Cómo organizar un concierto sin dejar cabos sueltos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el lugar y el repertorio antes de enviar invitaciones. Envía las invitaciones cuando puedas explicar claramente quién actúa, dónde es y cómo inscribirse; actualiza la lista de visitantes después de cada respuesta.
• Pide las necesidades técnicas de cada artista al menos 7 días antes. Confirma micrófonos, cajas DI, monitores, atriles, cables y conexiones eléctricas; no des por hecho que todo el equipo necesario estará disponible en el lugar.
• Haz la compra cuando conozcas el número de inscritos y recoge las preferencias dietéticas antes de reservar o preparar el catering. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y deja vasos, copas, tazas, platos y cubiertos listos antes de abrir el buffet.
• Reserva un bloque específico para el montaje: primero despeja la zona del escenario y coloca mesas y sillas, después instala sonido e iluminación. Fija los cables con cinta de seguridad o canaletas y mantén libres los pasillos, la entrada y el guardarropa.
• Programa la prueba de sonido antes de que lleguen los visitantes, no durante la recepción. Comprueba cada micrófono, monitor, altavoz, instrumento e iluminación, y entrega a los artistas el programa y la información práctica al menos 30 minutos antes de empezar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto?

Empieza al menos 4 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, artistas e invitaciones. Reserva la última semana para cerrar inscripciones, preferencias dietéticas y necesidades técnicas; el montaje y la prueba de sonido deben quedar para el día del concierto.

¿Cuándo se hace la prueba de sonido?

Hazla antes de la llegada del público y reserva como mínimo 60 minutos si participan varios artistas. Comprueba todos los micrófonos, monitores, instrumentos, altavoces, conexiones y luces, en lugar de limitarte a encender la mesa de mezclas.

¿Cuántas bebidas hay que preparar para un concierto?

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para artistas y visitantes. Enfría las bebidas varias horas antes y ajusta la compra cuando tengas la lista de inscritos y sus preferencias.

¿Qué se suele olvidar al organizar un concierto?

Lo que más se retrasa son las necesidades técnicas de los artistas, los cables de repuesto, las baterías, la información del programa y la señalización de entrada y guardarropa. Confirma esos puntos al menos 7 días antes y revisa el material completo el día anterior.