Zo organiseer je een concertmiddag zonder last-minute stress
Begin met de datum en locatie en leg daarna de muzikanten vast. Maak vroeg een programma met speeltijden, zodat je uitnodigingen, catering en geluidsapparatuur daarop kunt afstemmen. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één definitieve gastenlijst en vertaal die naar de zaalindeling. Op de dag zelf werk je van grof naar fijn: zaal en podium vrijmaken, stoelen en tafels plaatsen, geluid opbouwen en pas daarna catering en ontvangst klaarzetten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Muzikanten vastleggen
- 3
Programma en speeltijden maken
2 personen
- 4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Catering bestellen
- 9
Geluidsapparatuur reserveren
- 10
Muzikanten informeren over tijden
- 11
Definitieve gastenlijst maken
- 12
Indeling van de zaal maken
2 personen
- 13
Draaiboek afdrukken
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Dranken koelen
2 personen
- 16
Catering voorbereiden
3 personen
- 17
Locatie openen
2 personen
- 18
Zaal controleren
2 personen
- 19
Stoelen opstellen
4 personen
- 20
Tafels opstellen
3 personen
- 21
Entreetafel plaatsen
2 personen
- 22
Garderobe inrichten
2 personen
- 23
Podiumzone vrijmaken
3 personen
- 24
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
- 25
Microfoons aansluiten
2 personen
- 26
Instrumenten klaarzetten
2 personen
- 27
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
- 28
Verlichting testen
2 personen
- 29
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 30
Buffettafels inrichten
3 personen
- 31
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 32
Programma's klaarleggen
2 personen
Event
- 33
Entree bemannen
2 personen
- 34
Gasten ontvangen
3 personen
- 35
Programma's uitdelen
2 personen
- 36
Gasten naar plaatsen begeleiden
2 personen
- 37
Concert aankondigen
- 38
Eerste concertblok begeleiden
2 personen
- 39
Koffie en thee serveren
4 personen
- 40
Hapjes serveren
3 personen
- 41
Dranken bijvullen
2 personen
- 42
Pauze aankondigen
- 43
Buffet aanvullen
3 personen
- 44
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 45
Tweede concertblok begeleiden
2 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Gasten helpen met vragen
2 personen
- 48
Einde concert aankondigen
- 49
Afscheid van muzikanten begeleiden
2 personen
- 50
Garderobe begeleiden
2 personen
- 51
Laatste dranken serveren
2 personen
- 52
Gasten uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 53
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 54
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
- 55
Instrumenten inpakken
2 personen
- 56
Servies afwassen
3 personen
- 57
Buffet opruimen
3 personen
- 58
Afval verzamelen
2 personen
- 59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 60
Zaal schoonmaken
3 personen
- 61
Toiletten controleren
- 62
Overgebleven catering koelen
2 personen
- 63
Locatie eindinspecteren
2 personen
- 64
Sleutels en materialen inleveren
- 65
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
- 66
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 90
- Tafelsaantal 10
- Buffettafelsaantal 3
- Entreetafel
- Kledingrekkenaantal 2
- Krukkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 90
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 100
- Gebaksvorkjesaantal 100
- Theelepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbestekaantal 12
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 4
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Audiokabelsaantal 8
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Muzieklessenaarsaantal 6
- Keyboardstandaardsaantal 2
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Ledlampenaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Bloemstukkenaantal 6
- Programma'saantal 100
- Naambordjesaantal 10
- Pijlbordjesaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerplateausaantal 10
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stoffer en blikaantal 2
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Afwasteilenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het programma voordat je de uitnodigingen verstuurt. Vermeld speeltijden en aankomstinformatie, zodat muzikanten niet op het laatste moment hoeven te vragen wanneer ze worden verwacht.
- Reserveer geluidsapparatuur zodra de muzikanten vastliggen. Controleer of je naast luidsprekers en microfoons ook een mengpaneel, standaards, audiokabels, verlenghaspels en stekkerdozen nodig hebt.
- Maak de definitieve gastenlijst na de aanmeldtermijn en gebruik die voor stoelen, naambordjes en catering. Verzamel dieetwensen vóór je de catering bestelt; achteraf aanpassen is vaak lastiger.
- Zet de podiumzone vrij vóór je stoelen en tafels opstelt. Laat voldoende ruimte voor muzieklessenaars, keyboardstandaards, microfoonstandaards en kabels, zodat bezoekers niet over aansluitingen lopen.
- Open de locatie met een vaste controlevolgorde: eerst zaal, podium en stroom, daarna geluidstest, entree en garderobe. Koel dranken en zet kopjes, glazen, borden en serveerbestek pas klaar nadat de opstelling niet meer verschuift.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik muzikanten boeken voor een concertmiddag?
- Leg muzikanten bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de concertmiddag vast. Dan heb je tijd om een programma met speeltijden te maken, uitnodigingen te versturen en de geluidsapparatuur op hun bezetting af te stemmen.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een concertmiddag?
- Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen vóór het evenement. Gebruik daarna de definitieve gastenlijst voor de zaalindeling, catering en naambordjes.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een concertmiddag op te bouwen?
- Plan minimaal 3 uur voor het openen van de locatie, zaalopstelling, geluidsinstallatie en microfoonaansluiting. Houd daarnaast 30 tot 45 minuten vrij voor een volledige soundcheck en het oplossen van kabel- of stroomproblemen.
- Wanneer moet ik catering voor een concertmiddag bestellen?
- Bestel de catering zodra de aanmeldtermijn sluit, meestal 7 tot 10 dagen vóór de concertmiddag. Geef dan het definitieve aantal gasten en alle verzamelde dieetwensen door, zodat je niet op de dag zelf hoeft bij te bestellen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!