Organiser un après-midi concert sans rien laisser au dernier moment

Un après-midi concert se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu, réserver les musiciens, puis organiser les invitations, le catering et la technique. Le programme doit laisser assez de temps pour l’accueil, le concert et le service des boissons ou du café. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les horaires d’arrivée des artistes et les câbles nécessaires à la sonorisation. Prévoyez aussi une personne dédiée à l’accueil et une autre pour les derniers réglages techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver les musiciens
3
Établir le programme et les horaires de jeu
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Commander le catering
9
Réserver le matériel de sonorisation
10
Informer les musiciens des horaires
11
Établir la liste définitive des invités
12
Établir le plan de salle
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer le service traiteur
3 personnes
17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Vérifier la salle
2 personnes
19
Installer les chaises
4 personnes
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer la table d’accueil
2 personnes
22
Aménager le vestiaire
2 personnes
23
Dégager la zone du podium
3 personnes
24
Installer le système de sonorisation
3 personnes
25
Brancher les microphones
2 personnes
26
Installer les instruments
2 personnes
27
Effectuer la vérification du son
3 personnes
28
Tester l’éclairage
2 personnes
29
Mettre en place le point café
2 personnes
30
Installer les tables de buffet
3 personnes
31
Préparer les en-cas
3 personnes
32
Préparer les programmes
2 personnes

Événement

33
Tenir l'entrée
2 personnes
34
Accueillir les invités
3 personnes
35
Distribuer les programmes
2 personnes
36
Guider les invités vers leurs places
2 personnes
37
Annoncer le concert
38
Encadrer le premier bloc de concert
2 personnes
39
Servir le café et le thé
4 personnes
40
Servir des amuse-bouches
3 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Annoncer la pause
43
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
44
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
45
Encadrer le deuxième bloc de concert
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Aider les invités pour leurs questions
2 personnes
48
Annoncer la fin du concert
49
Accompagner le départ des musiciens
2 personnes
50
Guider le vestiaire
2 personnes
51
Servir les dernières boissons
2 personnes
52
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

53
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
54
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
55
Emballer les instruments
2 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Démonter le buffet
3 personnes
58
Rassembler les déchets
2 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Nettoyer la salle
3 personnes
61
Vérifier les toilettes
62
Refroidir le catering restant
2 personnes
63
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
64
Remettre les clés et le matériel
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Retourner le matériel loué
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Portants à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Câbles audioqté 8
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Pupitres de musiqueqté 6
Supports de clavierqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes LEDqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Programmesqté 100
Badges nominatifsqté 10
Panneaux de directionqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date et le lieu, puis réservez les musiciens avant d’envoyer les invitations. Faites figurer dans le programme l’heure d’accueil, le début du concert et les éventuelles pauses.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant l’événement. Utilisez le nombre définitif d’invités pour commander le catering et prévoir les tasses, verres, assiettes et couverts.
Transmettez aux musiciens leurs horaires d’arrivée, de balance et de jeu au moins 7 jours à l’avance. Confirmez aussi la disposition du podium, les pupitres ou supports nécessaires et l’emplacement des microphones.
Le jour même, ouvrez la salle au moins 3 heures avant l’accueil du public. Installez d’abord les chaises et les tables, puis dégagez la zone du podium avant de monter les haut-parleurs, la table de mixage et les microphones.
Refroidissez les boissons et préparez le service traiteur avant l’arrivée des invités. Gardez le plan de salle, le déroulé imprimé, les badges et les panneaux de direction à la table d’accueil pour éviter les recherches de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un après-midi concert ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Réservez les musiciens et le lieu au début, envoyez les invitations environ 3 semaines avant, puis confirmez les quantités de catering 7 à 10 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour un après-midi concert ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de finaliser la liste des invités, le plan de salle et la commande traiteur.
À quelle heure arriver pour installer la sonorisation ?: Prévoyez une arrivée au moins 3 heures avant l’accueil du public, ou 4 heures si le matériel est fourni par plusieurs personnes. Gardez ensuite 30 minutes pour tester les microphones et les haut-parleurs.
Que faut-il vérifier avant le début du concert ?: Vérifiez les chaises, les tables, le vestiaire, l’accueil, les boissons et le catering. Testez chaque microphone, les câbles audio, les rallonges et les multiprises au moins 30 minutes avant l’arrivée des invités.

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