Checklist pour organiser un bénéfice-anniversaire

Un bénéfice-anniversaire combine une fête d’anniversaire et une collecte de fonds : il faut donc gérer l’accueil, le repas et les dons sans perdre de vue l’objectif financier. Commence par fixer la date, le lieu, le budget et le montant à collecter, puis avance vers les invitations et les réservations. Les dernières semaines servent à confirmer les invités, les intervenants et les lots de la vente aux enchères. La checklist ci-dessous t’aide à garder chaque étape au même endroit, jusqu’à la mise en place des tables et du buffet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Définir l’objectif de collecte de fonds
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Finaliser la liste des invités
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Confirmer les réservations
Rassembler les articles de la vente aux enchères
2 personnes
Établir la liste de vente aux enchères
Confirmer les intervenants
Confirmer le programme musical
Organiser le mode de paiement pour les dons
2 personnes
Préparer les cartes de don
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les desserts
2 personnes
Préparer les plats du buffet
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le linge de table
3 personnes
Préparer la vaisselle
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Monter le mur photo
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Exposer les articles de la vente aux enchères
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée et le vestiaire
2 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
Assurer la présentation de l'anniversaire
2 personnes
Accompagner la prestation musicale
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Expliquer la vente aux enchères
Encadrer la vente aux enchères caritative
3 personnes
Enregistrer les offres
2 personnes
Collecter les dons
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Servir le dessert et le café
3 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Sécuriser le produit de la vente aux enchères
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Informer les gagnants de la vente aux enchères
Relancer les paiements en attente
Virer le produit
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Partager des photos avec les invités

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Tables cocktailqté 4
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Table de présentation
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Carafes d'eauqté 12
Pichets à caféqté 4

Décoration

Nappesqté 14
Serviettesqté 120
Chemins de tableqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Fond de mur photo
Support de fond photo
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 10
Bougeoirsqté 20
Bougies LEDqté 30
Lettres d'anniversaire
Décoration de tableqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8
Serre-câbles
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12
Instruments de musiqueqté 3
Pieds de microqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Couverts de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Catering

Courses
Chauffe-platsqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Cuillères à glaceqté 4
Carafesqté 12
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonqté 4

Inscription

Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20
Porte-listes des invitésqté 2
Boîtes de donsqté 3
Terminal de paiementqté 2
Caisse de petite monnaie

Vente aux enchères

Numéros de vente aux enchèresqté 100
Marteau d’enchères
Tableau de vente aux enchères
Bulletins d’enchèreqté 100
Presse-papiersqté 20
Caisses de rangementqté 10
Sacs cadeauxqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Sécurité

Lampes de pocheqté 3
Passe-câblesqté 6

Conseils

Fixe l’objectif de collecte avant de préparer les cartes de don ou la vente aux enchères. Cela permet de choisir un montant réaliste par invité et de suivre les résultats le soir même.
Envoie un rappel environ 7 jours avant l’événement, puis finalise la liste des invités et le plan de table 3 à 4 jours avant. Profite-en pour vérifier les besoins alimentaires encore manquants.
Confirme les réservations, les intervenants et le programme musical au plus tard une semaine avant. Imprime aussi le déroulé : une version à l’accueil et une version pour chaque personne responsable évitent les hésitations.
Prépare le paiement des dons avant l’ouverture des portes et teste chaque moyen de paiement au moins 24 heures à l’avance. Les cartes de don, les badges nominatifs et la table d’inscription doivent être prêts ensemble.
Le jour J, mets les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et récupère les produits frais le plus tard possible. Prépare les en-cas et les desserts assez tôt pour garder du temps pour le buffet, les tables et l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un bénéfice-anniversaire ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, d’envoyer les invitations, de rassembler les articles de la vente aux enchères et de confirmer les intervenants.
Quand envoyer les invitations pour un bénéfice-anniversaire ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date. Fixe une date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant, afin de recueillir les besoins alimentaires et d’établir le plan de table.
Quand préparer la vente aux enchères et les dons ?: Rassemble les lots au moins 2 semaines avant et finalise la liste de vente aux enchères 7 jours avant. Organise le paiement des dons et prépare les cartes de don au plus tard la veille.
Combien de temps avant l’arrivée des invités installer la salle ?: Commence l’installation 3 à 4 heures avant l’accueil. Garde la dernière heure pour mettre les boissons au frais, disposer les badges, vérifier le déroulé et effectuer un dernier contrôle du buffet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.