Organiser un après-midi au club enfants, étape par étape

Pour organiser cet après-midi au club enfants, commencez par fixer les horaires et réserver la salle avant de lancer les invitations. Les inscriptions permettent ensuite de connaître le nombre d’enfants, les contacts des parents et les besoins alimentaires. Préparez un programme alternant accueil, jeux, bricolage et chansons, puis installez la salle en zones distinctes. Le jour venu, l’accueil, le briefing des bénévoles et la sécurité doivent être réglés avant l’arrivée des enfants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires
2
Réserver la salle
3
Créer les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Vérifier les contacts parents
2 personnes
8
Élaborer le programme d’activités
3 personnes
9
Rédiger le règlement
2 personnes
10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Rassembler les fournitures
3 personnes
13
Préparer le matériel
3 personnes
14
Installer les tables
3 personnes
15
Installer les chaises
3 personnes
16
Aménager la table d'accueil
2 personnes
17
Suspendre la décoration
2 personnes
18
Préparer les tables de bricolage
3 personnes
19
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

23
Enregistrer les enfants
3 personnes
24
Animer le jeu d’accueil
3 personnes
25
Accompagner les chansons pour enfants
3 personnes
26
Raconter l’histoire biblique
2 personnes
27
Encadrer l’activité de bricolage
5 personnes
28
Servir les boissons et les snacks
3 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Encadrer le jeu en plein air
5 personnes
31
Animer la prière finale
2 personnes
32
Remettre les enfants à leurs parents
3 personnes

Suivi

33
Emballer les restes
2 personnes
34
Trier le matériel de bricolage
2 personnes
35
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
36
Faire la vaisselle
2 personnes
37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Nettoyer l’espace
3 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Retirer la décoration
2 personnes
41
Rapporter le matériel
3 personnes
42
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaises hautes pour enfantsqté 30
Chaises pour adultesqté 8
Table d’accueil

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettesqté 40
Bolsqté 30
Couvertsqté 40
Carafes d’eauqté 4

Cuisine

Machine à café
Bouilloireqté 2
Thermosqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 6

Décoration

Ballonsqté 40
Guirlandesqté 6
Nappesqté 6
Étiquettes nominativesqté 40

Équipement

Enceinte Bluetooth
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Matériel de bricolage

Papier de couleurqté 5
Papier blancqté 3
Crayons de couleurqté 10
Feutresqté 10
Crayons de cireqté 8
Ciseauxqté 15
Bâtons de colleqté 15
Tabliers pour enfantsqté 15

Matériel de jeu

balles souplesqté 6
Cerceauxqté 8
Cônesqté 20
Corde de tir à la corde
Cordes à sauterqté 10
Cônesqté 12

Présentation

Bibles pour enfantsqté 10
Paperboard
Marqueursqté 4

Sécurité

Ruban de marquage au solqté 2
Lampes de pocheqté 2

Nettoyage

Balaiqté 2
Balai à franges
Seauqté 2
Chiffons de nettoyageqté 8
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires et la capacité d’accueil avant d’envoyer les invitations. Prévoyez une heure de début, une heure de fin et un temps d’arrivée permettant d’enregistrer chaque enfant sans file d’attente.
Demandez les informations pratiques au moment de l’inscription, notamment les besoins alimentaires et les contacts des parents. Relancez les familles qui n’ont pas répondu au plus tard 3 jours avant l’après-midi.
Organisez la salle en quatre espaces : accueil, tables de bricolage, jeux et coin repas. Gardez la table d’accueil près de l’entrée et laissez les rallonges et multiprises hors des zones de circulation.
Préparez le matériel créatif par table plutôt que dans une seule caisse. Comptez les feuilles, crayons, feutres et ciseaux avant l’ouverture afin de repérer immédiatement ce qui manque.
Briefez les bénévoles avant l’arrivée des enfants et attribuez à chacun une responsabilité précise. Vérifiez aussi que les boissons sont au frais et que le café, le thé et l’eau sont prêts au moins 30 minutes avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un après-midi au club enfants ?: Commencez idéalement 3 à 4 semaines à l’avance pour réserver la salle, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 3 derniers jours pour confirmer les effectifs, les allergies, les contacts des parents et le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un après-midi au club enfants ?: Envoyez-les au moins 2 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse 5 à 7 jours avant l’événement pour avoir le temps d’adapter les achats et le programme.
Comment organiser l’accueil des enfants le jour même ?: Installez la table d’accueil 30 minutes avant le début, avec les étiquettes nominatives et la liste des inscrits. Vérifiez le contact de chaque parent, notez les informations utiles et accompagnez ensuite les enfants vers l’activité d’accueil.
Que faut-il préparer pour les activités de bricolage ?: Préparez une table par petit groupe et répartissez le papier, les crayons, les feutres et les ciseaux avant l’arrivée des enfants. Prévoyez au moins 15 minutes de rangement entre deux activités pour éviter de mélanger le matériel et les productions.

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