Organiser un concert acoustique sans rien laisser au hasard

Un concert acoustique se prépare d’abord sur le papier, puis dans la salle. Commencez par bloquer la date, le lieu, l’artiste et le répertoire avant d’envoyer les invitations. Ensuite, vérifiez les autorisations, recueillez les besoins techniques et construisez le déroulé avec la pause et le repas des artistes. Les derniers jours servent surtout à contrôler le matériel, les quantités et les accès, car un câble manquant ou des boissons non rafraîchies se règle rarement au dernier moment.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Fixer l’artiste et le répertoire
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Réserver le lieu
5
Confirmer les contrats des artistes
6
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Calculer les quantités de catering
2 personnes
11
Accorder le repas des artistes
12
Établir le plan des places assises
13
Répartir le programme et la pause
2 personnes
14
Créer le plan technique
2 personnes
15
Envoyer la communication au public
16
Créer des badges nominatifs pour l’équipe
17
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
18
Envoyer les informations sur les artistes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Récupérer l'équipement
2 personnes
23
Récupérer les clés du lieu
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
28
Dégager la zone du podium
3 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Aménager la table d'accueil
2 personnes
32
Installer la table du buffet
3 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Poser la moquette de scène
2 personnes
35
Installer les instruments
2 personnes
36
Raccorder la sonorisation
2 personnes
37
Installer les microphones
2 personnes
38
Installer l'éclairage
2 personnes
39
Effectuer la vérification du son
3 personnes
40
Accueillir les artistes
2 personnes
41
Aménager la loge des artistes
2 personnes
42
Faire le briefing de l'équipe
2 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Cocher les inscriptions
2 personnes
45
Distribuer le programme
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Annoncer le concert
49
Encadrer le premier bloc de concert
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
52
Encadrer la pause
3 personnes
53
Encadrer le deuxième bloc de concert
2 personnes
54
Servir le repas des artistes
2 personnes
55
Recueillir les questions du public
56
Accompagner le troisième bloc de concert
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons et les encas
3 personnes
58
Prononcer le discours de remerciement
59
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
60
Dire au revoir aux artistes

Suivi

61
Couvrir les restes de snacks
2 personnes
62
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
63
Emballer les instruments en toute sécurité
2 personnes
64
Démonter le mobilier
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Trier les déchets
2 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Nettoyer la salle
3 personnes
71
Charger l’équipement
3 personnes
72
Effectuer le contrôle final du lieu
2 personnes
73
Fermer le lieu
74
Retourner le matériel
2 personnes
75
Ranger les stocks restants
2 personnes
76
Traiter les objets trouvés
77
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Table des artistes
Tabourets de scèneqté 4
Pupitres de musiqueqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de la Mie
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 3
Câbles d'instrumentsqté 6
Câbles de microqté 6
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Ruban gafferqté 4
Goulottes de câblesqté 6
Pieds de haut-parleurqté 2
Lampes de pupitreqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 100
Cuillères à caféqté 70
Fourchettesqté 100
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Revêtement de scène
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 12
Brochures du programmeqté 100
Badges nominatifsqté 20
Stylosqté 12
Panneaux en ardoiseqté 3
Marqueurs craieqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant toute communication : l’artiste, les contrats, les autorisations et la jauge de la salle dépendent de ces deux décisions.
Demandez les besoins techniques au moins 3 semaines avant le concert. Faites préciser les microphones, boîtiers DI, pieds, câbles, multiprises et rallonges nécessaires à chaque musicien.
Préparez le plan de salle après avoir traité les inscriptions. Gardez une table d’accueil, une table pour les artistes et un passage dégagé vers la scène, les pupitres et les tabourets.
Envoyez au public les horaires, l’itinéraire et les informations de stationnement au moins 5 jours avant. Indiquez aussi l’heure d’ouverture des portes et la durée prévue de la pause.
Faites la vérification finale 24 à 48 heures avant : stock de verres, tasses et assiettes, piles, ruban gaffer, éclairage, câbles, boissons refroidies et encas prêts à servir.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert acoustique ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Les autorisations, le contrat de l’artiste, la réservation du lieu et la technique doivent être confirmés avant l’envoi des invitations.
Combien de temps prévoir pour installer un concert acoustique ?: Prévoyez au moins 3 heures sur place pour récupérer les clés, installer les tables et les chaises, placer les micros et les câbles, régler les projecteurs et effectuer un test sonore. Ajoutez du temps si le matériel est loué.
Quand envoyer les invitations pour un concert acoustique ?: Envoyez une première invitation 3 à 4 semaines avant le concert, puis les informations pratiques environ 5 jours avant. Fermez les inscriptions assez tôt pour établir les places assises et calculer le catering.
Combien de boissons prévoir pour un concert acoustique ?: Pour le premier service, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la présence d’un buffet. Préparez les boissons au frais la veille et gardez une réserve séparée pour les artistes et l’équipe.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.