Zo organiseer je een fondsenwervende barbecue
Begin 4 tot 6 weken vooraf met de datum, locatie, uitnodigingen en reserveringen van barbecues, tenten en tafels. Verwerk aanmeldingen meteen en verzamel dieetwensen, zodat je de boodschappen en dieetmaaltijden op tijd kunt plannen. Regel daarnaast vóór de uitnodigingen een eenvoudige betaalwijze voor donaties en wijs vrijwilligers duidelijke blokken toe. De laatste 48 uur draaien om voorbereiden, koelen en controleren; op de dag zelf werk je van opbouw naar buffet, donatiepunt en veilige barbecue.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Stuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en vraag om aanmelding, aantal personen en dieetwensen. Maak 7 dagen voor de barbecue een definitieve gastenlijst en markeer dieetmaaltijden afzonderlijk.
- Reserveer barbecues, tenten en tafels zodra de datum vaststaat. Controleer 3 dagen vooraf of alle materialen, inclusief verlengkabels, stekkerdozen, koelboxen en afvalbakken, daadwerkelijk beschikbaar zijn.
- Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur: minimaal één persoon voor het donatiepunt, één voor het buffet en één voor de barbecue. Wijs ook iemand aan die tijdens het evenement de donaties en betaalwijze controleert.
- Bereid salades, gesneden groenten en marinades de dag ervoor en zet houdbare voorraad eerder klaar. Koel dranken minstens 6 uur vooraf; bewaar rauw vlees gekoeld en gebruik aparte snijplanken en tangen voor rauw en gaar voedsel.
- Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf. Bouw tenten stevig op, test licht en stroom vóór de gasten komen en plaats barbecues niet onder tentdoek of naast looproutes; zet donatieborden en prijslijsten al tijdens de opbouw zichtbaar neer.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een fondsenwervende barbecue organiseren?
- Begin 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer dan de barbecues, tenten en tafels, verstuur uitnodigingen en regel de betaalwijze voor donaties. Rond de gastenlijst 7 dagen vooraf af.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fondsenwervende barbecue?
- Plan minimaal 3 vrijwilligers tegelijk: één voor het donatiepunt, één voor het buffet en één voor de barbecue. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat je voor opbouw, ontvangst en opruimen extra mensen kunt inzetten.
- Wanneer bereid je het eten voor een barbecue voor?
- Was en snijd groenten, maak salades en marineer vlees de dag ervoor. Koel dranken minstens 6 uur vooraf en controleer op de dag zelf of rauwe en bereide producten gescheiden blijven.
- Wanneer controleer je het weer voor een barbecue buiten?
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals 6 uur voor aanvang. Pas bij slecht weer de tenten, opstelling en stroomvoorziening aan voordat de opbouw begint.