Ein Probekonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Probekonzert entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf. Zuerst stehen Termin, Ort, Künstler und Repertoire fest; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die technischen Anforderungen. Plane den Aufbau so, dass Tonanlage, Mikrofone und Licht vor dem Soundcheck vollständig angeschlossen sind. Häufig werden Kabelsicherheit, Künstlerinfos und Ernährungswünsche zu spät geklärt. Mit einem festen Zeitplan vermeidest du Verzögerungen vor dem ersten Stück.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Künstler und Repertoire festhalten
2 Personen
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Reservierungen vornehmen
7
Besucherliste aktualisieren
8
Künstlerinformationen sammeln
9
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
10
Einkaufsliste prüfen
11
Einkaufen gehen
2 Personen
12
Equipment abholen
2 Personen
13
Getränke kühlen
2 Personen
14
Snacks vorbereiten
2 Personen
15
Location reinigen
2 Personen
16
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
17
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
18
Tonanlage aufbauen
3 Personen
19
Mikrofone anschließen
2 Personen
20
Licht anschließen
2 Personen
21
Kabel sicher abkleben
2 Personen
22
Soundcheck durchführen
4 Personen
23
Cateringbuffet einrichten
2 Personen
24
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
25
Programm und Künstlerbriefing
3 Personen

Event

26
Besucher empfangen
2 Personen
27
Garderobe verwalten
28
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
29
Eröffnungsrede halten
30
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
31
Snacks servieren
2 Personen
32
Getränke nachfüllen
2 Personen
33
Pause ankündigen
34
Publikumsfragen sammeln
35
Zweiten Auftritt betreuen
3 Personen
36
Abendprogramm ankündigen
37
Hauptauftritt begleiten
3 Personen
38
Pausengetränke servieren
2 Personen
39
Abschluss organisieren
40
Besucher verabschieden
2 Personen
41
Garderobe abschließen

Nachbereitung

42
Tonanlage abbauen
3 Personen
43
Lichttechnik abbauen
2 Personen
44
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
45
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
46
Abfall sammeln
2 Personen
47
Geschirr abwaschen
2 Personen
48
Location reinigen
3 Personen
49
Ausstattung inventarisieren
2 Personen
50
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
51
Fundgegenstände aufbewahren
52
Lieferantenrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 6
UmkleidetischeAnz. 2
BühnenelementeAnz. 6
UmkleidestühleAnz. 8

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
LautsprecherstativeAnz. 2
BühnenmonitorAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 3
InstrumentenkabelAnz. 8
MikrofonkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 2
KabelkanäleAnz. 6
NotenpulteAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 12
NotenständerleuchtenAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

BühnenbeleuchtungAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 2
LichtstativeAnz. 2

Geschirr

WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 50
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6
SchälchenAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
Bühnenhintergrund
ProgrammständerAnz. 4
NamensschilderAnz. 10
StifteAnz. 12
ProgrammflyerAnz. 80

Catering

Einkäufe

Reinigung

MülleimerAnz. 6
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

Bestätige Termin und Ort zuerst und halte anschließend Künstler, Repertoire und technische Anforderungen schriftlich fest. Kläre spätestens 7 Tage vorher, welche Mikrofone, DI-Boxen, Monitorwege und Anschlüsse benötigt werden.
Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht nebenbei am Veranstaltungstag bearbeiten musst. Aktualisiere die Besucherliste mindestens 48 Stunden vorher und plane Reservierungen danach.
Richte den Bühnenbereich ein, bevor Tische und Stühle den Zugang versperren. Für Tonanlage und Licht brauchst du ausreichend Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Kabelkanäle; klebe jede Stolperstelle vor dem Einlass ab.
Setze den Soundcheck nicht direkt vor den Beginn. Rechne für Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Instrumentenkabel und Bühnenmonitor mindestens 60 Minuten ein, bei mehreren Künstlern zusätzlich etwa 15 Minuten pro Formation.
Kühle Getränke und bereite Snacks vor, bevor das Publikum eintrifft. Stelle Buffet, Eingang und Garderobe getrennt vom Bühnenzugang auf und gib den Künstlern spätestens 30 Minuten vor Beginn ein kurzes Programmbriefing.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Probekonzert organisieren?: Beginne etwa 4 Wochen vorher mit Termin, Ort, Künstlern und Repertoire. Die technischen Anforderungen sollten spätestens 7 Tage vor dem Konzert bestätigt sein; Einladungen verschickst du idealerweise mindestens 2 Wochen vorher.
Wie viel Zeit braucht der Soundcheck bei einem Probekonzert?: Plane mindestens 60 Minuten für den Grundaufbau und den Soundcheck ein. Bei mehreren Künstlern kommen ungefähr 15 Minuten pro Formation hinzu, damit Mikrofone, DI-Boxen und Monitorpegel geprüft werden können.
Wann sollte man die Besucherzahl für ein Probekonzert festlegen?: Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und aktualisiere die Besucherliste 48 Stunden vor Beginn ein letztes Mal. Danach kannst du Sitzplätze, Geschirr, Getränke und die Menge der Snacks passend vorbereiten.
Was wird bei einem Probekonzert am häufigsten vergessen?: Oft fehlen Ersatzbatterien, passende Kabel oder ein klarer Zugang zur Bühne. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und sichere alle Kabel vor dem Einlass, nicht erst während des Soundchecks.

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