Einen Erzählnachmittag Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Erzählnachmittag entscheidet ein klarer Ablauf darüber, ob Geschichten, Gespräche und Pausen gut zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Programm fest, bevor du Erzähler, Begleitpersonen und Gäste ansprichst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Auswahl der Geschichten und Bücher. Am Veranstaltungstag brauchst du Zeit für Raumaufbau, Techniktest, Registrierung und einen eigenen Bereich für Kinder. Plane außerdem die Pausenversorgung so, dass Getränke und Obst bereitstehen, ohne die Erzählrunden zu unterbrechen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Erzähler und Begleiter ansprechen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Programm an Teilnehmer senden
- 7
Geschichten und Bücher auswählen
2 Personen
- 8
Reservierungen prüfen
- 9
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Geschichtenbereich vorbereiten
2 Personen
- 12
Kinderaktivitäten vorbereiten
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
Event
- 14
Location öffnen
2 Personen
- 15
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 16
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 17
Tonanlage testen
2 Personen
- 18
Buffet und Getränkestation einrichten
2 Personen
- 19
Registrierungstisch aufbauen
- 20
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 21
Programm vorstellen
- 22
Erste Erzählrunde anleiten
2 Personen
- 23
Getränke und Obst servieren
2 Personen
- 24
Kindergeschichten betreuen
3 Personen
- 25
Pausenbereich sauber halten
- 26
Abendgeschichte begleiten
2 Personen
- 27
Suppe und Brot servieren
3 Personen
- 28
Getränke nachfüllen
- 29
Letzte Erzählerunde begleiten
2 Personen
- 30
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 31
Geschirr sammeln
2 Personen
- 32
Abfall sammeln
2 Personen
- 33
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 34
Location reinigen
3 Personen
- 35
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 36
Dekoration entfernen
2 Personen
- 37
Geräte aufräumen
2 Personen
- 38
Geliehene Sachen zurückgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 45
- BuffetischeAnz. 2
- HockerAnz. 6
Geschirr
- GläserAnz. 50
- TassenAnz. 45
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- GirlandenAnz. 8
- StumpenkerzenAnz. 20
- NamensaufkleberAnz. 50
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Timer
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SuppenschalenAnz. 45
- ServierlöffelAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
Reinigung
- SpülwannenAnz. 4
- PutzeimerAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 3
Kinderaktivitäten
- BilderbücherAnz. 25
- GeschichtenkartenAnz. 40
- BuntstifteAnz. 40
- MalmalbücherAnz. 20
- KissenAnz. 20
- TeppicheAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm mindestens 3 Wochen vorher fest und verschicke die Einladungen erst, wenn Erzählrunden, Pausen und Kinderangebote zeitlich feststehen. So können sich Gäste verbindlich anmelden.
- Schließe die Anmeldeliste 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Erfasse dabei Ernährungswünsche getrennt und prüfe die Reservierungen, bevor du die Einkaufsliste abschließend kontrollierst.
- Teste Lautsprecher und Mikrofon 60 Minuten vor Beginn am tatsächlichen Sitzplatz. Lege Verlängerungskabel bereit und stelle einen Timer für Erzählrunden oder Pausen sichtbar auf.
- Richte Registrierungstisch, Namensaufkleber und Programmblätter am Eingang ein, bevor die ersten Gäste kommen. Für die erste Erzählrunde sollten die Teilnehmenden spätestens 10 Minuten nach Einlass sitzen können.
- Bereite den Kinderbereich parallel zum Geschichtenbereich vor: Bilderbücher, Geschichtenkarten, Buntstifte und Malmalbücher gehören griffbereit an einen eigenen Tisch. So müssen Eltern während der Erzählrunde nicht nach Material suchen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Erzählnachmittag planen?
- Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit Datum, Programm und der Suche nach Erzählern und Begleitpersonen. Die Anmeldungen sollten spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin abgeschlossen sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Erzählnachmittag?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Buffet, Registrierung, Dekoration und Technik ein. Der Lautsprecher und das Mikrofon sollten zusätzlich 60 Minuten vor Beginn getestet werden.
- Wie viele Geschichten gehören in das Programm?
- Plane für einen Nachmittag meist 2 bis 3 Erzählrunden von jeweils 20 bis 30 Minuten, dazwischen eine Pause. Kürzere Runden funktionieren besonders gut, wenn auch Kinder teilnehmen.
- Wann soll man Getränke und Obst bereitstellen?
- Kühle Getränke und richte die Getränkestation spätestens 30 Minuten vor Beginn ein. Wasser, Tee und Obst sollten während der Pause schnell erreichbar sein, ohne den Geschichtenbereich zu blockieren.
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