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Organiser une clinique musicale sans rien oublier

Une clinique musicale demande de coordonner les enseignants, les participants, les instruments et plusieurs espaces de travail. Commence par fixer la date et le programme, puis avance vers les inscriptions, la répartition des salles et la préparation technique. Cette checklist couvre les 59 tâches et 60 fournitures du plan, jusqu’à l’installation de l’accueil. Tu sauras aussi quoi vérifier dans les derniers jours, notamment les partitions, les besoins alimentaires et les instruments de rechange.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Réserver le lieu et les espaces

  • Confirmer les enseignants de la clinique

  • Établir le formulaire d'inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Recenser le niveau sonore de la musique

  • Inventorier les instruments

    2 personnes

  • Imprimer la liste des participants

  • Créer des badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer le programme

  • Imprimer les partitions

    2 personnes

  • Trier les partitions

    2 personnes

  • Répartir les salles de répétition

    2 personnes

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Vérifier les instruments

    2 personnes

  • Préparer les pièces de rechange

  • Commander le catering

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Vider les réfrigérateurs

  • Nettoyer les espaces

    2 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Aménager le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Préparer le matériel d'inscription

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Libérer l’espace de la scène

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    2 personnes

Événement

  • Accueil des participants

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Accompagner les participants vers les salles

    2 personnes

  • Ouvrir la clinique

  • Animer l’échauffement musical

    2 personnes

  • Animer la clinique technique

    2 personnes

  • Accompagner la clinique d’ensemble

    3 personnes

  • Encadrer les exercices individuels

    3 personnes

  • Encadrer les salles de répétition

    3 personnes

  • Assurer la pause café

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Distribuer les partitions

    2 personnes

  • Répondre aux questions des participants

    2 personnes

  • Animer la présentation finale

    3 personnes

  • Assurer la clôture

Suivi

  • Ranger les instruments en toute sécurité

    3 personnes

  • Éteindre la technique

    2 personnes

  • Rassembler le matériel emprunté

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer les espaces

    3 personnes

  • Vider les glacières

    2 personnes

  • Stocker la restauration restante

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Retourner les instruments empruntés

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 55
  • Tables pliantesqté 2
  • Tables hautesqté 3
  • Nappesqté 10

Équipement

  • Microphones sans filqté 3
  • Pieds de microqté 3
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Pieds de microqté 25
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Casques audioqté 10
  • Métronomesqté 6
  • Appareils d’enregistrementqté 2
  • Paperboardsqté 3
  • Marqueurs pour paperboardqté 12
  • Tabouret de piano

Matériel musical

  • Clavierqté 2
  • Guitares électriquesqté 4
  • Guitares acoustiquesqté 4
  • Amplis de guitareqté 4
  • Basse électriqueqté 2
  • Amplis de basseqté 2
  • Kit de batterie
  • Instruments de percussionqté 8
  • Câbles pour instrumentsqté 15
  • Supports de guitareqté 8
  • Cordes de guitare de rechangeqté 6
  • Picks de guitareqté 50
  • Baguettes de batterieqté 8
  • Boîtiers de voteqté 8
  • Harmonicasqté 4

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 70
  • Tasses à caféqté 50
  • Assiettesqté 60
  • Couvertsqté 60
  • Cuillères à caféqté 50

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Ciseauxqté 4
  • Ruban adhésifqté 6
  • Agrafeusesqté 2
  • Stylosqté 60
  • Badges nominatifsqté 60
  • Pochettes pour documentsqté 60

Décoration

  • Décoration musicaleqté 12
  • Panneau d’accueil
  • Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

  • Lampes LEDqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Balaiqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Spray de nettoyageqté 2
  • Bacs à vaisselleqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloque le programme et les espaces assez tôt pour répartir les participants entre les salles de répétition. Prévois une salle distincte pour l’accueil, les repas et les échanges informels.
  • Traite les inscriptions en notant le niveau musical, l’instrument utilisé et les besoins alimentaires. Ces informations servent directement à former les groupes et à commander le catering.
  • Teste la sonorisation avant l’arrivée des participants : microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, rallonges et multiprises doivent fonctionner ensemble. Vérifie aussi le niveau sonore attendu dans chaque espace.
  • Fais l’inventaire des instruments avant le jour J et distingue clairement le matériel fourni de celui que les participants apportent. Garde les câbles, cordes de guitare, médiators et autres pièces de rechange au même endroit.
  • Imprime les listes, badges, programmes et partitions avant l’installation des tables et des chaises. Trie les partitions par groupe ou atelier afin d’éviter une distribution improvisée à l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une clinique musicale ?
Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer les enseignants, réserver les espaces, ouvrir les inscriptions et commander le catering.
Combien de salles faut-il pour une clinique musicale ?
Prévois au minimum une salle par atelier simultané, plus un espace d’accueil et un espace pour les repas. Ajoute une salle ou une zone séparée si le niveau sonore des répétitions risque de gêner les autres groupes.
Quand imprimer les partitions et les badges ?
Imprime les partitions, le programme, la liste des participants et les badges 3 à 5 jours avant la clinique. Tu auras encore le temps de corriger une inscription ou de remplacer un nom mal orthographié.
Quand vérifier le matériel technique et les instruments ?
Effectue un premier inventaire environ une semaine avant, puis un test complet la veille. Contrôle notamment les microphones, amplis, câbles, rallonges, multiprises et pièces de rechange.

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