Organiser un après-midi musical sans improviser

Un après-midi musical se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et le programme, puis les artistes, les inscriptions et la technique. Prévoyez assez de temps pour confirmer les besoins de chaque intervenant et tester le son avant l’arrivée du public. Le jour même, l’installation des tables, de la scène et du buffet doit laisser un passage dégagé. Ce plan vous aide à coordonner les 63 tâches sans oublier les détails qui bloquent souvent le déroulement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme musical
2 personnes
3
Contacter les artistes
2 personnes
4
Confirmer les prestations
2 personnes
5
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Faire les réservations
10
Vérifier les autorisations
11
Créer le plan
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Envoyer les informations sur les artistes
15
Tester la technique
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Dégager le lieu
3 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Délimiter l’espace de scène
2 personnes
23
Installer le système de sonorisation
3 personnes
24
Brancher les microphones
2 personnes
25
Installer les instruments
3 personnes
26
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
27
Installer l'éclairage
2 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
30
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
31
Vérifier les installations sanitaires
32
Dégager les issues de secours
2 personnes

Événement

33
Accueillir les artistes
2 personnes
34
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
35
Ouvrir les portes
2 personnes
36
Accueillir les visiteurs
2 personnes
37
Présenter le programme
38
Encadrer la première prestation
2 personnes
39
Servir le café et le thé
3 personnes
40
Servir des amuse-bouches
3 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
43
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
44
Débarrasser les tables de pause
2 personnes
45
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
46
Préparer les amuse-bouches du soir
3 personnes
47
S’occuper des artistes
48
Encadrer la quatrième prestation
2 personnes
49
Ajuster l’éclairage
50
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
51
Servir le dernier tour
2 personnes
52
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes

Suivi

53
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
54
Emballer les restes
2 personnes
55
Rassembler les déchets
3 personnes
56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Nettoyer le lieu
4 personnes
59
Retirer la décoration
2 personnes
60
Vérifier l'équipement
2 personnes
61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
62
Ranger les stocks restants
2 personnes
63
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2
Éléments de podiumqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds d'enceinteqté 2
Câbles d'instrumentsqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 12
Batteries de rechange pour système audio

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes d'extérieurqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 10
Fond de scène
Cartes de menuqté 10
Affiches du programmeqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Seaux à glaceqté 3
Plaques à inductionqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les artistes, puis établissez le programme musical avec les horaires de montage, de balance et de passage sur scène. Gardez au moins 30 minutes entre deux prestations pour absorber un retard.
Demandez à chaque artiste ses besoins techniques dès la prise de contact : nombre de microphones, branchements, câbles et alimentation électrique. Regroupez ces informations dans un seul document avant de réserver ou d’installer le matériel.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant l’événement afin d’estimer les portions, les boissons et les places assises. Notez séparément les besoins alimentaires : ils sont souvent oubliés lorsqu’ils arrivent dans les derniers messages.
Testez la sonorisation, les microphones et les instruments avant l’ouverture des portes, avec les câbles branchés comme pendant les prestations. Prévoyez des rallonges, des multiprises, des passe-câbles et des batteries de rechange pour éviter une recherche de dernière minute.
Imprimez le déroulé et répartissez les bénévoles avec une mission et un horaire précis. Faites refroidir les boissons et préparez les en-cas avant l’accueil, car le service prend facilement 20 à 30 minutes de retard quand il commence pendant le concert.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un après-midi musical ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, confirmer les artistes, recueillir leurs besoins techniques, traiter les inscriptions et vérifier les autorisations.
Quand faut-il confirmer les artistes pour un après-midi musical ?: Confirmez les prestations au moins 4 semaines avant la date. Demandez au même moment les horaires d’arrivée, la durée du passage et la liste complète du matériel nécessaire.
Quand tester la sonorisation avant l’événement ?: Faites un test complet le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez chaque microphone, câble, enceinte, multiprise et source d’alimentation dans la configuration réelle.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et mettez l’eau à disposition dans plusieurs carafes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.