Ein Orgelkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Orgelkonzert entscheidet die Reihenfolge: Erst müssen Kirchenraum, Orgel und Organist feststehen, danach folgen Programm, Einladungen und Empfang. Plane früh, wann Anmeldungen geschlossen werden und wie viele Stühle, Programme und Getränke du tatsächlich brauchst. Viele Details werden erst am Veranstaltungstag sichtbar – etwa fehlende Wegweiser, kalter Kirchenraum oder zu wenig Zeit für Technik und Garderobe. Mit diesem Ablauf behältst du die 57 Aufgaben und die benötigten Materialien im Blick.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Kirchenraum reservieren
- 2
Orgel und Organist buchen
- 3
Konzertdatum bestätigen
- 4
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 5
Einladungen erstellen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Freiwillige einteilen
- 10
Parkinformationen versenden
- 11
Technische Absprachen festlegen
2 Personen
- 12
Programm drucken lassen
- 13
Wegweiser erstellen
- 14
Einkaufsliste prüfen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Anmeldungen schließen
- 17
Besucherliste ausdrucken
- 18
Programme bereitlegen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Kaffeevorrat bereitstellen
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Licht und Heizung kontrollieren
2 Personen
- 23
Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
- 25
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
- 26
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 27
Programme am Eingang auslegen
- 28
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
- 29
Snacks auf Servierplatten anrichten
2 Personen
- 30
Getränke bereitstellen
2 Personen
- 31
Orgel und Spielbereich prüfen
2 Personen
- 32
Programm mit dem Organisten durchgehen
2 Personen
- 33
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 34
Garderobe besetzen
2 Personen
- 35
Besucher empfangen
4 Personen
- 36
Karten und Spenden bearbeiten
2 Personen
- 37
Programme ausgeben
2 Personen
- 38
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
- 40
Saaltüren schließen
- 41
Konzert ankündigen
- 42
Publikum während des Konzerts leiten
2 Personen
- 43
Pause organisieren
3 Personen
- 44
Getränke in der Pause nachfüllen
2 Personen
- 45
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 46
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
- 47
Reste sicher verstauen
2 Personen
Nachbereitung
- 48
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 49
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 50
Abfall sammeln
2 Personen
- 51
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
- 52
Routenschilder entfernen
- 53
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 54
Fundgegenstände registrieren
- 55
Materialien prüfen
2 Personen
- 56
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 57
Übrig gebliebenes Material verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- TischeAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 100
- GebäckgabelnAnz. 100
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- AusgießkannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
Ausstattung
- Geldkassette
- Kartenterminal
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- NotenständerAnz. 2
- ErsatzbatterienAnz. 12
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LED-KerzenAnz. 20
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 4
- TischdeckenAnz. 6
- ProgrammständerAnz. 2
- RoutenhalterAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Kirchenraum und buche Organist und Orgel zuerst. Bestätige das Konzertdatum schriftlich, bevor du Einladungen erstellst oder verschickst.
- Stelle das Programm früh zusammen und gib die gedruckten Programme nicht erst am Konzerttag in Auftrag. Lege außerdem fest, wann Anmeldungen schließen, damit du Besucherliste, Bestuhlung und Empfang planen kannst.
- Kläre technische Details vorab: Notenständer, Verlängerungskabel, Ersatzbatterien und zusätzliche Beleuchtung gehören in die Absprache. Prüfe Licht und Heizung beim Öffnen des Raums und nicht erst kurz vor Beginn.
- Plane für den Empfang getrennte Abläufe ein. Stelle Tische, Tassen, Wassergläser, Kaffeemaschinen und Thermoskannen bereit; Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt beziehungsweise vorbereitet sein.
- Schicke Parkinformationen und Wegweiser spätestens einige Tage vorher. Am Veranstaltungstag erleichtern ein eingerichteter Eingang, Garderobenständer und eine ausgedruckte Besucherliste den Einlass deutlich.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Orgelkonzert organisieren?
- Beginne mehrere Monate vorher mit der Reservierung des Kirchenraums und der Buchung von Organist und Orgel. Programm, Einladungen und technische Absprachen sollten spätestens einige Wochen vor dem Konzert feststehen.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Orgelkonzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Setze eine klare Anmeldefrist und schließe die Anmeldungen einige Tage vorher, damit du Besucherliste, Stühle und Empfang vorbereiten kannst.
- Wie viele Stühle braucht man für ein Orgelkonzert?
- Plane mindestens einen Stuhl pro erwartete angemeldete Person und einige zusätzliche Plätze für Nachmeldungen ein. Bei 80 Anmeldungen sind beispielsweise etwa 85 bis 90 Stühle sinnvoll, sofern der Kirchenraum das zulässt.
- Was muss am Tag des Orgelkonzerts zuerst erledigt werden?
- Öffne den Raum früh genug für die Kontrollen von Licht und Heizung und richte danach Eingang, Garderobe und Bestuhlung ein. Rechne mindestens 2 Stunden vor Beginn ein, damit Technik, Programme, Getränke und Wegweiser nicht unter Zeitdruck vorbereitet werden.
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