Cómo organizar una tarde de música sin fallos de última hora

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el programa musical antes de abrir las inscripciones. Pide a cada artista sus necesidades técnicas y confirma las actuaciones por escrito al menos 14 días antes, para detectar a tiempo micrófonos, cables o conexiones que falten.
• Haz una prueba completa de sonido, no solo una comprobación rápida de los altavoces. Programa la prueba al menos 2 horas antes de la llegada del público y revisa también las baterías de repuesto, las regletas y los cables alargadores.
• Dibuja el plano antes de mover las mesas y las sillas. Reserva una zona delimitada para el escenario, deja pasillos libres para el servicio y coloca alfombrillas sobre los cables que crucen zonas de paso.
• No dejes la comida y las bebidas para el mismo momento que el montaje técnico. Haz la compra el día anterior cuando sea posible, enfría las bebidas con varias horas de margen y prepara los aperitivos antes de empezar la prueba de sonido.
• Asigna responsables con nombre y horario, no solo tareas generales. Imprime el plan de trabajo y entrega la información de los artistas a las personas que estarán en la entrada, en el escenario y junto al equipo de sonido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una tarde de música?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes si participan varios artistas o necesitas permisos. Deja cerrados el lugar, el programa y las actuaciones como mínimo 14 días antes, y reserva los últimos 2 días para compras y comprobaciones.

¿Cuándo hay que confirmar a los artistas?

Confirma cada actuación por escrito al menos 14 días antes. Una semana antes, vuelve a enviar el horario, la información de acceso y las necesidades técnicas para evitar cambios el mismo día.

¿Cuánto tiempo antes se prueba el sonido?

Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de que llegue el público. Calcula más tiempo si hay varios micrófonos, instrumentos o cambios entre actuaciones, porque ajustar niveles suele llevar más de lo previsto.

¿Cuándo se monta el escenario y el espacio para el público?

Despeja el lugar y monta mesas, sillas y escenario el mismo día, con al menos 3 horas de margen. La decoración y la iluminación pueden colocarse después, pero el sonido debe probarse cuando el espacio ya tenga su distribución definitiva.

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