Cómo organizar un concierto de la tarde sin perder el control
Un concierto de la tarde combina la precisión de un programa musical con la logística de una recepción. Empieza cerrando fecha, ubicación y músicos; después fija los horarios de actuación antes de enviar las invitaciones. Las inscripciones y las preferencias dietéticas determinan el catering, mientras que el sonido necesita una comprobación independiente. El día del evento, reserva tiempo para abrir la sala, colocar sillas y mesas, montar la entrada y hacer una prueba completa de micrófonos y altavoces.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Contratar músicos
- 3
Crear el programa y los horarios de juego
2 personas
- 4
Redactar invitaciones
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Pedir el catering
- 9
Reservar equipo de sonido
- 10
Informar a los músicos sobre los horarios
- 11
Hacer la lista definitiva de invitados
- 12
Montar la distribución de la sala
2 personas
- 13
Imprimir el plan de trabajo
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Preparar el catering
3 personas
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Comprobar la sala
2 personas
- 19
Colocar las sillas
4 personas
- 20
Montar mesas
3 personas
- 21
Colocar la mesa de entrada
2 personas
- 22
Montar el guardarropa
2 personas
- 23
Despejar la zona del escenario
3 personas
- 24
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 25
Conectar los micrófonos
2 personas
- 26
Preparar los instrumentos
2 personas
- 27
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 28
Probar la iluminación
2 personas
- 29
Montar el punto de café
2 personas
- 30
Montar mesas de buffet
3 personas
- 31
Preparar los aperitivos
3 personas
- 32
Preparar los programas
2 personas
Evento
- 33
Atender la entrada
2 personas
- 34
Recibir a los invitados
3 personas
- 35
Repartir programas
2 personas
- 36
Acompañar a los invitados a sus asientos
2 personas
- 37
Anunciar el concierto
- 38
Acompañar el primer bloque del concierto
2 personas
- 39
Servir café y té
4 personas
- 40
Servir aperitivos
3 personas
- 41
Rellenar las bebidas
2 personas
- 42
Anunciar el descanso
- 43
Reponer el bufé
3 personas
- 44
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 45
Coordinar el segundo bloque del concierto
2 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Ayudar a los invitados con preguntas
2 personas
- 48
Anunciar el final del concierto
- 49
Acompañar la despedida de los músicos
2 personas
- 50
Guiar el guardarropa
2 personas
- 51
Servir las últimas bebidas
2 personas
- 52
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 53
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 54
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 55
Empacar instrumentos
2 personas
- 56
Lavar la vajilla
3 personas
- 57
Recoger el buffet
3 personas
- 58
Recoger la basura
2 personas
- 59
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 60
Limpiar la sala
3 personas
- 61
Comprobar los baños
- 62
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
- 63
Inspección final del recinto
2 personas
- 64
Entregar las llaves y los materiales
- 65
Devolver el equipo prestado
2 personas
- 66
Devolver el material de alquiler
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de entrada
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Tenedores de postrecant. 100
- Cucharillascant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Cables de audiocant. 8
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Atriles de músicacant. 6
- Soportes para tecladocant. 2
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Lámparas LEDcant. 8
Decoración
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Programascant. 100
- Pancartas con nombrescant. 10
- Carteles de flechascant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para servircant. 10
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Cubetas para lavarcant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Define el programa y los horarios de juego antes de redactar las invitaciones. Envía a los músicos el horario definitivo con al menos 7 días de antelación para evitar cambios de última hora.
- Cierra la lista de invitados entre 5 y 7 días antes. Con ese número puedes confirmar el catering, preparar los programas y calcular las sillas, las mesas y la vajilla sin improvisar.
- Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y entrega el número final al servicio de catering al menos 3 días antes. Las modificaciones del mismo día suelen ser difíciles de resolver.
- Abre la ubicación como mínimo 3 horas antes de la llegada del público. Ese margen permite comprobar la sala, despejar el escenario, colocar el mobiliario y montar el guardarropa antes de ocuparte de los detalles.
- Reserva al menos 60 minutos para montar y probar el sonido. Conecta mesa de mezclas, altavoces y micrófonos, revisa cables y regletas y haz una prueba con los músicos antes de colocar los programas en la entrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de la tarde?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar la ubicación, contratar a los músicos y preparar el programa. Deja cerrados invitados, catering y horarios al menos 5 días antes.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un concierto?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del concierto y fija una fecha de inscripción 7 días antes. Así todavía tendrás tiempo para confirmar el catering y preparar la distribución de la sala.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar la sala y el equipo de sonido?
- Calcula 3 horas antes de la apertura: aproximadamente 2 horas para sillas, mesas, entrada, guardarropa y escenario, y 60 minutos para sonido y micrófonos. Si el equipo no se ha probado antes, añade 30 minutos.
- ¿Cuándo hay que encargar el catering?
- Haz una primera reserva cuando conozcas una estimación de asistentes y confirma cantidades y dietas 3 días antes. No esperes al día anterior si necesitas preparar opciones específicas.
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