So organisierst du einen Musiknachmittag
Ein Musiknachmittag gelingt, wenn Programm, Technik und Bewirtung früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Ort fest, kläre danach die Auftritte und sammle die technischen Anforderungen der Künstler. Erst wenn Zeiten, Anmeldungen und Sitzplätze absehbar sind, planst du Getränke, Snacks und Helfer genauer. Am Veranstaltungstag zählt eine feste Reihenfolge: Raum einrichten, Tonanlage testen, Instrumente bereitstellen und die Künstler vor dem Einlass einweisen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 3
Künstler ansprechen
2 Personen
- 4
Auftritte bestätigen
2 Personen
- 5
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Reservierungen vornehmen
- 10
Genehmigungen prüfen
- 11
Lageplan erstellen
2 Personen
- 12
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 13
Drehbuch ausdrucken
- 14
Künstlerinformationen versenden
- 15
Technik testen
2 Personen
- 16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
3 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 20
Veranstaltungsort räumen
3 Personen
- 21
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 22
Bühnenbereich markieren
2 Personen
- 23
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 24
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 25
Instrumente bereitstellen
3 Personen
- 26
Kabel sicher abkleben
2 Personen
- 27
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
- 30
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 31
Toilettenanlagen prüfen
- 32
Fluchtwege freimachen
2 Personen
Event
- 33
Künstler empfangen
2 Personen
- 34
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 35
Türen öffnen
2 Personen
- 36
Besucher begrüßen
2 Personen
- 37
Programm vorstellen
- 38
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
- 39
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 40
Snacks servieren
3 Personen
- 41
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 42
Buffet ordentlich halten
2 Personen
- 43
Zweiten Auftritt betreuen
2 Personen
- 44
Pausentische abräumen
2 Personen
- 45
Dritten Auftritt begleiten
2 Personen
- 46
Abendsnacks bereitstellen
3 Personen
- 47
Künstler betreuen
- 48
Vierten Auftritt begleiten
2 Personen
- 49
Beleuchtung anpassen
- 50
Letzten Auftritt begleiten
2 Personen
- 51
Letzte Runde servieren
2 Personen
- 52
Verabschiedung der Besucher
2 Personen
Nachbereitung
- 53
Anlage ausschalten
2 Personen
- 54
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 55
Abfall sammeln
3 Personen
- 56
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 58
Location reinigen
4 Personen
- 59
Dekoration entfernen
2 Personen
- 60
Ausrüstung prüfen
2 Personen
- 61
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 62
Restbestand verstauen
2 Personen
- 63
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 6
- BuffetischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
- BühnenelementeAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Musikmixer
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherständerAnz. 2
- InstrumentenkabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 12
- Ersatzbatterien für die Tonanlage
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
- AußenlampenAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- WimpelkettenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
- Bühnenhintergrund
- SpeisekartenAnz. 10
- Programmatische PosterAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- EiskübelAnz. 3
- InduktionsplattenAnz. 2
- WarmhalteschalenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesensetsAnz. 3
- WischmoppsAnz. 2
- PutzeimerAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 12
- HandfegerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Auftritte nicht nur mündlich: Sammle spätestens zwei bis drei Wochen vorher Spielzeiten, Aufbauzeit, Mikrofonbedarf und besondere Instrumente in einer gemeinsamen Übersicht.
- Plane die Technik vor der Dekoration. Stelle Lautsprecher und Mikrofonständer so auf, dass Wege frei bleiben, sichere Kabel mit Kabelmatten und führe den vollständigen Tontest mindestens 60 Minuten vor Beginn durch.
- Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend. Prüfe spätestens fünf Tage vorher die endgültige Personenzahl, damit Sitzplätze, Teller, Besteck und Snacks nicht erst am Veranstaltungstag fehlen.
- Kühle Getränke früh genug: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Wasser zusätzlich in Kannen bereit. Kaffee und Snacks sollten vor dem Einlass vollständig vorbereitet sein.
- Drucke das Drehbuch und die Künstlerinformationen aus und teile die Freiwilligen in konkrete Schichten ein. Eine Person sollte während des gesamten Nachmittags für Technik und eine weitere für Empfang oder Bewirtung erreichbar sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Musiknachmittag organisieren?
- Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort und Musikprogramm. Künstler sollten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin angefragt und verbindlich bestätigt sein.
- Wann sollte die Technik für einen Musiknachmittag getestet werden?
- Sammle die technischen Anforderungen mindestens zwei Wochen vorher und teste die komplette Anlage am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Prüfe dabei auch Kabel, Mikrofone, Lautsprecher und Ersatzbatterien.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Musiknachmittag?
- Plane für die erste Stunde ungefähr zwei bis drei Getränke pro Person und zusätzlich Wasser. Für einen dreistündigen Nachmittag solltest du den Verbrauch anhand der Anmeldungen und der vorgesehenen Kaffeepause erhöhen.
- Wann sollte man Einladungen für einen Musiknachmittag verschicken?
- Verschicke die Einladungen idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens sieben Tage vor dem Termin, damit du Sitzplätze, Verpflegung und Ernährungswünsche abschließend planen kannst.
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