Organiser un concert a cappella, étape par étape
Un concert a cappella se prépare d’abord autour des artistes, du lieu et du son : les voix doivent être audibles sans être couvertes par la technique. Commence par confirmer la date, les contrats et les horaires de répétition, puis construis le programme et le plan technique. Les dernières semaines servent à gérer les inscriptions, les repas, les bénévoles et l’accueil. Le jour J, prévois un contrôle séparé de la scène, des loges, des sanitaires et des sorties de secours.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Consigner les contrats des artistes
- 3
Coordonner les horaires de répétition
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Réserver le catering
- 8
Réserver le matériel de sonorisation
- 9
Établir le programme
2 personnes
- 10
Envoyer les informations sur les artistes
- 11
Répartir les bénévoles
- 12
Vérifier l’accès
2 personnes
- 13
Vérifier les installations sanitaires
- 14
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
- 15
Créer le plan technique
- 16
Établir la liste définitive des visiteurs
- 17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 18
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
- 19
Vérifier la liste des courses
- 20
Faire les courses
2 personnes
- 21
Recevoir les livraisons
2 personnes
- 22
Aménager la loge des artistes
2 personnes
- 23
Refroidir les boissons
2 personnes
- 24
Préparer les en-cas
3 personnes
- 25
Charger le matériel technique
2 personnes
- 26
Nettoyer l'espace public
2 personnes
- 27
Installer les chaises
4 personnes
- 28
Installer les tables
3 personnes
- 29
Dégager la zone de la scène
2 personnes
- 30
Installer les microphones
2 personnes
- 31
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 32
Tester le système de sonorisation
3 personnes
- 33
Régler l’éclairage
2 personnes
- 34
Installer la décoration
3 personnes
- 35
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 36
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 38
Préparer le café et le thé
2 personnes
Événement
- 39
Accueillir les artistes
2 personnes
- 40
Faire la balance des artistes
2 personnes
- 41
Ouvrir les portes
2 personnes
- 42
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 43
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
- 44
Guider les invités vers leurs places
2 personnes
- 45
Servir le café et le thé
3 personnes
- 46
Annoncer le concert
- 47
Gérer les micros
2 personnes
- 48
Annoncer la pause
- 49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Vérifier l’espace public
2 personnes
- 52
Annoncer la deuxième partie du concert
- 53
Continuer à gérer les micros
2 personnes
- 54
Prononcer le discours de remerciement
- 55
Servir les boissons d’au revoir
3 personnes
- 56
Reconduire les visiteurs
3 personnes
- 57
Rassembler les objets trouvés
Suivi
- 58
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 59
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 60
Démonter le buffet
3 personnes
- 61
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
- 62
Retirer la décoration
3 personnes
- 63
Rassembler les déchets
3 personnes
- 64
Faire la vaisselle
3 personnes
- 65
Nettoyer l'espace public
3 personnes
- 66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 67
Ranger le matériel audio
2 personnes
- 68
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
- 69
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 70
Ranger le stock restant
2 personnes
- 71
Remettre les objets trouvés
- 72
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tables pliantesqté 8
- Éléments de podiumqté 6
- Tabourets de barqté 6
- Portantsqté 3
- Cintresqté 120
- Tables de buffetqté 3
- Poubellesqté 6
Équipement
- Microphones dynamiquesqté 8
- Pieds de microqté 8
- Table de mixage
- Intervenants actifsqté 2
- Enceintes de monitoringqté 2
- Pieds d'enceinteqté 2
- Boîtiers DIqté 2
- Câbles XLRqté 10
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Ruban gafferqté 4
- Ordinateur portable
- Clé USBqté 2
- Pupitres de musiqueqté 8
- Talkies-walkiesqté 6
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Guirlandes d’éclairage d’ambianceqté 4
- Lampes d’éclairage de secoursqté 2
- Piles de rechangeqté 24
Vaisselle
- Verres à eauqté 140
- Tasses à caféqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Assiettes à pâtisserieqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Couverts de serviceqté 12
- Carafesqté 12
- Thermosqté 6
- Plateauxqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Pinces de serviceqté 6
Décoration
- Chemins de table en tissuqté 8
- Tentures de scèneqté 4
- Panneau d’accueil
- Pupitres de programmeqté 4
- Porte-nomsqté 8
- Compositions floralesqté 6
- Bandes adhésivesqté 4
- Ciseauxqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
- Gants de nettoyageqté 8
- Conteneurs à déchetsqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis consigne les contrats des artistes au même endroit. Garde une échéance d’au moins 6 semaines pour éviter de bâtir le programme sur une disponibilité incertaine.
- Prévois une répétition technique avec les microphones, pieds, câbles XLR, table de mixage et retours. Pour un concert vocal, réserve au moins 60 à 90 minutes avant l’ouverture des portes afin de tester chaque groupe et les transitions.
- Arrête le programme et les informations artistes au plus tard 10 jours avant le concert. Après cette date, les livrets, badges nominatifs et messages aux visiteurs risquent de contenir des horaires différents.
- Demande les besoins alimentaires lors de l’inscription et confirme le catering 7 jours avant. Prévois aussi l’eau en loge, les verres, les tasses et les encas : ces détails sont souvent oubliés alors que les chanteurs en ont besoin avant et après leur passage.
- Fais une visite de contrôle du lieu la veille ou le matin même : accès, sanitaires, sorties de secours, éclairage de secours et alimentation électrique. Charge le matériel technique sur une liste signée, avec rallonges, multiprises, piles de rechange et ruban gaffer.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert a cappella ?
- Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu et les artistes, d’organiser les répétitions, d’envoyer les invitations et de réserver la sonorisation et le catering.
- Quand faut-il faire les balances pour un concert a cappella ?
- Programme-les 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Teste chaque microphone, les retours, les niveaux de la table de mixage et au moins une transition entre deux groupes.
- Quand envoyer les invitations et traiter les inscriptions ?
- Envoie les invitations dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant. Arrête la liste définitive des visiteurs 3 à 5 jours avant pour préparer les badges et l’accueil.
- Que prévoir dans la loge des artistes pour un concert a cappella ?
- Prépare la loge au moins 2 heures avant le début, avec de l’eau, des verres, des encas et les informations de passage. Ajoute les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions et vérifie que l’espace est accessible aux artistes avant leur arrivée.
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