Organiser un concert d’orgue sans rien laisser au hasard

Un concert d’orgue se prépare dans un ordre précis : l’église et l’organiste d’abord, puis la date, le programme et l’accueil du public. Les oublis arrivent souvent dans les détails : informations de stationnement, besoins alimentaires, branchements techniques ou chauffage de la salle. Prévoyez aussi une équipe pour l’entrée, le vestiaire, les chaises et le service après le concert. Ce plan vous aide à avancer de la confirmation de la date jusqu’à la fermeture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver l’espace de l’église
2
Réserver l’orgue et l’organiste
3
Confirmer la date du concert
4
Établir le programme
2 personnes
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les bénévoles
10
Envoyer les infos de parking
11
Consigner les accords techniques
2 personnes
12
Faire imprimer le programme
13
Créer des panneaux de direction
14
Vérifier la liste des courses
15
Faire les courses
2 personnes
16
Clôturer les inscriptions
17
Imprimer la liste des visiteurs
18
Préparer les programmes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer le stock de café

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier l’éclairage et le chauffage
2 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Installer des tables d'accueil
2 personnes
25
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
26
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
27
Déposer les programmes à l'entrée
28
Installer le point café et thé
2 personnes
29
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux de service
2 personnes
30
Préparer les boissons
2 personnes
31
Vérifier l’orgue et l’aire de jeu
2 personnes
32
Passer en revue le programme avec l’organiste
2 personnes
33
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
34
Tenir le vestiaire
2 personnes
35
Accueillir les visiteurs
4 personnes
36
Traiter les cartes et les dons
2 personnes
37
Distribuer les programmes
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
40
Fermer les portes de la salle
41
Annoncer le concert
42
Encadrer le public pendant le concert
2 personnes
43
Assurer la pause
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons pendant la pause
2 personnes
45
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
46
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
47
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

48
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
49
Faire la vaisselle
2 personnes
50
Rassembler les déchets
2 personnes
51
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
52
Retirer les panneaux d’orientation
53
Fermer le lieu
2 personnes
54
Enregistrer les objets trouvés
55
Vérifier le matériel
2 personnes
56
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
57
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 6
Portantsqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pichets de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Pinces de serviceqté 4

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pieds de microqté 2
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4
Bougies LEDqté 20

Décoration

Compositions floralesqté 4
Nappesqté 6
Pupitres de programmeqté 2
Supports de panneaux d’itinéraireqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez l’église et l’organiste avant d’annoncer la date. Faites ensuite confirmer par écrit les horaires d’accès, les accords techniques, l’éclairage, le chauffage et les éventuelles contraintes liées à l’orgue.
Fixez rapidement la capacité d’accueil et le mode d’inscription. Clôturez les inscriptions assez tôt pour imprimer la liste des visiteurs, préparer les programmes et adapter les boissons aux réponses reçues.
Ne laissez pas l’accueil au dernier moment : prévoyez des tables, des chaises, un vestiaire et des panneaux visibles depuis l’entrée. Envoyez les informations de stationnement avec les invitations, puis vérifiez-les quelques jours avant.
Organisez le déroulement du jour J par horaires. L’ouverture du lieu, l’installation des chaises, la préparation du café et le refroidissement des boissons doivent être terminés avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Attribuez un responsable à chaque zone : accueil, vestiaire, technique, boissons et rangement. Testez les rallonges, multiprises, pieds de micro et piles de rechange avant l’ouverture, plutôt que pendant l’installation du concert.

Questions fréquentes

Quand réserver une église pour un concert d’orgue ?: Réservez l’église et l’organiste avant de fixer publiquement la date. Prévoyez au moins 2 à 3 échanges pour confirmer les horaires, l’accès au bâtiment et les conditions techniques.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’orgue ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant le concert. Indiquez aussi la procédure d’inscription, le stationnement et la date limite de réponse.
Combien de temps avant ouvrir l’église le jour du concert ?: Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Ce délai permet de vérifier le chauffage et l’éclairage, installer les chaises et les tables, préparer l’accueil et régler les derniers détails techniques.
Quand clôturer les inscriptions et préparer les programmes ?: Clôturez les inscriptions 3 à 5 jours avant le concert. Vous aurez encore le temps d’imprimer la liste des visiteurs, d’ajuster les achats, de préparer les programmes et de refroidir les boissons.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.