Organiser un concert d’harmonie sans rien oublier

Un concert d’harmonie se prépare bien avant l’arrivée des musiciens et du public. Il faut avancer dans le bon ordre : fixer la date et le programme, réserver les salles, confirmer les participants, puis régler les aspects techniques et l’accueil. Cette checklist regroupe 77 tâches et 53 éléments à prévoir, des pupitres et chaises d’orchestre aux micros, programmes imprimés et boissons. Elle vous aide aussi à repérer les détails souvent traités trop tard, comme les autorisations, le stationnement et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Réserver la salle de répétition
Vérifier les autorisations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Coordonner le programme avec le chef d'orchestre
2 personnes
Vérifier les parties de musique
3 personnes
Confirmer les musiciens en spectacle
Réserver le catering
Réserver le matériel technique
Concevoir les supports imprimés
Faire imprimer les programmes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les services d’entrée et de bar
Créer les informations sur la circulation et le stationnement
Publier les informations au public
Vérifier la liste des instruments
2 personnes
Créer le plan de placement des sièges pour l’orchestre
2 personnes
Créer le plan de placement du public
2 personnes
Créer des badges nominatifs pour l’orchestre
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les instruments
3 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer les sièges de l'orchestre
4 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer le pupitre du chef d'orchestre
2 personnes
Décharger les instruments
5 personnes
Installer le système son
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Aménager la table d’entrée
2 personnes
Déposer les programmes à l'entrée
Aménager le bar et le coin café
3 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer les panneaux de parcours et de salle
2 personnes

Événement

Accueillir l’orchestre
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Vérifier les billets et les réservations
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Annoncer le concert
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
Servir les boissons de la pause
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Animer le moment des applaudissements
Accompagner le public vers l'apéritif
3 personnes
Servir les amuse-bouches
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le départ des musiciens
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

Charger les instruments
5 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 120
Chaises d’orchestreqté 55
Tablesqté 10
Tables de logeqté 3
Table d’accueil
Îles du barqté 2

Équipement

Pupitres de musiqueqté 55
Estrade du chef d'orchestre
Intervenants actifsqté 2
Mixeur audio
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Lampes de pupitre pour musiciensqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4
Chariots à instrumentsqté 4
Pupitresqté 4

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 120
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 8
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Distributeurs de boissonsqté 3
Pains de glaceqté 16
Courses

Décoration

Compositions floralesqté 6
Nappesqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 8
Badges nominatifsqté 60

Éclairage

Lampadaires LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Imprimés

Programmes de concertqté 140
Liste des réservationsqté 3
Cartes de stationnementqté 30

Sécurité

Trousse de premiers secours
Passe-câblesqté 8
Extincteursqté 2

Nettoyage

Seauxqté 3
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Chariot de nettoyage

Conseils

Bloquez d’abord la date, le programme et les deux espaces nécessaires : la salle du concert et la salle de répétition. Vérifiez les autorisations avant d’envoyer les invitations, car une contrainte administrative peut modifier toute l’organisation.
Ne laissez pas les inscriptions ouvertes jusqu’au dernier moment. Prévoyez un premier traitement des réponses, puis une vérification finale quelques jours avant le concert pour confirmer les musiciens, les besoins alimentaires et les informations pratiques.
Validez le plan de scène avec le chef d’orchestre avant l’installation. Le nombre de chaises d’orchestre, de pupitres, de lampes de pupitre et la place de l’estrade du chef dépendent directement de cette disposition.
Réservez le matériel technique et le catering séparément, puis contrôlez les branchements sur place. Comptez notamment les rallonges, multiprises, microphones, pieds de micro, mixeur audio et ruban gaffer : ces petits éléments manquent souvent le jour du montage.
Préparez l’accueil du public avant l’impression des supports. Le plan de placement, la table d’accueil, les badges de l’orchestre, les programmes, les informations de circulation et la répartition des bénévoles doivent être cohérents et finalisés au même moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’harmonie ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour réserver la salle, obtenir les autorisations, confirmer les musiciens et organiser la technique. Commencez plus tôt si le concert demande beaucoup d’inscriptions ou une répétition dans une salle différente.
Quand faut-il imprimer les programmes du concert ?: Faites imprimer les programmes environ 7 à 10 jours avant le concert, lorsque le programme musical, les participants et les horaires sont confirmés. Gardez quelques exemplaires vierges ou prévoyez une petite marge pour les changements de dernière minute.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert d’harmonie ?: Prévoyez au moins 4 à 6 bénévoles pour un concert de taille courante : accueil, contrôle des entrées, bar et aide au placement. Ajoutez 2 personnes si le montage, le rangement ou la circulation du public demandent une présence dédiée.
Quand vérifier le matériel de scène et les instruments ?: Faites une première vérification une semaine avant, puis un contrôle complet le jour du montage. Comparez la liste des instruments et du matériel avec ce qui est réellement présent au moins 2 heures avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.