Organiser un concert d’harmonie sans rien laisser au dernier moment

Un concert d’harmonie se prépare dans un ordre précis : d’abord la date et le lieu, puis les autorisations, le programme et les musiciens. Les répétitions, la billetterie et la technique doivent ensuite avancer en parallèle. Prévoyez aussi l’accueil du public, le catering et une équipe de bénévoles clairement répartie. Ce plan rassemble les étapes nécessaires, du premier accord avec le chef d’orchestre jusqu’au rangement après le concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du concert
2 personnes
2
Confirmer le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Établir le programme
3 personnes
5
Confirmer le chef d’orchestre
6
Recenser les musiciens
2 personnes
7
Planifier les répétitions
2 personnes
8
Concevoir les invitations
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir la billetterie
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Réserver le catering
14
Réserver les boissons
15
Réserver des chaises
16
Réserver le matériel de sonorisation
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Imprimer le programme
2 personnes
20
Imprimer les cartes
21
Vérifier les parties de musique
3 personnes
22
Définir la répartition des sièges
2 personnes
23
Dessiner le plan de la scène
2 personnes
24
Créer des panneaux de direction
25
Préparer la décoration
2 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer le service traiteur
3 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Réception des livraisons
2 personnes
31
Vérifier la salle
2 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Installer les chaises des musiciens
3 personnes
34
Installer les pupitres
3 personnes
35
Installer le pupitre du chef d’orchestre
2 personnes
36
Installer les instruments
6 personnes
37
Raccorder le matériel audio
2 personnes
38
Installer les microphones
2 personnes
39
Régler l’éclairage
2 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Préparer les programmes
2 personnes
42
Installer la caisse
2 personnes
43
Aménager le bar
3 personnes
44
Mettre en place le point café
2 personnes
45
Vérifier les toilettes
46
Effectuer la vérification du son
3 personnes
47
Effectuer la répétition générale
35 personnes
48
Briefer les musiciens
2 personnes

Événement

49
Ouvrir les portes
3 personnes
50
Accueillir les visiteurs
4 personnes
51
Contrôler les billets
2 personnes
52
Distribuer les programmes
2 personnes
53
Tenir le vestiaire
2 personnes
54
Servir les boissons
3 personnes
55
Annoncer le concert
56
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Annoncer la pause
59
Servir des amuse-bouches
3 personnes
60
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
61
Répondre aux questions du public
62
Annoncer le départ
63
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
64
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

65
Emballer les instruments
6 personnes
66
Rassembler les partitions
3 personnes
67
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
68
Ranger le stock du bar
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Remettre les chaises en place
4 personnes
72
Remettre les pupitres en place
3 personnes
73
Retirer la décoration
3 personnes
74
Nettoyer la salle
4 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Rassembler les objets trouvés
77
Fermer le lieu
2 personnes
78
Retourner les matériels
2 personnes
79
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
80
Vérifier le matériel de caution
81
Répondre aux messages des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour les visiteursqté 180
Chaises de musicienqté 45
Tablesqté 12
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettes à dessertqté 180
Cuillères à caféqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Caisse
Terminal de paiement
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Lampes de pocheqté 4

Matériel musical

Pochettes à partitionsqté 45
Sets de crayonsqté 10
Pailles de rechangeqté 20
Pieds de microqté 12
Boîtiers de voteqté 4
Emboutsqté 6
Cordes de rechangeqté 6
Chiffons d’entretienqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 8
Bandes adhésivesqté 4

Éclairage

Spots lumineuxqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Bougies LEDqté 24

Cuisine

Tire-bouchonsqté 3
Décapsuleursqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 3
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Gants en caoutchoucqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de lancer les invitations. Vérifiez ensuite les autorisations, la capacité d’accueil et les horaires d’accès à la salle : ces éléments conditionnent la billetterie et le plan de scène.
Travaillez avec un calendrier de répétitions dès que la liste des musiciens est confirmée. Gardez un créneau séparé pour tester les pupitres, les microphones, les haut-parleurs et la table de mixage dans la salle du concert.
Ouvrez la billetterie suffisamment tôt pour suivre les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Prévoyez une solution de paiement sur place avec une caisse et un terminal, même si les billets sont vendus en ligne.
Ne limitez pas les réservations aux chaises du public : il faut aussi les chaises des musiciens, les pupitres, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles. Comptez le matériel sur place au moins une semaine avant le concert.
Répartissez les bénévoles par missions concrètes : billetterie, orientation, accueil, catering et rangement. Imprimez le programme, les cartes et les panneaux de direction avant le jour J, puis faites un briefing de 15 minutes à l’arrivée de l’équipe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’harmonie ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, le chef d’orchestre, les musiciens, les répétitions, la technique et la billetterie sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il ouvrir la billetterie d’un concert ?: Ouvrez-la environ 4 à 6 semaines avant la date du concert. Arrêtez les inscriptions quelques jours avant si vous devez transmettre au catering le nombre de repas ou de besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concert d’harmonie ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour la billetterie, 2 pour l’accueil et l’orientation, et 2 pour le catering et le rangement. Ajoutez une personne référente pour coordonner l’équipe pendant toute la journée.
Quand tester la sonorisation et le plan de scène ?: Faites un test complet 1 à 2 semaines avant, puis une vérification le jour J avant l’arrivée du public. Contrôlez les microphones, pieds, haut-parleurs, câbles, multiprises et passe-câbles avec le plan des sièges sous les yeux.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.