Cómo organizar un concierto a capela sin fallos de última hora
Organizar un concierto a capela requiere coordinar voces, horarios y sonido con más precisión que un acto convencional. Empieza cerrando la fecha, el lugar y los contratos; después ordena ensayos, inscripciones, programa y necesidades técnicas. La mayor parte de los problemas aparece cuando se deja para el final la prueba acústica, la información de los artistas o el acceso del público. Usa un calendario con responsables y deja tiempo suficiente para montar, probar y recibir las entregas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Cerrar contratos con artistas
- 3
Coordinar los horarios de ensayo
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Reservar el catering
- 8
Reservar equipo de sonido
- 9
Elaborar el programa
2 personas
- 10
Enviar la información de los artistas
- 11
Asignar voluntarios
- 12
Comprobar la ruta de acceso
2 personas
- 13
Comprobar las instalaciones de aseo
- 14
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
- 15
Elaborar el plano técnico
- 16
Elaborar la lista definitiva de asistentes
- 17
Preparar acreditaciones
2 personas
- 18
Imprimir los folletos del programa
2 personas
- 19
Comprobar la lista de la compra
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Recibir las entregas
2 personas
- 22
Montar la zona de artistas
2 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
3 personas
- 25
Cargar el equipo técnico
2 personas
- 26
Limpiar el espacio del público
2 personas
- 27
Colocar las sillas
4 personas
- 28
Montar mesas
3 personas
- 29
Despejar el espacio del escenario
2 personas
- 30
Colocar los micrófonos
2 personas
- 31
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 32
Probar el sistema de sonido
3 personas
- 33
Ajustar la iluminación
2 personas
- 34
Colgar la decoración
3 personas
- 35
Montar el mostrador de información
2 personas
- 36
Montar el guardarropa
2 personas
- 37
Montar el buffet de catering
3 personas
- 38
Preparar café y té
2 personas
Evento
- 39
Recibir a los artistas
2 personas
- 40
Dejar que los artistas se vayan poniendo en ambiente
2 personas
- 41
Abrir las puertas
2 personas
- 42
Registrar a los visitantes
3 personas
- 43
Repartir los programas
2 personas
- 44
Acompañar a los invitados a sus asientos
2 personas
- 45
Servir café y té
3 personas
- 46
Anunciar el concierto
- 47
Operar los micrófonos
2 personas
- 48
Anunciar el descanso
- 49
Servir aperitivos
3 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Inspeccionar el área de público
2 personas
- 52
Anunciar la segunda parte del concierto
- 53
Seguir operando los micrófonos
2 personas
- 54
Dar el discurso de agradecimiento
- 55
Servir las bebidas de despedida
3 personas
- 56
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
- 57
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 58
Apagar el equipo
2 personas
- 59
Recoger la vajilla
3 personas
- 60
Desmontar el bufé
3 personas
- 61
Retirar sillas y mesas
4 personas
- 62
Retirar la decoración
3 personas
- 63
Recoger la basura
3 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Limpiar el espacio del público
3 personas
- 66
Limpiar los baños
2 personas
- 67
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
- 68
Inspección final del recinto
2 personas
- 69
Devolver el material alquilado
2 personas
- 70
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 71
Entregar los objetos perdidos
- 72
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesas plegablescant. 8
- Piezas de escenariocant. 6
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 120
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 6
Equipo
- Micrófonos dinámicoscant. 8
- Soportes para micrófonocant. 8
- Mesa de mezclas
- Altavoces activoscant. 2
- Monitores de escenariocant. 2
- Soportes para altavocescant. 2
- Cajas DIcant. 2
- Cables XLRcant. 10
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Portátil
- Memoria USBcant. 2
- Atriles de músicacant. 8
- Walkie-talkiescant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Guirnaldas de luces ambientalescant. 4
- Lámparas de iluminación de emergenciacant. 2
- Baterías de repuestocant. 24
Vajilla
- Vasos para aguacant. 140
- Tazas de cafécant. 120
- Cucharillas de cafécant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Jarrascant. 12
- Termoscant. 6
- Bandejascant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Caminos de mesa de telacant. 8
- Telones de escenariocant. 4
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 4
- Portatarjetas de nombrecant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Tiras adhesivascant. 4
- Tijerascant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Guantes de limpiezacant. 8
- Contenedores de basuracant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el espacio y los contratos de los artistas antes de enviar invitaciones. Reserva al menos 8 semanas para confirmar disponibilidad, condiciones de actuación y horarios de ensayo.
- Programa el ensayo técnico antes de la apertura de puertas. Deja entre 2 y 3 horas para montar micrófonos, mesa de mezclas, monitores y altavoces, y prueba cada entrada y cable XLR con los artistas presentes.
- Envía el programa y la información práctica de los artistas como mínimo 7 días antes. Incluye horarios de llegada, ruta de acceso, zona de artistas y cualquier indicación necesaria para quienes lleven material propio.
- Cierra la lista de asistentes y las preferencias dietéticas 5 días antes del concierto. Encarga el catering con ese número, pero añade un margen del 5 al 10 % para cubrir cambios de última hora sin comprar de más.
- Haz una revisión del recinto el día anterior: salidas de emergencia, aseos, iluminación, sillas, acreditaciones y recorrido de carga. El día del evento, asigna voluntarios por zona y prepara walkie-talkies para resolver incidencias sin abandonar la entrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto a capela?
- Empieza unas 8 semanas antes para cerrar artistas, lugar y equipo técnico. Reserva la última semana para confirmar asistentes, imprimir el programa y revisar accesos, aseos y salidas de emergencia.
- ¿Cuánto dura el montaje de un concierto a capela?
- Calcula entre 2 y 3 horas para montar y probar el sonido, además del tiempo necesario para colocar sillas, escenario y señalización. Si participan varios grupos, añade al menos 30 minutos para una prueba conjunta.
- ¿Cuándo se debe enviar el programa del concierto?
- Envía el programa y la información de los artistas al menos 7 días antes. La versión definitiva para imprimir debería quedar cerrada 3 días antes, cuando ya conozcas los horarios y participantes confirmados.
- ¿Cuánta bebida y catering necesito para los asistentes?
- Calcula aproximadamente 2 bebidas por persona para la primera hora y ajusta el catering a la lista definitiva de asistentes. Confirma las preferencias dietéticas 5 días antes y añade un margen del 5 al 10 % para imprevistos.
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