Zo organiseer je een gemeentebazaar zonder verrassingen
Begin met datum, programma en locatie voordat je standhouders uitnodigt. Controleer daarna vergunningen en verzekering, maak een begroting en leg vast hoeveel kramen, vrijwilligers en bezoekers je verwacht. Werk vervolgens de standindeling, betalingen, catering en promotie uit. Vooral wisselgeld, dieetwensen, stroompunten en de opbouwtijd worden vaak te laat geregeld. Met een draaiboek per uur weet iedereen wat er vóór opening, tijdens de bazaar en bij het opruimen moet gebeuren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en zalen reserveren
2 personen
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Verzekering controleren
- 5
Begroting opstellen
2 personen
- 6
Leveranciers benaderen
2 personen
- 7
Standhouders uitnodigen
3 personen
- 8
Vrijwilligers werven
3 personen
- 9
Uitnodigingen versturen
3 personen
- 10
Bazaar online publiceren
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
2 personen
- 13
Standindeling maken
2 personen
- 14
Kraamhuur bevestigen
2 personen
- 15
Prijzen en spelregels bepalen
3 personen
- 16
Loterijprijzen verzamelen
2 personen
- 17
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
- 18
Kassa- en wisselgeldplan maken
2 personen
- 19
Betaalapparaat reserveren
- 20
Promotieposters ontwerpen
2 personen
- 21
Promotieposters ophangen
3 personen
- 22
Catering bestellen
2 personen
- 23
Dranken bestellen
- 24
Benodigdheden controleren
2 personen
- 25
Tafels en stoelen reserveren
- 26
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
- 27
Standhouders informeren
2 personen
- 28
Rijplaten en laadroute regelen
- 29
Weersverwachting controleren
- 30
Boodschappen doen
3 personen
- 31
Dranken gekoeld klaarzetten
3 personen
- 32
Voorraad en materialen klaarzetten
3 personen
- 33
Groenten en fruit voorbereiden
3 personen
- 34
Broodjes en beleg voorbereiden
4 personen
- 35
Soep en warme hapjes bereiden
4 personen
- 36
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 37
Kassa inrichten
2 personen
- 38
Loterijtafel inrichten
2 personen
- 39
Kramen en tafels opstellen
8 personen
- 40
Stoelen en zitplekken plaatsen
4 personen
- 41
Standhouders ontvangen
3 personen
- 42
Standhouders naar plek wijzen
3 personen
- 43
Standhouders laten inrichten
4 personen
- 44
Versiering ophangen
4 personen
- 45
Licht en muziek testen
2 personen
- 46
Veilige looproutes vrijmaken
2 personen
- 47
Toiletten controleren
2 personen
- 48
Eindcontrole van de zaal
3 personen
Event
- 49
Bezoekers welkom heten
3 personen
- 50
Entree en programmakaarten uitdelen
2 personen
- 51
Kassa bedienen
2 personen
- 52
Loterijloten verkopen
2 personen
- 53
Kramen begeleiden
2 personen
- 54
Koffie en thee serveren
3 personen
- 55
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
- 56
Dranken uitgeven
2 personen
- 57
Dranken bijvullen
2 personen
- 58
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
- 59
Afvalbakken legen
2 personen
- 60
Toiletten tussentijds controleren
- 61
Muziek verzorgen
- 62
Loterijtrekking aankondigen
- 63
Loterijprijzen uitreiken
2 personen
- 64
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen
- 65
Kassa afsluiten
2 personen
- 66
Standhouders laten afbouwen
4 personen
Nazorg
- 67
Servies verzamelen
4 personen
- 68
Servies afwassen
4 personen
- 69
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
- 70
Kramen demonteren
5 personen
- 71
Decoratie verwijderen
3 personen
- 72
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
- 73
Zaal en keuken schoonmaken
5 personen
- 74
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
- 75
Voorraad restanten opruimen
2 personen
- 76
Geleende materialen retourneren
3 personen
- 77
Ongebruikte dranken opslaan
2 personen
- 78
Kassa-opbrengst registreren
2 personen
- 79
Verloren voorwerpen verzamelen
- 80
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 12
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 18
- Klaptafelsaantal 4
- Stoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 6
- Buffettafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
- Kapstokkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 80
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Theeglazenaantal 100
- Drinkglazenaantal 150
- Wijnglazenaantal 60
- Bordenaantal 150
- Soepkommenaantal 80
- Koffielepelsaantal 100
- Eetlepelsaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerbladenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Soepketelsaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Mengkommenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Keukentangenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Serveerschalenaantal 16
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Betaalterminal
- Geldkistjesaantal 2
- Rekenmachinesaantal 2
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Buitenlampenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 20
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Ballonnenaantal 150
- Bloemstukkenaantal 12
- Prijskaartjesaantal 100
- Routebordenaantal 12
- Informatiebordenaantal 6
- Krijtbordenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie en marktkramen zodra datum en programma vaststaan. Controleer tegelijk of je partytenten, tafels, stoelen en afvalbakken nodig hebt en waar ze op de dag zelf mogen staan.
- Nodig standhouders pas uit nadat je de beschikbare ruimte hebt ingemeten. Houd per kraam rekening met loopruimte en maak uiterlijk één week vooraf een definitieve standindeling.
- Maak een apart kassa- en wisselgeldplan. Leg vast wie de kassa beheert, reserveer het betaalapparaat en zorg dat contant wisselgeld en een afsluitbare opbergplek vóór opening aanwezig zijn.
- Bestel catering en dranken op basis van het verwachte bezoekersaantal en controleer minstens drie dagen vooraf alle benodigdheden. Denk niet alleen aan eten, maar ook aan koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, servies en warmhoudbakken.
- Plan de opbouw met concrete tijden en wijs per taak een vrijwilliger aan. Hang promotieposters vroeg genoeg op, verzamel dieetwensen vóór je bestelt en houd na afloop tijd vrij voor afbouw, afval en het terugbrengen van gehuurd materiaal.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een gemeentebazaar organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste twee weken leg je datum, programma, locatie, begroting en vergunningen vast; daarna regel je standhouders, vrijwilligers, catering en promotie.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een gemeentebazaar?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 20 tot 30 bezoekers tijdens de drukste uren, plus aparte mensen voor kassa, catering en coördinatie. Plan daarnaast minstens 2 extra vrijwilligers voor opbouw en afbouw.
- Wanneer maak je de standindeling van een gemeentebazaar?
- Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en bevries de definitieve versie uiterlijk 7 dagen vooraf. Zo kun je tafels, marktkramen, looproutes en eventuele stroomaansluitingen nog aanpassen.
- Hoeveel drank moet je bestellen voor een gemeentebazaar?
- Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Bestel uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf en pas de aantallen aan op de verwachte bezoekers en de duur van het programma.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!