Cómo organizar un concierto de música de banda

Organizar un concierto de música de banda requiere coordinar músicos, repertorio, espacio, público y equipo técnico en un orden claro. Empieza fijando la fecha y confirmando el lugar; después comprueba los permisos antes de abrir la venta de entradas. Mientras se prepara el programa, planifica los ensayos, el sonido, las sillas y la atención al público. Los problemas suelen aparecer cuando se dejan para el final las partituras, la distribución del escenario, los cables o los voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del concierto
2 personas
2
Confirmar el lugar
3
Comprobar permisos
4
Elaborar el programa
3 personas
5
Confirmar al director
6
Hacer inventario de los músicos
2 personas
7
Planificar los ensayos
2 personas
8
Diseñar invitaciones
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Abrir la venta de entradas
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Reservar el catering
14
Reservar las bebidas
15
Reservar sillas
16
Reservar equipo de sonido
17
Reclutar voluntarios
2 personas
18
Asignar voluntarios
2 personas
19
Imprimir el programa
2 personas
20
Imprimir entradas
21
Comprobar las partituras
3 personas
22
Definir la distribución de las sillas
2 personas
23
Dibujar la distribución del escenario
2 personas
24
Hacer carteles de ruta
25
Preparar la decoración
2 personas
26
Hacer la compra
2 personas
27
Enfriar bebidas
2 personas
28
Preparar el catering
3 personas
29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Recibir entregas
2 personas
31
Comprobar la sala
2 personas
32
Colocar las sillas
4 personas
33
Colocar las sillas de los músicos
3 personas
34
Colocar los atriles
3 personas
35
Colocar el atril del director
2 personas
36
Preparar los instrumentos
6 personas
37
Conectar el equipo de sonido
2 personas
38
Colocar los micrófonos
2 personas
39
Configurar la iluminación
2 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Preparar los programas
2 personas
42
Preparar la caja
2 personas
43
Montar la barra
3 personas
44
Montar el punto de café
2 personas
45
Comprobar los baños
46
Realizar la prueba de sonido
3 personas
47
Realizar el ensayo general
35 personas
48
Instruir a los músicos
2 personas

Evento

49
Abrir las puertas
3 personas
50
Recibir a los visitantes
4 personas
51
Comprobar los mapas
2 personas
52
Repartir programas
2 personas
53
Atender el guardarropa
2 personas
54
Servir las bebidas
3 personas
55
Anunciar el concierto
56
Coordinar la primera parte del concierto
2 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Anunciar el descanso
59
Servir aperitivos
3 personas
60
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
61
Responder preguntas del público
62
Anunciar la despedida
63
Despedir a los visitantes
3 personas
64
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

65
Empacar instrumentos
6 personas
66
Recopilar las partituras
3 personas
67
Apagar el equipo de sonido
2 personas
68
Ordenar el stock del bar
3 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Volver a colocar las sillas
4 personas
72
Volver a colocar los atriles
3 personas
73
Retirar la decoración
3 personas
74
Limpiar la sala
4 personas
75
Limpiar los baños
2 personas
76
Recoger objetos perdidos
77
Cerrar el recinto
2 personas
78
Devolver los materiales
2 personas
79
Retirar los productos no utilizados
2 personas
80
Comprobar los materiales de depósito
81
Responder a los mensajes de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas para visitantescant. 180
Sillas para músicoscant. 45
Mesascant. 12
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 3
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Platos de postrecant. 180
Cucharillas de cafécant. 180
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 12

Equipo

Atriles de músicacant. 45
Atril del director
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Caja registradora
Máquina de sellado
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Linternas de manocant. 4

Material de música

Carpetas para partiturascant. 45
Sets de lápicescant. 10
Pajitas de repuestocant. 20
Soportes para instrumentoscant. 12
Dispositivos de votacióncant. 4
Boquillascant. 6
Cuerdas de repuestocant. 6
Paños de mantenimientocant. 12

Decoración

Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Arreglos floralescant. 6
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 8
Tiras adhesivascant. 4

Iluminación

Focoscant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Velas LEDcant. 24

Cocina

Sacacorchoscant. 3
Abridores de botellascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 4
Tijerascant. 3
Bandejas de servircant. 12

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Guantes de gomacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Confirma los permisos antes de anunciar el concierto o imprimir entradas. Deja al menos cuatro semanas para resolver requisitos del lugar, seguros o autorizaciones que no dependan directamente de ti.
Cierra el programa antes de planificar los ensayos. Reserva varios ensayos completos y comprueba con antelación que cada músico tenga su partitura y que el director conozca el orden de las piezas.
Dibuja dos distribuciones distintas: una para las sillas de los músicos y otra para el público. Haz una prueba de sonido con micrófonos, altavoces, mesa de mezclas y cables colocados exactamente como estarán durante el concierto.
Calcula el servicio de bebidas y catering a partir de las inscripciones y sus preferencias dietéticas. Confirma las reservas como mínimo una semana antes y prepara tazas, vasos, jarras, bandejas y neveras portátiles para que el servicio no bloquee las entradas.
Asigna los voluntarios por franjas y funciones, no solo por nombre. Procura tener una persona para recibir al público, otra para las entradas y al menos dos para orientar, reponer bebidas y resolver incidencias durante el concierto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de música de banda?: Empieza entre ocho y doce semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar y los permisos, preparar el programa, abrir la venta de entradas, reservar el sonido y organizar los ensayos sin concentrarlo todo en los últimos días.
¿Cuándo hay que comprobar el equipo de sonido?: Haz una comprobación técnica completa entre tres y siete días antes y otra prueba el mismo día. Revisa micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, alargadores, regletas y alfombrillas para cables.
¿Cuántos ensayos hacen falta para un concierto de banda?: Planifica como mínimo tres ensayos: dos de repertorio y uno completo con el orden del programa. Reserva el último dentro de los siete días previos para detectar problemas de entradas, cambios de escenario y duración.
¿Cuándo se deben imprimir las entradas y el programa?: Imprime las entradas cuando el lugar, el precio y el programa estén cerrados, idealmente entre dos y tres semanas antes. El programa puede imprimirse en la semana del concierto, después de revisar por última vez nombres, repertorio y horarios.

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