Een bibliotheekconcert organiseren: zo pak je het aan
Begin met de zaal en de artiesten; die bepalen de datum, capaciteit en technische eisen. Werk daarna het programma, de uitnodiging en de aanmeldingen uit, inclusief dieetwensen en een duidelijke bevestiging. Plan de opbouw op de concertdag achteruit vanaf de inloop: eerst zaal en techniek, daarna catering en registratie. Vergeet vooral de geluidscheck, bewegwijzering en een rustige entree niet; daar loopt het bij bibliotheekconcerten vaak vlak voor aanvang mis.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Reserveer de zaal voordat je artiesten vastlegt en controleer meteen hoeveel stoelen passen, waar het podium komt en hoeveel stroompunten beschikbaar zijn. Plan daarnaast ruimte voor de registratie- en cateringtafel.
- Stuur uitnodigingen pas uit nadat programma, aanvangstijd en aanmeldwijze vaststaan. Sluit de aanmeldingen bijvoorbeeld 3 dagen voor het concert, zodat je dieetwensen en het aantal stoelen nog kunt verwerken.
- Plan op de concertdag minimaal 2 uur voor de inloop voor opbouw en techniek. Sluit geluidsapparatuur, microfoons en instrumenten eerst aan en houd verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape bij de hand.
- Zet de entree minstens 30 minuten voor ontvangst klaar met registratie, programmaborden en pijlborden. Bezoekers moeten vanaf de ingang zonder vragen kunnen zien waar ze zich aanmelden en waar de zaal is.
- Koel dranken en bereid hapjes pas nadat de technische opbouw is afgerond, zodat de cateringtafel geen kabels of doorgangen blokkeert. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer servies, tangen en serveerplateaus vooraf.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een bibliotheekconcert organiseren?
- Leg de zaal en artiesten bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer de laatste 2 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en het definitieve programma.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een bibliotheekconcert op te bouwen?
- Plan minimaal 2 uur opbouw vóór de inloop. Trek extra tijd uit als je meerdere microfoons, instrumenten en muziekstandaards gebruikt en voer minstens 30 minuten voor bezoekers binnenkomen de geluidscheck uit.
- Hoeveel stoelen moet je klaarzetten voor een bibliotheekconcert?
- Zet het aantal bevestigde aanmeldingen plus ongeveer 10 procent extra stoelen klaar. Bij 60 bevestigde bezoekers betekent dat 66 stoelen, zolang de zaalindeling en vluchtroutes dit toelaten.
- Wanneer moet je dieetwensen voor een bibliotheekconcert verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit die inventarisatie uiterlijk 3 dagen voor het concert. Dan kun je boodschappen en hapjes nog aanpassen voordat de catering wordt voorbereid.