Organiser un camp de musique sans rien oublier

Un camp de musique demande de coordonner les participants, les dortoirs, les répétitions et les repas sur plusieurs jours. Commence par fixer les dates et le programme, puis réserve rapidement le lieu, les chambres et les salles de répétition. Les inscriptions permettent ensuite de préparer les groupes, les chambres, les repas et les contacts d’urgence. La dernière semaine, vérifie les partitions, les instruments, la sonorisation et les horaires d’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du camp et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les dortoirs
2 personnes
Réserver les salles de répétition
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Établir le plan des chambres
2 personnes
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Créer le planning des répétitions
2 personnes
Créer le programme d'activités
2 personnes
Planifier les enseignants et les encadrants
2 personnes
Planifier les repas et les pauses
2 personnes
Faire la liste des courses
2 personnes
Sélectionner les morceaux de musique
3 personnes
Vérifier les morceaux et les partitions
3 personnes
Imprimer les partitions
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Coordonner les transports et les heures d’arrivée
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler les instruments et le matériel
3 personnes
Tester le matériel de musique
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Organiser les clés et l’accès
Inspecter le lieu
2 personnes
Aménager les espaces de couchage
4 personnes
Aménager les salles de répétition
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer l’espace repas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les installations sanitaires
Afficher les consignes de sécurité

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Attribuer les couchages
3 personnes
Expliquer les règles du camp
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Accompagner les groupes vers les salles de répétition
3 personnes
Encadrer les répétitions
4 personnes
Distribuer les partitions
2 personnes
Préparer les boissons de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le déjeuner
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire les tours de vaisselle
3 personnes
Gérer l’équipement audio
2 personnes
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Annoncer le moment de repos et le coucher
2 personnes
Vérifier les espaces de couchage
3 personnes
Assurer la veille de nuit
2 personnes
Préparer le petit déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Encadrer les répétitions du matin
4 personnes
Encadrer la présentation finale
4 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Ranger les instruments de musique
4 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
3 personnes
Rassembler les pupitres de musique
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Libérer les espaces de couchage
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les salles de répétition
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Compter le stock
Vérifier les dommages sur le matériel
2 personnes
Rapporter les clés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
Informer les participants des réassorts

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 50
Tables pliantesqté 4
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 8
Paravents de vestiaireqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 80
Tassesqté 60
Couvertsqté 60
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Métronomesqté 6
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Câbles d'instrumentsqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Casques audioqté 6
Clavier
Support de clavier
Diapasonsqté 4
Pilesqté 24
Serre-câblesqté 2
Ruban gafferqté 6
Rallonges électriquesqté 3
Clés USBqté 4

Matériel musical

Classeurs de partitionsqté 50
Crayonsqté 60
Gommeqté 20
Blocs-notesqté 50
Tableaux blancsqté 3
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Bacs à partitionsqté 6

Matériel de couchage

Matelas de couchageqté 45
Coussinsqté 45
Couverturesqté 45
Lampes de nuitqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Lampes de pocheqté 8
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Plaques de cuissonqté 2
Grandes casserolesqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Gants de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Panneaux de directionqté 15
Affiches du programmeqté 10
Ruban de marquage coloréqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures anti-feuqté 2
Gilets de sécuritéqté 6
Talkies-walkies de pocheqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu, les dortoirs et les salles de répétition dès que les dates sont fixées : les espaces adaptés aux groupes de musique partent souvent avant les autres.
Demande les informations alimentaires et les contacts d’urgence au moment de l’inscription, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant le départ.
Prépare le planning des répétitions avec des créneaux réalistes et garde au moins 15 minutes entre deux séances pour déplacer les instruments et installer les pupitres.
Envoie aux participants un récapitulatif au plus tard 5 jours avant le camp avec l’adresse, l’heure d’arrivée, la répartition des chambres, les groupes et le programme.
Teste la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones, les câbles et les rallonges avant le début du camp. Prévois aussi des piles et des serre-câbles pour les petits incidents.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp de musique ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant le camp. Fixe d’abord les dates, le programme, le lieu, les dortoirs et les salles de répétition, puis ouvre les inscriptions.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?: Laisse généralement les inscriptions ouvertes pendant 3 à 4 semaines. Garde ensuite au moins 2 semaines pour traiter les réponses, former les groupes et établir le plan des chambres.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie un premier message dès la confirmation de l’inscription, puis un récapitulatif complet 5 à 7 jours avant l’arrivée. Indique les horaires de transport, les repas, les chambres et le matériel musical nécessaire.
Que vérifier la veille d’un camp de musique ?: La veille, vérifie les arrivées, les chambres, les repas, les partitions imprimées et le matériel de musique. Teste chaque équipement électrique et prépare le matériel de premiers secours avant l’accueil du premier groupe.

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