Einen Gemeindebasar Schritt für Schritt organisieren

Ein Gemeindebasar wird übersichtlich, wenn Sie zuerst Termin, Programm und Räume festlegen und danach Anmeldungen, Stände und Helfer koordinieren. Planen Sie früh, wie Besucher bezahlen, wo Kuchen und Getränke ausgegeben werden und welche Genehmigungen gelten. Viele Basare geraten nicht beim Verkauf, sondern bei Wechselgeld, Strom, Geschirr und dem Aufbau am Veranstaltungstag ins Stocken. Der folgende Ablauf zeigt, was Sie in welcher Reihenfolge klären sollten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Räume reservieren
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Budget erstellen
2 Personen
6
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
7
Standbetreiber einladen
3 Personen
8
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
9
Einladungen verschicken
3 Personen
10
Basar online veröffentlichen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
13
Standaufteilung erstellen
2 Personen
14
Standmiete bestätigen
2 Personen
15
Preise und Spielregeln festlegen
3 Personen
16
Tombolapreise sammeln
2 Personen
17
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
18
Kassen- und Wechselgeldplan erstellen
2 Personen
19
Kartenzahlungsgerät reservieren
20
Werbeplakate gestalten
2 Personen
21
Werbeplakate aufhängen
3 Personen
22
Catering bestellen
2 Personen
23
Getränke bestellen
24
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
25
Tische und Stühle reservieren
26
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
27
Standbetreiber informieren
2 Personen
28
Fahrplatten und Entladeroute organisieren
29
Wettervorhersage prüfen
30
Einkaufen gehen
3 Personen
31
Getränke gekühlt bereitstellen
3 Personen
32
Vorräte und Materialien bereitstellen
3 Personen
33
Gemüse und Obst vorbereiten
3 Personen
34
Brötchen und Belag vorbereiten
4 Personen
35
Suppe und warme Snacks zubereiten
4 Personen
36
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
37
Kasse einrichten
2 Personen
38
Lostisch einrichten
2 Personen
39
Stände und Tische aufstellen
8 Personen
40
Stühle und Sitzplätze aufstellen
4 Personen
41
Aussteller empfangen
3 Personen
42
Aussteller zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
43
Aussteller beim Einrichten unterstützen
4 Personen
44
Dekoration aufhängen
4 Personen
45
Licht und Musik testen
2 Personen
46
Sichere Laufwege freiräumen
2 Personen
47
Toiletten kontrollieren
2 Personen
48
Endkontrolle des Saals
3 Personen

Event

49
Besucher begrüßen
3 Personen
50
Eintritts- und Programmkarten verteilen
2 Personen
51
Kasse bedienen
2 Personen
52
Lose verkaufen
2 Personen
53
Stände betreuen
2 Personen
54
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
55
Snacks und Brötchen servieren
4 Personen
56
Getränke ausgeben
2 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten zwischendurch kontrollieren
61
Musik organisieren
62
Losziehung ankündigen
63
Tombolapreise verteilen
2 Personen
64
Verabschiedung der Besucher begleiten
3 Personen
65
Kasse abschließen
2 Personen
66
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen

Nachbereitung

67
Geschirr sammeln
4 Personen
68
Geschirr abwaschen
4 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
70
Stände abbauen
5 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Abfall trennen und entsorgen
4 Personen
73
Saal und Küche reinigen
5 Personen
74
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
75
Lagerbestände aufräumen
2 Personen
76
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
77
Unbenutzte Getränke lagern
2 Personen
78
Kassenerlös erfassen
2 Personen
79
Fundsachen sammeln
80
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 18
KlappischeAnz. 4
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 6
BuffetischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 80

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 100
TrinkgläserAnz. 150
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 150
SuppenschalenAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 100
EsslöffelAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
SuppenkesselAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 16

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Kartenterminal
GeldkassettenAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
AußenlampenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 150
BlumenarrangementsAnz. 12
PreisschilderAnz. 100
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
KreidetafelnAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Termin und Programm zuerst fest und reservieren Sie die Räume möglichst mehrere Monate vorher. Prüfen Sie direkt dabei Genehmigungen und Versicherung, statt diese Punkte erst kurz vor dem Basar nachzuholen.
Laden Sie Standbetreiber mit einer klaren Anmeldefrist ein, zum Beispiel sechs Wochen vor dem Termin. Erfassen Sie dabei Standgröße, Ernährungswünsche und besondere Anforderungen, damit die Standaufteilung nicht in letzter Minute geändert werden muss.
Erstellen Sie die Standaufteilung erst, wenn die Anmeldungen weitgehend vorliegen. Planen Sie Wege, Eingänge, Buffet und Kasse so, dass Besucher nicht durch wartende Personen oder Getränkeschlangen blockiert werden.
Bereiten Sie die Kasse mit einem festen Wechselgeldplan vor und reservieren Sie das Kartenzahlungsgerät mindestens zwei Wochen vorher. Legen Sie zusätzlich fest, wer Geld annimmt, wer die Kasse ablöst und wann Einnahmen sicher verwahrt werden.
Bestellen Sie Catering und Getränke nach einer realistischen Besucherzahl und zählen Sie Geschirr, Tische, Stühle, Thermoskannen und Abfallbehälter separat durch. Für Kaffee- und Kuchenbetrieb werden Kaffeetassen, Teegläser, Teller, Löffel und Serviertabletts oft zu spät eingeplant.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gemeindebasar organisieren?: Beginnen Sie mindestens drei Monate vorher mit Termin, Programm, Raumreservierung und Genehmigungsprüfung. Standbetreiber und Helfer sollten spätestens sechs bis acht Wochen vor dem Basar angefragt werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Gemeindebasar?: Planen Sie mindestens eine Person für die Koordination, zwei für die Kasse, zwei für das Buffet und je eine Ansprechperson pro größerem Bereich ein. Für Aufbau und Abbau sollten zusätzlich mindestens vier Helfer gleichzeitig eingeplant werden.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Gemeindebasar?: Legen Sie den Betrag anhand der erwarteten Besucherzahl und der Preise fest, nicht pauschal. Für die erste Verkaufsstunde sollten Sie vor allem Münzen und kleine Scheine bereithalten und die Kasse spätestens zwei Wochen vorher mit dem Kartenzahlungsplan abstimmen.
Wann sollte die Standaufteilung für den Gemeindebasar fertig sein?: Eine vorläufige Aufteilung sollte etwa vier Wochen vorher stehen, die endgültige Version spätestens sieben Tage vor dem Termin. So bleibt Zeit, Absagen, zusätzliche Tische und Strom- oder Buffetflächen einzuarbeiten.

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