Ein Bibliothekskonzert Schritt für Schritt organisieren
Ein Bibliothekskonzert gelingt, wenn du zuerst Raum, Künstler und Programm festlegst und danach Einladungen, Anmeldungen und Technik aufeinander abstimmst. Plane den Aufbau nicht nur für die Bühne: Eingang, Registrierung, Sitzplätze, Getränke und Beschilderung brauchen ebenfalls einen festen Platz. Besonders oft werden Soundcheck, Ernährungswünsche und gekühlte Getränke zu spät eingeplant. Mit einem Zeitplan für die letzten 24 Stunden vermeidest du hektische Änderungen kurz vor Beginn.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Künstler festlegen
- 3
Konzertprogramm festlegen
2 Personen
- 4
Einladungen erstellen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Konzert online veröffentlichen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Anmeldungen bestätigen
- 10
Künstlerinformationen bestätigen
- 11
Einkaufsliste prüfen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
2 Personen
- 14
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 15
Saal und Eingang inspizieren
2 Personen
- 16
Stühle aufstellen
4 Personen
- 17
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
- 18
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 19
Instrumente aufstellen
2 Personen
- 20
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 21
Licht und Atmosphäre überprüfen
2 Personen
- 22
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 23
Programme bereitlegen
- 24
Eingang beschildern
- 25
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Event
- 26
Künstler empfangen
2 Personen
- 27
Besucher begrüßen
3 Personen
- 28
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 29
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 30
Konzert ankündigen
- 31
Musikprogramm begleiten
2 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Snacks servieren
3 Personen
- 34
Pause ankündigen
- 35
Künstler betreuen
- 36
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 39
Catering aufräumen
3 Personen
- 40
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 41
Saal reinigen
3 Personen
- 42
Müll entsorgen
2 Personen
- 43
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 44
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 8
- BarhockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- KuchenplattenAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierplattenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- TeekannenAnz. 3
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
Ausstattung
- Soundanlage
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- NotenständerAnz. 5
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Gaffer TapeAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- ProgrammschilderAnz. 4
- WegweiserAnz. 6
- KlebestiftAnz. 4
- BilderrahmenAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Saal, bevor du Einladungen verschickst, und kläre dabei Bestuhlung, Stromanschlüsse sowie den Platz für Registrierung und Catering. So versprichst du keine Kapazität, die vor Ort nicht verfügbar ist.
- Lege Künstler und Konzertprogramm mindestens 3 Wochen vorher fest. Bestätige anschließend Ankunftszeit, benötigte Mikrofone, Notenständer und den Ablauf des Soundchecks schriftlich.
- Setze für Anmeldungen einen festen Meldeschluss, etwa 7 Tage vor dem Konzert. Erfasse dabei Ernährungswünsche und verschicke die Teilnahmebestätigung spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung.
- Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein: zuerst Stühle und Bühnenbereich, danach Soundanlage und Instrumente, anschließend Licht, Wegweiser und Registrierungstisch. Der Soundcheck sollte mindestens 60 Minuten vor Einlass abgeschlossen sein.
- Kühle Getränke spätestens 3 Stunden vor Beginn und bereite Snacks so vor, dass der Cateringtisch erst kurz vor dem Einlass vollständig gedeckt wird. Lege Programme, Gläser, Servierplatten und Besteck getrennt vom Technikbereich bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Bibliothekskonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Saalreservierung und der Künstlerauswahl. Programm und Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Bibliothekskonzert?
- Rechne mit mindestens 2 Stunden für Bestuhlung, Bühne, Instrumente, Ton, Licht und Beschilderung. Plane zusätzlich 60 Minuten vor dem Einlass für Soundcheck und letzte Kontrollen ein.
- Wann sollte man die Anmeldungen für ein Bibliothekskonzert schließen?
- Ein Meldeschluss 7 Tage vor dem Konzert gibt dir genug Zeit, Plätze zuzuordnen und Ernährungswünsche zu berücksichtigen. Teilnahmebestätigungen sollten spätestens 3 Tage vorher verschickt werden.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Bibliothekskonzert?
- Plane für das erste Veranstaltungsstunde 2 bis 3 Getränke pro Person ein, zusätzlich Wasser für Künstler und Technikteam. Getränke sollten mindestens 3 Stunden vor Einlass gekühlt werden.
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