A-cappella-Konzert organisieren: So gehst du vor
Bei einem A-cappella-Konzert entscheidet nicht nur der Gesang über den Abend, sondern auch eine sauber geplante Akustik- und Besucherorganisation. Beginne mit Datum, Ort und Künstlerverträgen und kläre danach Proben, Programm und Technik. Besonders oft werden Tonanlage, Künstlerraum und Besucherinformationen zu spät vorbereitet. Arbeite deshalb rückwärts vom Konzerttag und lege für jede Lieferung, Probe und Einteilung einen festen Termin fest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Künstlerverträge abschließen
- 3
Probezeiten abstimmen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Catering reservieren
- 8
Tonanlage reservieren
- 9
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 10
Künstlerinformationen versenden
- 11
Freiwillige einteilen
- 12
Zugangsroute kontrollieren
2 Personen
- 13
Toilettenanlagen prüfen
- 14
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 15
Technischen Lageplan erstellen
- 16
Endgültige Besucherliste erstellen
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Programmhefte drucken
2 Personen
- 19
Einkaufsliste prüfen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 22
Künstlerraum einrichten
2 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Technik aufladen
2 Personen
- 26
Publikumsbereich reinigen
2 Personen
- 27
Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Tische aufstellen
3 Personen
- 29
Bühnenfläche freimachen
2 Personen
- 30
Mikrofone aufstellen
2 Personen
- 31
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 32
Beschallungsanlage testen
3 Personen
- 33
Beleuchtung einstellen
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 36
Garderobe einrichten
2 Personen
- 37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 38
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Event
- 39
Künstler empfangen
2 Personen
- 40
Künstler einspielen lassen
2 Personen
- 41
Türen öffnen
2 Personen
- 42
Besucher registrieren
3 Personen
- 43
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 44
Gäste zu ihren Plätzen begleiten
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 46
Konzert ankündigen
- 47
Mikrofone bedienen
2 Personen
- 48
Pause ankündigen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
- 52
Zweiten Konzertteil ankündigen
- 53
Mikrofone weiter bedienen
2 Personen
- 54
Dankesrede halten
- 55
Abschiedsgetränke servieren
3 Personen
- 56
Besucher verabschieden
3 Personen
- 57
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 58
Geräte ausschalten
2 Personen
- 59
Geschirr sammeln
3 Personen
- 60
Buffet abbauen
3 Personen
- 61
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 62
Dekoration entfernen
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Publikumsbereich reinigen
3 Personen
- 66
Toiletten reinigen
2 Personen
- 67
Tonausrüstung einpacken
2 Personen
- 68
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
- 69
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 70
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 71
Fundsachen übergeben
- 72
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- KlappischeAnz. 8
- BühnenelementeAnz. 6
- BarhockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 120
- BuffetischeAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- Dynamische MikrofoneAnz. 8
- MikrofonständerAnz. 8
- Mischpult
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- MonitorlautsprecherAnz. 2
- LautsprecherständerAnz. 2
- DI-BoxenAnz. 2
- XLR-KabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- Laptop
- USB-StickAnz. 2
- NotenpulteAnz. 8
- Walkie-TalkiesAnz. 6
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungslichterkettenAnz. 4
- NotbeleuchtungslampenAnz. 2
- ErsatzbatterienAnz. 24
Geschirr
- WassergläserAnz. 140
- KaffeetassenAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 120
- TortenplattenAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 12
- KaraffenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 6
- TablettsAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
Dekoration
- Stoff-TischläuferAnz. 8
- BühnentücherAnz. 4
- Willkommensschild
- ProgrammständerAnz. 4
- NamensschildhalterAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- KlebestreifenAnz. 4
- ScherenAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AbfallcontainerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Ort zuerst und schließe anschließend die Künstlerverträge ab. Plane die Probezeiten früh ein, damit sie nicht mit Einlass, Catering oder dem Aufbau der Tonanlage kollidieren.
- Kläre die Tontechnik nicht erst am Veranstaltungstag. Für ein A-cappella-Konzert müssen dynamische Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, aktive Lautsprecher, Monitorlautsprecher und passende XLR-Kabel gemeinsam im technischen Lageplan berücksichtigt werden.
- Verschicke die Einladungen mit einer klaren Rückmeldefrist und führe Anmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Besucherliste getrennt. Namensschilder und Programmhefte sollten spätestens am Vortag fertig sein.
- Richte den Künstlerraum vor dem Einlass ein und stelle Getränke sowie Snacks bereit. Wassergläser für die Mitwirkenden werden leicht vergessen, obwohl sie während Probe und Auftritt unmittelbar gebraucht werden.
- Kontrolliere vor dem Aufbau die Zugangsroute, Toiletten und Notausgänge. Lade Technik auf, prüfe Ersatzbatterien und halte Walkie-Talkies, Gaffer Tape und Verlängerungskabel für kurzfristige Änderungen bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein A-cappella-Konzert planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Künstlerverträgen. Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Technikaufbau bei einem A-cappella-Konzert?
- Plane mindestens 3 Stunden für Aufbau, Verkabelung und Soundcheck ein. Zusätzliche Probezeiten müssen separat abgestimmt werden, damit der Soundcheck nicht unter Zeitdruck gerät.
- Wann sollte man die endgültige Besucherliste erstellen?
- Setze die Rückmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Konzert und erstelle die endgültige Besucherliste spätestens 2 bis 3 Tage vorher. Dann bleiben noch 1 bis 2 Arbeitstage für Namensschilder und Programmhefte.
- Was sollte am Konzerttag zuerst kontrolliert werden?
- Kontrolliere vor dem Einlass zuerst Zugangsroute, Toiletten, Notausgänge und Technik. Danach kannst du Künstlerraum, Getränke, Snacks und die Einteilung der Freiwilligen ohne Unterbrechung vorbereiten.
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