Cómo organizar un concierto de órgano paso a paso

Organizar un concierto de órgano empieza mucho antes de abrir las puertas de la iglesia. Primero se confirma el espacio, la fecha y el organista; después se cierra el programa y se informa al público. La recepción requiere tanta previsión como la música: inscripciones, preferencias dietéticas, aparcamiento, sillas, guardarropa y bebidas deben quedar asignados. En los últimos días conviene imprimir los programas, cerrar la lista de visitantes y revisar la parte técnica, la iluminación y la calefacción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el espacio de la iglesia
2
Contratar el órgano y el organista
3
Confirmar la fecha del concierto
4
Elaborar el programa
2 personas
5
Redactar invitaciones
6
Enviar invitaciones
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Asignar voluntarios
10
Enviar la información de aparcamiento
11
Establecer acuerdos técnicos
2 personas
12
Imprimir el programa
13
Hacer carteles de ruta
14
Comprobar la lista de la compra
15
Hacer la compra
2 personas
16
Cerrar inscripciones
17
Imprimir la lista de visitantes
18
Preparar los programas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Preparar el suministro de café

Evento

21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Comprobar la luz y la calefacción
2 personas
23
Colocar las sillas
4 personas
24
Colocar las mesas de recepción
2 personas
25
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
26
Colocar los carteles de ruta
2 personas
27
Colocar los programas en la entrada
28
Montar el punto de café y té
2 personas
29
Colocar los aperitivos en bandejas de servicio
2 personas
30
Preparar las bebidas
2 personas
31
Comprobar el órgano y el espacio de actuación
2 personas
32
Repasar el programa con el organista
2 personas
33
Montar el mostrador de entrada
2 personas
34
Atender el guardarropa
2 personas
35
Recibir a los visitantes
4 personas
36
Procesar entradas y donaciones
2 personas
37
Repartir programas
2 personas
38
Servir café y té
2 personas
39
Rellenar las bebidas
40
Cerrar las puertas del salón
41
Anunciar el concierto
42
Guiar al público durante el concierto
2 personas
43
Organizar la pausa
3 personas
44
Reponer bebidas durante el descanso
2 personas
45
Guiar al público hacia la salida
2 personas
46
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
47
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

48
Retirar sillas y mesas
4 personas
49
Lavar la vajilla
2 personas
50
Recoger la basura
2 personas
51
Limpiar la sala y la entrada
3 personas
52
Retirar las señales de ruta
53
Cerrar el recinto
2 personas
54
Registrar objetos perdidos
55
Comprobar los materiales
2 personas
56
Devolver el material prestado
2 personas
57
Guardar el stock sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 100
Mesascant. 6
Percheroscant. 2
Taburetescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Bandejas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Jarras para servircant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Pinzas de servircant. 4

Equipo

Caja registradora
Máquina de sellado
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Atrilescant. 2
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Velas LEDcant. 20

Decoración

Arreglos floralescant. 4
Mantelescant. 6
Atriles para programascant. 2
Soportes para carteles de rutacant. 6

Limpieza

Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva la iglesia y confirma al organista antes de anunciar la fecha. Deja cerrados por escrito los acuerdos técnicos, incluidos atriles, cables, regletas y cualquier batería de repuesto.
Prepara el programa y las invitaciones con suficiente antelación para que las inscripciones no se acumulen al final. Cierra las inscripciones antes del concierto y usa la lista definitiva para organizar la entrada.
Asigna voluntarios a funciones concretas, como recepción, guardarropa, orientación y servicio de café. Envía la información de aparcamiento junto con la invitación, no el mismo día del concierto.
Haz una revisión de la iglesia al abrir: comprueba la luz y la calefacción, coloca las sillas y monta las mesas de recepción. Los carteles de ruta deben estar visibles desde la entrada y en cada punto donde el público pueda dudar.
Prepara las bebidas y el servicio de café antes de que llegue el público. Enfría las bebidas con antelación y deja listas las tazas, vasos, cucharillas, bandejas, termos y jarras para no interrumpir la recepción durante el concierto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de órgano?: Empieza al menos con varias semanas de margen para reservar la iglesia, contratar al organista y confirmar la fecha. Las invitaciones deben salir antes de cerrar el programa de recepción y las inscripciones.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para un concierto de órgano?: Ciérralas antes de imprimir la lista de visitantes y los programas definitivos. Reserva tiempo para recoger las preferencias dietéticas y ajustar las compras de bebidas y servicio de café.
¿Qué hay que comprobar el día del concierto de órgano?: Al abrir la ubicación, revisa la luz y la calefacción, coloca las sillas y monta la entrada y el guardarropa. Comprueba también que los carteles, atriles, cables y regletas estén en su sitio antes de recibir al primer visitante.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el café y las bebidas?: Enfría las bebidas antes de abrir y prepara el suministro de café con margen suficiente para que esté listo durante la recepción. Coloca con antelación las tazas, vasos, cucharillas, termos y bandejas de servir.

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