Organiser un afterwork sans rien oublier

Un afterwork se prépare dans un ordre précis : réserver la salle, fixer l’horaire, puis gérer les inscriptions avant de commander à boire et à manger. Commence par obtenir une liste fiable des participants, notamment pour les allergies et régimes alimentaires. La dernière semaine sert aux confirmations et aux achats ; le jour même, prévois assez de temps pour le buffet, les boissons, les badges et l’accueil. Le plan ci-dessous t’aide à avancer étape par étape, sans tout concentrer sur les dernières heures.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Confirmer la date et l'heure
3
Rédiger l’invitation
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Confirmer les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir la liste définitive des invités
10
Calculer les quantités de boissons
11
Commander le catering
12
Vérifier les réservations
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
16
Contrôler les produits frais
2 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
20
Installer la table d'inscription
2 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Installer le buffet
3 personnes
24
Mettre en place les points boissons
2 personnes
25
Suspendre la décoration
2 personnes
26
Brancher la musique
2 personnes
27
Vérifier l'éclairage
28
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
29
Faire le briefing de l’équipe d’accueil

Événement

30
Accueillir les invités
3 personnes
31
Enregistrer la présence
2 personnes
32
Distribuer les badges
2 personnes
33
Accompagner les invités au buffet
2 personnes
34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
37
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
38
Vider les poubelles
2 personnes
39
Vérifier la musique et le volume
40
Annoncer le dernier tour
41
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

42
Ranger les boissons
2 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
45
Retirer la décoration
2 personnes
46
Débrancher l’équipement
2 personnes
47
Rassembler les déchets
2 personnes
48
Nettoyer l’espace
3 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Rassembler les objets trouvés
51
Inventorier le matériel
2 personnes
52
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Chaises de bistrotqté 40
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à long drinkqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Ordinateur portable

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Décoration

Porte-nomsqté 50
Nappesqté 12
Ballonsqté 50
Ruban pour ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux en ardoiseqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle et confirme la date au moins 4 semaines à l’avance. Vérifie aussi les horaires d’accès, car l’installation des tables, du buffet et des points boissons demande généralement 60 à 90 minutes.
Envoie l’invitation avec un formulaire d’inscription environ 3 semaines avant l’afterwork. Fixe une date limite de réponse 7 jours avant l’événement pour pouvoir établir la liste définitive et relancer les retardataires.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription, puis transmets le nombre final au traiteur 5 à 7 jours avant. Une estimation faite trop tôt ne tient pas compte des désistements ni des nouvelles inscriptions.
Pour les boissons, compte 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Mets les boissons au frais avant l’arrivée des invités et prévois des points séparés pour les verres à vin, les long drinks et le café.
Prépare les badges, le panneau d’accueil et la table d’inscription avant l’ouverture des portes. Installe les tables hautes, les chaises, le buffet et les rallonges au moins 45 minutes à l’avance afin de garder du temps pour contrôler les produits frais et les stocks.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un afterwork ?: Prévois idéalement 4 semaines pour réserver la salle, envoyer les invitations et gérer les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les participants, finaliser les quantités et vérifier les réservations.
Quand envoyer les invitations pour un afterwork ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue. Donne une date limite d’inscription située 7 jours avant l’événement, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu.
Combien de boissons prévoir pour un afterwork ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau et prévois assez de verres à vin et de verres à long drink pour éviter les files d’attente.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réserve 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, le buffet, les boissons, les badges et la décoration. Termine les réglages au moins 15 minutes avant l’arrivée des invités pour pouvoir gérer l’accueil sereinement.

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