Zo organiseer je een akoestisch concert
Begin met de datum, locatie en artiest; pas daarna kun je techniek, publiekscapaciteit en catering betrouwbaar plannen. Leg repertoire, contracten en technische wensen vroeg vast, want een akoestisch concert vraagt ondanks de kleine bezetting om microfoons, DI-boxen, kabels en een duidelijke plattegrond. Werk vervolgens van bezoekersregistratie naar zitplaatsenplan, programma en pauze. In de laatste week controleer je apparatuur, boodschappen, route-informatie en artiestenmaaltijd, zodat je op de dag zelf vooral hoeft op te bouwen en te ontvangen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Artiest en repertoire vastleggen
2 personen
- 3
Vergunningen en meldingen controleren
- 4
Reservering van de locatie maken
- 5
Artiestencontracten bevestigen
- 6
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
- 11
Artiestenmaaltijd afstemmen
- 12
Zitplaatsenplan maken
- 13
Programma en pauze indelen
2 personen
- 14
Technische plattegrond maken
2 personen
- 15
Publiekscommunicatie versturen
- 16
Naamkaartjes voor crew maken
- 17
Route- en parkeerinformatie delen
- 18
Artiesteninformatie versturen
- 19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 20
Voorraad en apparatuur controleren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Apparatuur ophalen
2 personen
- 23
Locatiesleutels ophalen
- 24
Dranken koelen
2 personen
- 25
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 26
Locatie openen
2 personen
- 27
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
- 28
Podiumzone vrijmaken
3 personen
- 29
Tafels opstellen
3 personen
- 30
Stoelen opstellen
4 personen
- 31
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 32
Buffettafel inrichten
3 personen
- 33
Versiering ophangen
3 personen
- 34
Podiumkleed leggen
2 personen
- 35
Instrumenten klaarzetten
2 personen
- 36
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 37
Microfoons plaatsen
2 personen
- 38
Verlichting opstellen
2 personen
- 39
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
- 40
Artiesten ontvangen
2 personen
- 41
Artiestenruimte inrichten
2 personen
- 42
Crewbriefing geven
2 personen
Event
- 43
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 44
Aanmeldingen afvinken
2 personen
- 45
Programma uitdelen
2 personen
- 46
Koffie en thee serveren
2 personen
- 47
Hapjes serveren
3 personen
- 48
Concert aankondigen
- 49
Eerste concertblok begeleiden
2 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
- 52
Pauze begeleiden
3 personen
- 53
Tweede concertblok begeleiden
2 personen
- 54
Artiestenmaaltijd serveren
2 personen
- 55
Publieksvragen verzamelen
- 56
Derde concertblok begeleiden
2 personen
- 57
Dranken en hapjes bijvullen
3 personen
- 58
Bedankwoord uitspreken
- 59
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
- 60
Artiesten uitzwaaien
Nazorg
- 61
Overgebleven hapjes afdekken
2 personen
- 62
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 63
Instrumenten veilig verpakken
2 personen
- 64
Meubilair afbouwen
4 personen
- 65
Decoratie verwijderen
3 personen
- 66
Servies verzamelen
3 personen
- 67
Afval sorteren
2 personen
- 68
Servies afwassen
3 personen
- 69
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 70
Zaal schoonmaken
3 personen
- 71
Apparatuur inladen
3 personen
- 72
Locatie-eindcontrole uitvoeren
2 personen
- 73
Locatie afsluiten
- 74
Apparatuur retourneren
2 personen
- 75
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
- 76
Gevonden voorwerpen verwerken
- 77
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Bistrotafelsaantal 8
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 3
- Ontvangsttafel
- Artiestentafel
- Podiumkrukkenaantal 4
- Muzieklessenaarsaantal 3
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mietafel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 4
- DI-boxenaantal 3
- Instrumentkabelsaantal 6
- Microfoonkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- Gaffer tapeaantal 4
- Kabelgotenaantal 6
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Muziekstandaardlampenaantal 3
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Lichtslingersaantal 6
- Batterijenaantal 24
Servies
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 70
- Bordenaantal 100
- Koffielepelsaantal 70
- Vorkenaantal 100
- Servettenhoudersaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Scharenaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Serveertangenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Podiumkleed
- Bloemstukkenaantal 8
- Menukaartenaantal 12
- Programmafoldersaantal 100
- Naambadgesaantal 20
- Pennenaantal 12
- Krijtbordenaantal 3
- Krijtstiftenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag de artiest minimaal vier weken vooraf om een technische lijst: noteer per instrument de microfoon- of DI-aansluiting, het aantal standaards en de benodigde kabels. Zo ontdek je vóór de opbouw of je mixer, speakers en stroompunten toereikend zijn.
- Plan de publieksindeling pas nadat de locatiecapaciteit en de technische plattegrond zijn bevestigd. Houd ruimte vrij voor speakers, kabelgoten, een ontvangsttafel en een veilige looproute naar de stoelen.
- Verstuur route-, parkeer- en programma-informatie uiterlijk 3 dagen voor het concert. Vermeld ook de aanvang, de lengte van de pauze en wanneer bezoekers hun plek kunnen innemen; dat voorkomt een onrustige start.
- Bereken drank en catering op basis van het aantal aanmeldingen en een pauzemoment. Zet water voor de artiesten klaar en stem de artiestenmaaltijd afzonderlijk af, zodat dieetwensen niet tussen de publiekscatering verdwijnen.
- Regel sleutels, apparatuur en gekoelde dranken vóór de concertdag. Reserveer op de dag zelf minstens 2 uur voor opbouw, soundcheck en het testen van verlichting, microfoons en alle kabelverbindingen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een akoestisch concert?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en artiest. Leg vergunningen of meldingen, contracten en technische wensen uiterlijk 4 weken voor het concert vast.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een akoestisch concert?
- Plan minimaal 2 uur voor meubels, speakers, microfoons, kabels en verlichting. Voeg daarna 30 tot 60 minuten toe voor soundcheck en het oplossen van technische problemen.
- Hoeveel drankjes reken je per bezoeker bij een akoestisch concert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel water apart mee en baseer hapjes en catering op het definitieve aantal aanmeldingen.
- Wanneer verstuur je de informatie aan bezoekers en artiesten?
- Stuur bezoekers de praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Deel de artiesteninformatie, route, laad- en parkeergegevens en het definitieve programma bij voorkeur 1 week voor het concert.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!