Ein akustisches Konzert von der Planung bis zum letzten Ton organisieren

Bei einem akustischen Konzert entscheidet nicht die Größe der Technik über den Ablauf, sondern eine saubere Reihenfolge. Zuerst stehen Termin, Ort, Künstler und Repertoire fest; danach folgen Genehmigungen, Verträge und die technischen Anforderungen. Plane Sitzplätze, Pause, Catering und Publikumsinformationen früh, weil kleine Versäumnisse am Veranstaltungstag schnell sichtbar werden. Besonders bei Mikrofonen, DI-Boxen, Notenpulten und der Stromführung lohnt sich ein eigener Lageplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Künstler und Repertoire festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Location reservieren
5
Künstlerverträge bestätigen
6
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Cateringmengen berechnen
2 Personen
11
Künstleressen abstimmen
12
Sitzplan erstellen
13
Programm und Pause einteilen
2 Personen
14
Technischen Lageplan erstellen
2 Personen
15
Publikumsinformation versenden
16
Namensschilder für die Crew erstellen
17
Routen- und Parkinformationen teilen
18
Künstlerinformationen versenden
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Lagerbestand und Geräte prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Equipment abholen
2 Personen
23
Standortschlüssel abholen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
28
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
29
Tische aufstellen
3 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Empfangstisch einrichten
2 Personen
32
Buffet-Tisch einrichten
3 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Bühnenbelag verlegen
2 Personen
35
Instrumente bereitstellen
2 Personen
36
Musikanlage anschließen
2 Personen
37
Mikrofone aufstellen
2 Personen
38
Beleuchtung aufbauen
2 Personen
39
Soundcheck durchführen
3 Personen
40
Künstler empfangen
2 Personen
41
Künstlerraum einrichten
2 Personen
42
Crew-Briefing geben
2 Personen

Event

43
Besucher empfangen
3 Personen
44
Anmeldungen abhaken
2 Personen
45
Programm verteilen
2 Personen
46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
47
Snacks servieren
3 Personen
48
Konzert ankündigen
49
Ersten Konzertblock begleiten
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
52
Pause betreuen
3 Personen
53
Zweiten Konzertblock begleiten
2 Personen
54
Künstlermahlzeit servieren
2 Personen
55
Publikumsfragen sammeln
56
Dritten Konzertblock begleiten
2 Personen
57
Getränke und Snacks auffüllen
3 Personen
58
Dankesrede halten
59
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
60
Artiesten verabschieden

Nachbereitung

61
Übrig gebliebene Häppchen abdecken
2 Personen
62
Tonanlage ausschalten
2 Personen
63
Instrumente sicher verpacken
2 Personen
64
Mobiliar abbauen
4 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Geschirr sammeln
3 Personen
67
Abfall trennen
2 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Toiletten reinigen
2 Personen
70
Saal reinigen
3 Personen
71
Ausrüstung verladen
3 Personen
72
Abschlusskontrolle der Location durchführen
2 Personen
73
Veranstaltungsort abschließen
74
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
76
Gefundene Gegenstände bearbeiten
77
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BistrotischeAnz. 8
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
Empfangstisch
Künstlertisch
BühnenhockerAnz. 4
NotenpulteAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mietafel
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 3
InstrumentenkabelAnz. 6
MikrofonkabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 4
KabelkanäleAnz. 6
LautsprecherstativeAnz. 2
NotenständerlampenAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Geschirr

WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 90
KaffeetassenAnz. 70
TellerAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 70
GabelnAnz. 100
ServiettenhalterAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6
ScherenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
ServierzangenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
Bühnenbelag
BlumenarrangementsAnz. 8
SpeisekartenAnz. 12
ProgrammhefteAnz. 100
NamensschilderAnz. 20
StifteAnz. 12
KreidetafelnAnz. 3
KreidestifteAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Künstlerverträge und Repertoire spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Konzert. Lass dir dabei auch die genaue Besetzung, Instrumente und benötigten Anschlüsse schriftlich geben.
Erstelle den technischen Lageplan nicht erst beim Aufbau. Zeichne Positionen für aktive Lautsprecher, Mikrofonständer, DI-Boxen, Notenpulte und Kabelkanäle ein und prüfe, wo Publikum und Service sicher vorbeikommen.
Plane die Sitzplätze zusammen mit dem Programm und der Pause. Ein akustisches Konzert braucht freie Sicht auf die Musiker; stelle Empfangstisch, Bistrotische und Buffetische deshalb nicht in die erste Reihe oder direkt neben die Bühne.
Schicke Routen-, Park- und Publikumsinformationen mindestens sieben Tage vorher. Vergessene Hinweise zu Einlass, Sitzordnung oder Parken führen sonst kurz vor Beginn zu Rückfragen und Verzögerungen.
Kläre Künstleressen und Ernährungswünsche vor dem Einkauf. Getränke sollten am Veranstaltungstag früh genug gekühlt werden; Wassergläser, Kaffeetassen und Teller gehören außerdem in einer festen Menge zum Aufbauplan.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein akustisches Konzert organisieren?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Termin, Ort und Künstlern. Vier bis sechs Wochen vor dem Konzert sollten Verträge, Repertoire, Genehmigungen und technische Anforderungen geklärt sein.
Welche Technik braucht ein akustisches Konzert?: Das hängt von Raumgröße und Besetzung ab, aber prüfe mindestens Mikrofone, Mikrofonständer, aktive Lautsprecher, DI-Boxen sowie Instrumenten- und Mikrofonkabel. Plane den Soundcheck etwa 90 Minuten vor dem Einlass ein.
Wann verschickt man die Einladungen für ein Konzert?: Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vorher und bearbeite Anmeldungen laufend. Die endgültigen Publikumsinformationen mit Route, Parkmöglichkeiten und Einlasszeit sollten spätestens sieben Tage vor dem Konzert rausgehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem akustischen Konzert?: Rechne für Möbel, Licht, Kabel, Lautsprecher und Notenpulte mit mindestens drei Stunden. Der Soundcheck sollte anschließend noch etwa 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass stattfinden.

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