Organiser un bazar municipal, étape par étape

Un bazar municipal se prépare d’abord comme une petite manifestation publique : date, lieu, autorisations et budget doivent être verrouillés avant de contacter les exposants. Ensuite, structurez les inscriptions, le plan des stands, la tombola, la restauration et les paiements. Les oublis les plus fréquents concernent la monnaie, l’assurance, les besoins alimentaires et le matériel de service. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation et à l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Établir le budget
2 personnes
6
Contacter les fournisseurs
2 personnes
7
Inviter les exposants
3 personnes
8
Recruter des bénévoles
3 personnes
9
Envoyer les invitations
3 personnes
10
Publier le bazar en ligne
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
13
Préparer le plan du stand
2 personnes
14
Confirmer la location du stand
2 personnes
15
Définir les prix et les règles du jeu
3 personnes
16
Rassembler les lots de la tombola
2 personnes
17
Établir le programme musical
2 personnes
18
Établir le plan de caisse et de monnaie
2 personnes
19
Réserver le terminal de paiement
20
Concevoir les affiches promotionnelles
2 personnes
21
Accrocher les affiches promotionnelles
3 personnes
22
Commander le catering
2 personnes
23
Commander des boissons
24
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
25
Réserver des tables et des chaises
26
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
27
Informer les exposants
2 personnes
28
Organiser les plaques de roulage et la voie de chargement
29
Vérifier les prévisions météo
30
Faire les courses
3 personnes
31
Mettre les boissons au frais
3 personnes
32
Préparer les stocks et le matériel
3 personnes
33
Préparer les fruits et légumes
3 personnes
34
Préparer les sandwiches et les garnitures
4 personnes
35
Préparer la soupe et les en-cas chauds
4 personnes
36
Installer le point café et thé
2 personnes
37
Installer la caisse
2 personnes
38
Installer la table de loterie
2 personnes
39
Installer les stands et les tables
8 personnes
40
Installer les chaises et les places assises
4 personnes
41
Accueillir les exposants
3 personnes
42
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
43
Faire installer les exposants
4 personnes
44
Suspendre la décoration
4 personnes
45
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
46
Dégager les voies de circulation sécurisées
2 personnes
47
Vérifier les toilettes
2 personnes
48
Contrôle final de la salle
3 personnes

Événement

49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Distribuer les billets d'entrée et les cartes du programme
2 personnes
51
Tenir la caisse
2 personnes
52
Vendre les billets de tombola
2 personnes
53
Accompagner les stands
2 personnes
54
Servir le café et le thé
3 personnes
55
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes
56
Distribuer les boissons
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
61
Fournir la musique
62
Annoncer le tirage de la loterie
63
Remettre les prix de la loterie
2 personnes
64
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
65
Clôturer la caisse
2 personnes
66
Faire démonter les stands
4 personnes

Suivi

67
Rassembler la vaisselle
4 personnes
68
Faire la vaisselle
4 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
70
Démonter les stands
5 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
73
Nettoyer la salle et la cuisine
5 personnes
74
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
75
Ranger les restes de stock
2 personnes
76
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
77
Stocker les boissons non utilisées
2 personnes
78
Enregistrer les recettes de la caisse
2 personnes
79
Rassembler les objets perdus
80
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 18
Tables pliantesqté 4
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8
Porte-manteauxqté 3
Cintresqté 80

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à boireqté 150
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 150
Bol à soupeqté 80
Cuillères à caféqté 100
Cuillères à soupeqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 16

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminal de paiement
Caisses à monnaieqté 2
Calculatricesqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes d'extérieurqté 4

Décoration

Nappesqté 20
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Compositions floralesqté 12
Étiquettes de prixqté 100
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et les salles, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant de publier l’événement. Prévoyez cette vérification au moins 6 à 8 semaines à l’avance.
Ne confirmez pas les exposants sans plan de stands. Demandez leurs besoins, confirmez la location de chaque stand et gardez une liste d’attente pour remplacer rapidement les désistements.
Traitez les inscriptions avec une date limite claire, idéalement 10 à 14 jours avant le bazar. Demandez aussi les besoins alimentaires afin d’éviter de commander le catering au dernier moment.
Préparez séparément la caisse, la monnaie et le terminal de paiement. Comptez les points d’encaissement et prévoyez une réserve de petite monnaie avant l’ouverture, plutôt que de chercher à en obtenir le jour même.
Faites un inventaire du mobilier et de la cuisine une semaine avant l’événement : tables, chaises, tentes, poubelles, vaisselle, machines à café, bouilloires et matériel de maintien au chaud doivent être réservés et attribués à une personne.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un bazar municipal ?: Prévoyez généralement 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance, la réservation du lieu et le recrutement des exposants sont les éléments qui prennent le plus de temps.
Quand faut-il inviter les exposants à un bazar municipal ?: Envoyez un premier appel aux exposants 6 à 8 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement pour pouvoir finaliser le plan des stands.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les paiements, 1 pour la restauration et 1 pour la coordination, puis ajoutez une personne par zone très fréquentée. Organisez les rotations sur des créneaux de 2 à 3 heures.
Quand commander les boissons et le catering ?: Confirmez le catering et les boissons environ 2 à 3 semaines avant le bazar, après avoir recueilli les inscriptions et les besoins alimentaires. Vérifiez les quantités finales 5 à 7 jours avant l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.