Organiser un concert à la bibliothèque, étape par étape

Un concert à la bibliothèque demande de coordonner la salle, les artistes, le public et une installation technique discrète. Commencez par bloquer le lieu et le programme, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour ajuster les chaises, les boissons et les besoins alimentaires. La veille, confirmez les horaires et vérifiez le matériel. Le jour même, gardez au moins deux heures pour installer la scène, raccorder le son et faire les balances avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Réserver les artistes
3
Définir le programme du concert
2 personnes
4
Rédiger les invitations
5
Envoyer les invitations
6
Publier le concert en ligne
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les inscriptions
10
Confirmer les informations sur les artistes
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Inspecter la salle et l’entrée
2 personnes
16
Installer les chaises
4 personnes
17
Aménager l’espace podium
3 personnes
18
Raccorder le matériel audio
2 personnes
19
Installer les instruments
2 personnes
20
Effectuer la vérification du son
3 personnes
21
Vérifier l'éclairage et l'ambiance
2 personnes
22
Installer la table traiteur
2 personnes
23
Préparer les programmes
24
Balisage de l'entrée
25
Préparer la table d'inscription
2 personnes

Événement

26
Accueillir les artistes
2 personnes
27
Accueillir les visiteurs
3 personnes
28
Cocher les inscriptions
2 personnes
29
Servir le café et le thé
3 personnes
30
Annoncer le concert
31
Encadrer le programme musical
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
34
Annoncer la pause
35
Accompagner les artistes
36
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

37
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
38
Faire la vaisselle
3 personnes
39
Ranger le service traiteur
3 personnes
40
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
41
Nettoyer la salle
3 personnes
42
Évacuer les déchets
2 personnes
43
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
44
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettes à gâteauqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de microqté 5
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Ruban gafferqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 6
Pâte adhésiveqté 4
Cadres photoqté 3

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et les artistes avant de publier l’événement. Gardez une version définitive du programme au moins 10 jours avant le concert pour préparer les invitations et les panneaux.
Ouvrez les inscriptions 3 à 4 semaines à l’avance et demandez les besoins alimentaires dès ce moment. Confirmez les inscrits 3 à 5 jours avant afin d’estimer les places et les rafraîchissements.
Prévoyez au moins 2 heures d’installation le jour du concert : disposition des chaises, espace podium, instruments, système de sonorisation et éclairage. Faites la vérification du son avant l’ouverture des portes, pas pendant l’accueil.
Réservez une zone clairement identifiable à l’entrée pour les inscriptions et le vestiaire. Installez les panneaux indicateurs et le programme avant l’arrivée du premier visiteur, car ces éléments sont souvent préparés trop tard.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez les en-cas avant l’installation technique. Gardez la table traiteur à distance du matériel audio et prévoyez des rallonges, multiprises et ruban gaffer pour sécuriser les câbles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert à la bibliothèque ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la salle et les artistes, diffuser les invitations, traiter les inscriptions et confirmer le programme au moins 10 jours avant.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert en bibliothèque ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant le concert. Relancez les personnes inscrites ou intéressées 3 à 5 jours avant pour confirmer leur présence et leurs éventuels besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation ?: Réservez environ 2 heures pour l’installation complète, puis 30 à 45 minutes pour la vérification du son. Testez chaque microphone, instrument, rallonge et enceinte avant l’ouverture des portes.
Que faut-il préparer la veille d’un concert à la bibliothèque ?: Préparez les programmes, les panneaux, la table d’inscription et la liste des inscrits la veille. Vérifiez aussi les informations des artistes, la liste des courses et la disponibilité des chaises, tables et équipements audio.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.