Organiser un atelier smartphone sans rien laisser au hasard

Un atelier smartphone se prépare dans un ordre précis : bloquer la salle et le programme, confirmer les enseignants, puis ouvrir les inscriptions. Ensuite, adaptez les exercices au niveau des participants et vérifiez chaque connexion avant leur arrivée. Prévoyez des espaces d’entraînement, des supports de téléphone et plusieurs types de câbles, car les modèles varient. Le jour J, gardez du temps pour l’accueil, l’émargement et les derniers tests de projection.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Confirmer les enseignants
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Sélectionner le matériel d’atelier
2 personnes
9
Compiler les consignes
2 personnes
10
Préparer la présentation
11
Tester les exercices d'entraînement
2 personnes
12
Réserver la technique
13
Vérifier la liste des courses
14
Faire les courses
2 personnes
15
Rappeler les participants
16
Regrouper le matériel
2 personnes
17
Ouvrir la salle
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
20
Aménager les espaces d'entraînement
3 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Installer la table d'inscription

Événement

23
Accueillir les participants
3 personnes
24
Enregistrer la présence
25
Présenter le programme
26
Expliquer les réglages de base
2 personnes
27
Aborder la sécurité et la confidentialité
2 personnes
28
Animer la pause café
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
30
S’entraîner aux apps et aux messages
3 personnes
31
S'entraîner aux photos et aux appels vidéo
3 personnes
32
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
33
Servir le dîner
3 personnes
34
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
35
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
36
Offrir une aide personnalisée
4 personnes
37
Résumer les conseils importants
38
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

39
Éteindre la technique
2 personnes
40
Rassembler le matériel
3 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Nettoyer l’espace
2 personnes
45
Restituer le matériel emprunté
46
Ranger les provisions restantes
47
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 26
Table d'inscription
Nappesqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Haut-parleur
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeurs USBqté 8
Câbles USB-Cqté 8
Câbles Lightningqté 8
Supports de téléphoneqté 10
Amplificateur Wi-Fi
Batteries externesqté 6
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Modem internet

Vaisselle

Tasses à caféqté 26
Verresqté 26
Assiettesqté 26
Couvertsqté 26
Couverts de serviceqté 4
Carafes d’eauqté 4

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Thermosqté 3
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 4
Plateauxqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 26
Stylosqté 30
Panneau de présentation
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 20
Marqueursqté 8
Ruban adhésifqté 2
Massicot
Porte-badgesqté 26

Catering

Courses

Nettoyage

Chiffons de nettoyageqté 8
Seauxqté 2
Balai et pelle
Aspirateur

Conseils

Fixez la date, les horaires et le programme avant d’envoyer les invitations. Demandez dès l’inscription le niveau des participants, leur modèle de téléphone et leurs éventuels besoins alimentaires.
Testez chaque exercice avec au moins deux types de connexion, notamment USB-C et Lightning. Préparez aussi des chargeurs USB et des rallonges accessibles près des tables.
Installez la projection avant l’arrivée du groupe : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, haut-parleur et multiprises doivent être branchés et testés ensemble au moins 45 minutes à l’avance.
Organisez les tables en petits espaces d’entraînement plutôt qu’en une seule rangée. Placez un support de téléphone et les câbles utiles sur chaque zone pour éviter les interruptions pendant les démonstrations.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’atelier pour mettre à jour la liste des participants et préparer les badges nominatifs. Faites un rappel 24 à 48 heures avant, avec l’horaire, l’adresse et ce que chacun doit apporter.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier smartphone ?: Prévoyez au moins 2 à 3 semaines. Réservez la salle et confirmez les enseignants en premier, puis gardez les 3 derniers jours pour les inscriptions, les achats et les tests techniques.
Quel matériel faut-il prévoir pour un atelier smartphone ?: Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, un haut-parleur, des rallonges et des multiprises. Ajoutez des chargeurs USB, des câbles USB-C et Lightning, ainsi que des supports de téléphone pour les exercices.
Quand faut-il tester la technique avant l’atelier ?: Faites un premier test complet au moins 48 heures avant, puis un second sur place 45 minutes avant l’accueil. Vérifiez la projection, le son, le Wi-Fi et chaque câble utilisé pendant les exercices.
Comment gérer les inscriptions à un atelier smartphone ?: Centralisez les inscriptions dans une liste mise à jour chaque semaine, puis quotidiennement pendant les 3 derniers jours. Demandez le niveau, le modèle de téléphone et les besoins alimentaires avant de finaliser les groupes.

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