y té entre 30 y 45 minutos antes de la llegada prevista. Calcula unas 2 tazas por persona y deja termos, tazas, cucharillas y bebidas de reposición listos antes de abrir.
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