Organiser un concert d’essai sans oublier l’essentiel
Pour organiser un concert d’essai, commence par verrouiller la date, le lieu et le programme avant de gérer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les places, le buffet et les besoins alimentaires. La technique doit être vérifiée avec les artistes, puis installée avant l’arrivée du public : son, micros, éclairage et câbles sécurisés. Le jour même, garde du temps pour les réglages, le briefing et l’accueil, car ce sont les étapes le plus souvent comprimées.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Définir les artistes et le répertoire
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Faire les réservations
- 7
Mettre à jour la liste des visiteurs
- 8
Collecter les informations des artistes
- 9
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
- 10
Vérifier la liste des courses
- 11
Faire les courses
2 personnes
- 12
Récupérer l'équipement
2 personnes
- 13
Refroidir les boissons
2 personnes
- 14
Préparer les en-cas
2 personnes
- 15
Nettoyer le lieu
2 personnes
- 16
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 17
Dégager la zone du podium
2 personnes
- 18
Installer le matériel sonore
3 personnes
- 19
Brancher les microphones
2 personnes
- 20
Brancher l’éclairage
2 personnes
- 21
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
- 22
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
- 23
Mettre en place le buffet traiteur
2 personnes
- 24
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
- 25
Programme et briefing des artistes
3 personnes
Événement
- 26
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 27
Gérer le vestiaire
- 28
Servir le café et le thé
2 personnes
- 29
Faire le discours d’ouverture
- 30
Encadrer la première prestation
3 personnes
- 31
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 33
Annoncer la pause
- 34
Recueillir les questions du public
- 35
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
- 36
Annoncer le programme du soir
- 37
Encadrer la prestation principale
3 personnes
- 38
Servir les boissons de la pause
2 personnes
- 39
Assurer la clôture
- 40
Reconduire les visiteurs
2 personnes
- 41
Finaliser le vestiaire
Suivi
- 42
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
- 43
Démonter l’éclairage
2 personnes
- 44
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 45
Stocker les restes
2 personnes
- 46
Rassembler les déchets
2 personnes
- 47
Faire la vaisselle
2 personnes
- 48
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 49
Inventorier l’équipement
2 personnes
- 50
Retourner le matériel
2 personnes
- 51
Conserver les objets trouvés
- 52
Rassembler les factures des fournisseurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Portantsqté 2
- Tabouretsqté 6
- Tables de maquillageqté 2
- Éléments de podiumqté 6
- Chaises des vestiairesqté 8
Équipement
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Pieds de haut-parleurqté 2
- Moniteur de scèneqté 2
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Boîtiers DIqté 3
- Câbles d'instrumentsqté 8
- Câbles de microqté 8
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Rallonges à enrouleurqté 2
- Goulottes de câblesqté 6
- Pupitres de musiqueqté 6
- Piles de rechangeqté 12
- Lampes de pupitreqté 4
- Ruban gafferqté 6
- Serre-câblesqté 100
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 2
- Pieds d’éclairageqté 2
Vaisselle
- Verres à eauqté 80
- Verres à vinqté 50
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 6
- Petits bolsqté 12
- Bacs de rangementqté 8
Décoration
- Nappesqté 8
- Fond de scène
- Pupitres de programmeqté 4
- Badges nominatifsqté 10
- Stylosqté 12
- Flyers du programmeqté 80
Catering
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Sets de balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Conseils
- Fixe la date, le lieu et le répertoire avant d’envoyer les invitations. Demande aux artistes leurs informations et besoins techniques au moins 2 semaines à l’avance pour éviter de découvrir trop tard qu’il manque un micro, un pied ou un boîtier DI.
- Traite les inscriptions au fil de l’eau et mets la liste des visiteurs à jour chaque semaine. Arrête le décompte 3 à 5 jours avant le concert afin d’ajuster les réservations, les verres, les assiettes et les quantités du buffet.
- Prévois l’installation technique avant l’ouverture des portes. Compte au minimum 2 heures pour placer les haut-parleurs, la table de mixage, les micros, les retours et l’éclairage, puis garde 30 minutes pour les réglages sonores.
- Dégage la zone du podium avant de monter le matériel et fixe chaque câble avec du ruban ou une goulotte adaptée. Les rallonges, multiprises et câbles de secours doivent être accessibles, mais hors des passages du public.
- Organise l’accueil avant de commencer le briefing des artistes. Installe l’entrée, le vestiaire et le buffet, refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et garde au moins 45 minutes pour le programme et les dernières consignes.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’essai ?
- Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Garde les 2 dernières semaines pour confirmer les artistes, recueillir les besoins techniques et alimentaires, puis finaliser les réservations et les achats.
- Quand envoyer les invitations pour un concert d’essai ?
- Envoie-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, de préférence 3 semaines avant. Relance les invités 7 jours avant et clôture les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement.
- Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation ?
- Compte environ 2 heures pour installer les haut-parleurs, micros, pieds, câbles, retours et table de mixage. Ajoute au moins 30 minutes de balance et prévois 15 minutes supplémentaires pour corriger un câble ou une alimentation manquante.
- Quand refroidir les boissons et préparer le buffet ?
- Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’arrivée des invités, ou la veille si le réfrigérateur est suffisamment grand. Prépare les en-cas le jour même, puis installe le buffet après les réglages sonores et avant l’ouverture des portes.
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