Ein Benefiz-Barbecue Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Barbecue fest. Frage dabei ausdrücklich nach Ernährungswünschen und übertrage diese später auf die endgültige Gästeliste.
• Plane den Spendenpunkt nicht erst beim Aufbau. Richte Zahlungsmethode, Spendentafeln und Preisliste spätestens eine Woche vorher ein und bestimme eine Person, die den Punkt während der gesamten Veranstaltung betreut.
• Teile die Freiwilligen in Schichten von zwei bis drei Stunden ein: Empfang, Grill, Buffet, Getränke, Spendenpunkt und Abbau brauchen jeweils eine feste Zuständigkeit. So bleibt niemand vier Stunden am Grill stehen.
• Prüfe die Wettervorhersage 48 und erneut 12 Stunden vorher. Zelte, Tische, Stühle und Grills sollten dann bereits reserviert sein; stelle die Grills mit ausreichend Abstand zu Zelten und Sitzplätzen sicher auf.
• Kühle Getränke am Vortag und bereite Salate, geschnittenes Gemüse und Marinaden am Tag davor vor. Am Veranstaltungstag testest du zuerst Licht und Strom, stellst danach Buffet und Getränkestation auf und hältst Fleisch mit einem Fleischthermometer unter Kontrolle.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefiz-Barbecue planen?

Beginne sechs bis acht Wochen vorher mit Einladungen, Reservierungen und der Spendenlösung. Die endgültige Gästeliste und Ernährungswünsche sollten spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin feststehen.

Wann sollte man die Gästezahl für ein Benefiz-Barbecue festlegen?

Setze eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. Danach kannst du Mengen für Fleisch, Gemüse, Salate, Teller, Gläser und Sitzplätze verlässlich planen.

Wie organisiert man den Spendenpunkt beim Benefiz-Barbecue?

Richte Zahlungsmethode, Spendentafeln und Preisliste mindestens eine Woche vorher ein. Am Veranstaltungstag sollte eine feste Person den Spendenpunkt während aller Öffnungszeiten betreuen.

Was muss man am Tag vor dem Benefiz-Barbecue vorbereiten?

Bereite am Vortag haltbare Vorräte, geschnittenes Gemüse, Salate und Marinaden vor und kühle die Getränke. Am Veranstaltungstag bleibt dann mehr Zeit für sicheren Grillaufbau, Buffet, Getränkestation und den Test von Licht und Strom.