Organiser un barbecue de collecte de fonds sans rien oublier

Un barbecue de collecte de fonds demande plus qu’un repas convivial : il faut coordonner les inscriptions, les dons, la cuisine et la sécurité au même moment. Commencez par fixer le nombre de participants, puis réservez les barbecues, les tentes et les tables avant d’acheter les aliments. Les besoins alimentaires doivent être recueillis assez tôt pour marquer les repas concernés. Le jour venu, prévoyez une installation séparée pour les grillades, le buffet, les boissons et les dons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver les barbecues
5
Réserver les tentes et les tables
6
Organiser le mode de paiement pour les dons
7
Préparer les panneaux de dons
2 personnes
8
Répartir les bénévoles
9
Établir la liste définitive des invités
10
Marquer les repas diététiques
11
Vérifier les prévisions météo
12
Faire les courses
3 personnes
13
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
14
Laver et couper les légumes
3 personnes
15
Préparer les salades
2 personnes
16
Faire mariner la viande et les légumes
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Monter les tentes
4 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Dresser les tables
2 personnes
21
Installer les barbecues en toute sécurité
3 personnes
22
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
23
Installer le point de dons
2 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Tester l'éclairage et l'alimentation
2 personnes

Événement

26
Allumer les grills
3 personnes
27
Accueillir les invités
3 personnes
28
Enregistrer les dons
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Préparer les salades et le pain
2 personnes
31
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
32
Servir les plats
3 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Rassembler les déchets et les bouteilles vides
2 personnes
35
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

36
Laisser refroidir les barbecues
2 personnes
37
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
38
Faire la vaisselle
3 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
40
Démonter les tentes
4 personnes
41
Nettoyer le site
3 personnes
42
Nettoyer les barbecues et les glacières
2 personnes
43
Trier et conserver les restes
2 personnes
44
Évacuer les déchets
2 personnes
45
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
46
Déposer en toute sécurité le produit des dons
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Nappesqté 8
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 70
Petits bolsqté 60
Verres à boireqté 80
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 70
Assiettes de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 12

Équipement

Barbecuesqté 3
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Saladiersqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Pinces de barbecueqté 6
Thermomètres à viandeqté 2
Gants de cuisineqté 4

Décoration

Fanions de fêteqté 4
Panneaux de donsqté 3
Listes de prixqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Seauxqté 3
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Clôturez les inscriptions avant les achats finaux et établissez une liste définitive des invités. Comptez séparément les repas adaptés afin de ne pas les mélanger au moment du service.
Réservez les barbecues, les tentes et les tables dès que la date est fixée. Une tente supplémentaire peut être nécessaire pour protéger le buffet et le point de dons en cas de pluie.
Préparez les aliments en deux temps : légumes lavés et découpés, salades et marinades à l’avance, puis boissons refroidies et produits périssables conservés au froid le jour même.
Affectez les bénévoles par zones plutôt que de donner une consigne générale. Prévoyez au minimum une personne pour les grillades, une pour les boissons, une pour les dons et une pour le rangement.
Testez l’éclairage, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des invités. Installez les barbecues sur une surface stable, avec les gants, les pinces et les thermomètres à viande à portée de main.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un barbecue de collecte de fonds ?: Commencez au moins 4 semaines avant la date prévue. Ce délai permet d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et de réserver le matériel.
Quand faut-il arrêter les inscriptions pour un barbecue ?: Fixez une date limite 7 à 10 jours avant l’événement. Vous pourrez alors établir la liste définitive, prévoir les repas adaptés et faire les courses avec des quantités fiables.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un barbecue de collecte de fonds ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour 10 à 15 invités, selon le nombre de barbecues et la complexité du service. Répartissez-les entre la cuisson, le buffet, les boissons, les dons et le nettoyage.
Quand installer le point de dons et les panneaux ?: Installez-les avant l’arrivée du premier invité, idéalement 60 à 90 minutes avant le début. Le paiement des dons doit être testé et les panneaux placés à l’entrée ou près du passage vers le buffet.

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