Organiser un après-midi contes sans oublier l’essentiel
Un après-midi contes repose sur un rythme simple : accueillir, raconter, faire une pause, puis relancer l’attention. Commencez par fixer la date et le programme avant de contacter les conteurs et les accompagnateurs. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel sonore doivent être suivis assez tôt, car les oublis se remarquent surtout le jour même. Prévoyez aussi un coin histoires confortable et une activité calme pour les enfants qui terminent plus vite.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Contacter les conteurs et les accompagnateurs
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Envoyer le programme aux participants
- 7
Sélectionner les histoires et les livres
2 personnes
- 8
Vérifier les réservations
- 9
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 10
Faire les courses
2 personnes
- 11
Préparer le coin histoires
2 personnes
- 12
Installer les activités pour enfants
2 personnes
- 13
Refroidir les boissons
Événement
- 14
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 15
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 16
Installer la décoration
2 personnes
- 17
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 18
Installer le buffet et le point boissons
2 personnes
- 19
Préparer la table d'inscription
- 20
Accueillir les participants
3 personnes
- 21
Présenter le programme
- 22
Animer le premier tour de témoignages
2 personnes
- 23
Servir les boissons et les fruits
2 personnes
- 24
Animer les histoires pour enfants
3 personnes
- 25
Garder l’espace de pause en ordre
- 26
Animer la veillée
2 personnes
- 27
Servir la soupe et le pain
3 personnes
- 28
Réapprovisionner les boissons
- 29
Animer le dernier tour de récit
2 personnes
- 30
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 31
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 32
Rassembler les déchets
2 personnes
- 33
Faire la vaisselle
2 personnes
- 34
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 35
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 36
Retirer la décoration
2 personnes
- 37
Ranger le matériel
2 personnes
- 38
Rendre les articles empruntés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 45
- Tables de buffetqté 2
- Tabouretsqté 6
Vaisselle
- Verresqté 50
- Tassesqté 45
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
Décoration
- Nappesqté 6
- Guirlandesqté 8
- Bougies LEDqté 20
- Étiquettes nominativesqté 50
Équipement
- Enceinte portable
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Minuterie
Cuisine
- Bouilloireqté 2
- Thermosqté 4
- Bol à soupeqté 45
- Louchesqté 3
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 4
- Seaux de nettoyageqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 3
Activités pour enfants
- Albums illustrésqté 25
- Cartes d'histoiresqté 40
- Crayons de couleurqté 40
- Livres de coloriageqté 20
- Coussinsqté 20
- Tapisqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le déroulé avant d’envoyer les invitations : indiquez l’heure d’accueil, les tours de contes, la pause boissons et la fin prévue. Envoyez ensuite le programme aux participants pour éviter les arrivées échelonnées mal préparées.
- Confirmez les conteurs et les accompagnateurs au moins une semaine avant l’événement. Vérifiez aussi les réservations, les inscriptions et les besoins alimentaires afin d’ajuster les places, les tasses et le buffet.
- Préparez le coin histoires la veille avec les albums illustrés, les cartes d’histoires et une assise adaptée aux enfants. Gardez les crayons de couleur et les livres de coloriage dans un espace séparé pour ne pas interrompre les récits.
- Testez l’enceinte portable et le microphone avant l’ouverture, avec les rallonges et multiprises déjà installées. Un essai de 10 minutes permet de repérer une batterie faible, un câble trop court ou un volume insuffisant.
- Ouvrez le lieu au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Installez d’abord les tables et les chaises, puis le buffet, le point boissons et la table d’inscription ; les boissons peuvent refroidir pendant la mise en place.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un après-midi contes ?
- Prévoyez environ 3 semaines pour contacter les conteurs, fixer le programme et envoyer les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour traiter les inscriptions, confirmer les réservations et vérifier les courses.
- Quand envoyer les invitations pour un après-midi contes ?
- Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant, notamment pour connaître les besoins alimentaires et préparer les places.
- Combien de temps avant faut-il installer la salle ?
- Comptez 60 à 90 minutes avant l’accueil des participants. Le test du matériel sonore, la disposition des chaises, le buffet et la table d’inscription prennent plus de temps qu’un simple rangement.
- Que prévoir pour occuper les enfants entre deux histoires ?
- Réservez un espace distinct avec des albums illustrés, des cartes d’histoires, des crayons de couleur et des livres de coloriage. Préparez-le avant l’ouverture, afin qu’une activité soit disponible dès la première pause.
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